航天企業外事管理工作轉型探索與實踐

宋 娟，孫翠云，周 楠，焦璐婷

(北京航天長征飛行器研究所，北京 100076)

0 引言

外事管理工作具有鮮明的政治性、高度的政策性、復雜的綜合性、協調的雙向性、工作的時效性、嚴格的紀律性。隨著中國航天從跟隨發展向比肩發展的轉變，航天企業的外事管理工作也隨之發生轉變，呈現出三大特征：一是“全”。國際交流、技術合作、商務洽談等多業務全面開展。二是“多”。因公出訪和外事接待工作的數量逐漸增多。三是“嚴”。因公出國事項的審查更為嚴格，對遵守外事紀律的要求更高。圍繞外事工作呈現出的新特點，從規章制度、工作流程以及知識管理三個方面積極探索，主動實踐，以期為航天企業建立行之有效的外事管理體系提供參考。

1 規章制度指向清晰化

規章制度的建立可以降低管理成本，形成規范化和標準化的管理制度，確保管理和執行標準一致，使員工形成規范的管理和執行行為，同時還可降低管理風險和決策失誤率。

航天企業十分重視管理運行的規范化和標準化。但以往在規章制度的指向性清晰方面尚存在不足，弱化了被管理者的需求。規章制度在確立后，只有在得到大多數員工的認同時制度才可以被自我強化。而自我強化的規章制度將會充分釋放組織管理效能，能夠達到平衡管理的目的，也能夠滿足被管理者的需求。

航天企業外事管理制度的建立既要準確把握政策尺度，嚴格守住紀律底線，又要重視外事管理業務中各個環節工作的指向性，即滿足外事工作中被管理者的需求，引導被管理者接受管理，主要做法體現在以下兩個方面：

第一，為加強外事工作各層級的管理、監督及主體責任的落實，在制度中要明確規定企業外事第一責任人、外事歸口管理部門、外事業務主管部門、因公出訪團組團長和人員、外事接待部門和人員的責任，并指出相關職能機關的監管監督職責，進一步明確和細化審核審批原則、權限、程序、要求，制度規定要保證責權清晰，保障因公出國和外事接待工作的有序推進。第二，為進一步推進外事工作辦理的規范性，要對因公出訪團組和外事接待事項進行分級分類管理，明晰各類各級的關鍵管控節點。在制度中不僅要指出各級審查要點，而且要固化外事工作報批的材料清單和流程，將所需報批材料表格化，統一證明材料標準。為確保外事申報所需材料可對標對表，需一次性做對、做全，防止反復審批，以促進因公出訪團組執行率的持續提升。

2 工作流程操作精細化

航天企業內部在梳理清楚業務流程的基礎上引入了一套現代化的管理軟件，可通過信息化管理來實現業務的綜合管控，從而提升企業的運營效率。

隨著企業對流程優化與再造理論認識的逐步深入，管理者更加注重對重要工作流程的精細化管理。“十三五”期間，航天企業也在積極推進核心業務流程體系建設工作，流程優化的“增值”成效凸顯。

航天企業可結合自身特點，并借鑒華為等公司推行的管理流程來深耕細作外事管理流程，可以外事管理系統建設為契機量身訂做航天企業外事管理工作流程的精細化落地方式。外事管理信息化可將制度規定的因公出訪和外事接待的全流程節點設計至電子審批流程中，既增強了時效性，又提高了規范性。尤其是在因公出訪團組的管理上，要實現統籌制定和審批全年因公出訪計劃，做到計劃項目出訪國家、出訪目的、行程安排與經費預算相互匹配，確保因公出訪信息的公開性、監督性、及時性，主要實踐歸納如下：

第一，推行線上因公出訪流程申報。打通三級機構的管理鏈路，覆蓋外事審批所有節點，避免因個體能力及特點的差異導致外事管理的波動。可將線下原有的串聯式審批流程調整為線上并行式審批流程，使審批層級縮減一半，進一步提升工作效率。為嚴格控制因公出訪團組的上報時間，可采取“倒排計劃”的管理方式，將節點計劃精準到天，嚴控計劃內“人為急件”，有效促進團組執行率的持續提升。第二，通過外事業務流程重組實現因公出訪團組的全周期管理。將因公出訪團組計劃的管理延伸到計劃執行全過程，注重各責任主體的審查節點，不斷強化計劃編制的規范性。積極推進外事審批流程的簡化與規范工作，縮短審批流程。從團組申報資料到團組回國總結的上報全過程要跟蹤到位，外事管理專員可通過外事管理信息化系統查看并歸檔相關資料，實現航空企業外事審批的無紙化辦公。大數據統計為組織層面決策出訪的必要性及合理性提供了依據。第三，監督透明化，加大源頭控制。將因公出訪計劃與經費“捆綁”審批，使任務與預算相匹配，把控住經費源頭。在計劃執行過程中，嚴格按照出訪人員及時填報資料---外事業務主管機關初審---出訪部門領導審核---項目經理審查---財務部門審批預算---企業第一責任人審批---歸口管理部門監督的新流程落實計劃，著重加強因公出訪團組的審核審批工作，明確出訪團組任務，確認出訪團組的必要性及合理性，掌握真實行程和出訪時間，杜絕“搭車”現象和一般性參訪。

3 知識管理分享普及化

航天企業更加重視對知識資源全生命周期的管理，基于企業發展戰略、知識管理現狀及需求緊密融合業務流程與知識流程，“十三五”期間建立了與知識管理相關的企業標準。航天企業知識管理信息化系統的建立推廣應用促進了知識管理的常態化與規范化。

針對航天企業外事管理工作頻度大幅增加和外事手續辦理周期短的新動態，外事管理工作相關隱性知識顯性化的需求也愈加急迫。按照機關業務崗位知識管理標準的要求，組織外事專員和因公出訪團組人員對外事管理的相關知識進行分類、采集、利用、分享和清理，并通過實踐總結出適合航天企業外事知識管理分享的特色方法：

第一，量化、固化外事管理知識，形成因公出國知識管理手冊。梳理包含辦理因公護照、因公出訪、接待境外人員來訪、邀請境外來賓來華、簽證時間等八類資料的注意事項及相應表格，制作各類填報樣表22個。利用企業知識管理平臺將因公出國知識管理手冊嵌入其中，方便因公出訪人員參考，有助于外事業務管理人員全面掌握因公出國任務的審核審批權限、程序、報批材料及過程監督等方面的工作，進一步提高外事管理和業務審核水平。第二，全過程關注外事管理的信息采集工作，及時梳理提煉有效知識，定期編撰并發布《外事工作Q與A》系列問答。針對因公出訪團組和外事接待事項的差異性，應采取多種形式進行定向培訓和指導。為保證執行任務全過程的順暢，外事專員要做到出訪期間全程跟蹤，對出訪人員在國外遇到的突發事項進行及時、準確的指導，幫助因公出訪人員處理緊急情況，保障其安全回國。第三，多途徑培訓宣傳知識普及化。積極開展因公出國總結，并有針對性地進行研究探討，做到信息資源共享最大化。可以年度培訓計劃、刊物連載、定向培訓等形式對外事知識進行宣傳，工作方式要從以往的“等著問”向“主動講”轉變。由員工內部到航天企業間的知識共享提升了航天企業外事管理隊伍的整體能力。

4 結語

航天企業要在新時代、新形勢、新要求的背景下進一步清晰外事管理工作規章制度的指向性，進一步精細工作流程，進一步普及知識管理工作，向著高質量、高效率、高效益的方向轉型發展，為更好地服務航天科研生產、支撐國際化業務發展和加快航天強國建設貢獻力量。