辦公室文書檔案收集與歸檔工作管理分析

張利君 鄂爾多斯市沿黃高等級(jí)公路王愛召收費(fèi)所

從辦公室文書檔案管理工作實(shí)際情況來看，影響文書檔案收集與歸檔的因素較多。在管理過程中，應(yīng)當(dāng)根據(jù)文書檔案管理的特點(diǎn)和具體要求，做好檔案資料收集，檢查文件內(nèi)容的全面性，建立規(guī)范的內(nèi)部檔案管理程序，加強(qiáng)對(duì)檔案資料準(zhǔn)確性、可靠性的審核，提高檔案管理工作人員的工作意識(shí)。解決文書檔案收集與歸檔過程中存在的問題，使整個(gè)檔案管理工作在開展過程中能夠達(dá)到預(yù)期目標(biāo)，取得實(shí)效，為整個(gè)辦公室工作提供有力支持。

一、辦公室文書檔案收集與歸檔工作存在的問題和不足

（一）歸檔文件的內(nèi)容不全面

目前辦公室文書檔案在收集與歸檔過程中存在的主要問題在于歸檔文件的內(nèi)容不全面。辦公室經(jīng)手的文書檔案資料，數(shù)量多、類別多，在文書檔案資料的收集與歸檔過程中，需要保證歸檔文件的內(nèi)容達(dá)到全面性和準(zhǔn)確性要求，如果收集的文書檔案不全面，即使進(jìn)行歸檔，在日后的使用中也容易出現(xiàn)問題，不利于整個(gè)文書檔案資料的管理和使用。目前由于缺乏必要的審核，導(dǎo)致辦公室文書檔案在收集與歸檔過程中沒有對(duì)內(nèi)容進(jìn)行檢查，產(chǎn)生了內(nèi)容不全面的問題[1]。有些檔案資料存在部分缺頁和斷檔，不僅影響了文書檔案日后的使用，同時(shí)不利于檔案管理工作的進(jìn)行。因此，做好檔案資料內(nèi)容的審查，不僅是決定文書檔案資料管理質(zhì)量的關(guān)鍵內(nèi)容，也是檔案管理工作的重中之重。

（二）內(nèi)部檔案管理程序不規(guī)范

辦公室文書檔案在管理過程中，需要按照內(nèi)部文件檔案的管理規(guī)程和程序予以操作。既要做好存檔文件資料的核查，保證其全面性達(dá)標(biāo)。同時(shí)，還要對(duì)文書檔案的類別以及文書檔案的重要性進(jìn)行標(biāo)記，保證在檔案的收集與歸檔過程中能夠進(jìn)行分類歸檔，提高歸檔的合理性。對(duì)于重點(diǎn)檔案應(yīng)當(dāng)進(jìn)行重點(diǎn)管理，并予以有效標(biāo)記。通過對(duì)當(dāng)前文書檔案的管理工作的現(xiàn)狀分析，可以看出，內(nèi)部檔案管理程序不規(guī)范是當(dāng)前存在的主要問題。檔案管理中沒有對(duì)檔案資料的重要等級(jí)進(jìn)行區(qū)分及標(biāo)記，出現(xiàn)了檔案管理混亂的問題，導(dǎo)致在文書檔案的管理中無法區(qū)分出檔案的重要程度。既增加了檔案管理難度，同時(shí)也對(duì)日后檔案資料的利用產(chǎn)生了不利影響。

（三）檔案資料本身的可靠性和準(zhǔn)確性存在問題

辦公室所接觸的文書檔案資料在收集與存檔過程中，需要對(duì)檔案資料的可靠性和準(zhǔn)確性進(jìn)行核查。檔案資料的可靠性和準(zhǔn)確性主要表現(xiàn)在需要保證收集和歸檔的文書檔案資料符合檔案管理的規(guī)定，能夠達(dá)到檔案管理要求，并且達(dá)到檔案的收集和歸檔要求。如果檔案資料本身的可靠性和準(zhǔn)確性出現(xiàn)問題，或者檔案資料不具備收集和歸檔的必要性，那么將其歸入檔案不但增加了文書檔案管理的工作量，同時(shí)也會(huì)導(dǎo)致檔案管理過程中出現(xiàn)利用率不高或沒有利用價(jià)值的檔案，不利于整個(gè)檔案管理工作的有序進(jìn)行[3]。從這一點(diǎn)來看，在文書檔案的管理工作過程中，需要根據(jù)文書檔案的特點(diǎn)和文書檔案管理的具體要求做好歸檔資料的核查，對(duì)資料的可靠性和準(zhǔn)確性進(jìn)行核查。

（四）電子檔案文件歸檔與管理規(guī)范

基于辦公室文書檔案管理的必然要求，電子檔案文件數(shù)量的增多是必然現(xiàn)象。在電子檔案文件的歸檔與管理中，需要建立管理規(guī)范，為電子檔案文件的管理樹立正確的管理理念，通過管理制度的夯實(shí)以及管理規(guī)范的出臺(tái)，解決電子檔案管理中存在的管理手段不規(guī)范的問題，避免電子檔案文件歸檔與管理過程中因采取的方式不當(dāng)造成電子檔案文件管理失效。

（五）電子文件歸檔光盤技術(shù)要求和應(yīng)用規(guī)范

電子文件在歸檔過程中，光盤是重要的檔案資料載體。建立光盤技術(shù)要求和應(yīng)用規(guī)范，是解決電子文件歸檔技術(shù)問題的重要措施，同時(shí)也是保證電子文件歸檔能夠達(dá)到預(yù)期目標(biāo)的關(guān)鍵。在其建立過程中，需要按照電子文件的歸檔要求和規(guī)范進(jìn)行操作，確保在歸檔過程中，合理應(yīng)用光盤技術(shù)，提高電子文件歸檔效果。

（六）檔案管理人員的工作意識(shí)不足

由于辦公室文書檔案收集與歸檔工作的重要性及其特點(diǎn)，在文書檔案管理工作中，檔案管理人員的工作意識(shí)和工作技能對(duì)整個(gè)文書檔案的收集歸檔效果起著關(guān)鍵性作用。檔案管理人員工作意識(shí)不足，并且在工作過程中不注重工作技能的提升，將會(huì)制約檔案管理工作的開展，使整個(gè)檔案管理工作在工作的有效性和工作的全面性方面出現(xiàn)問題。目前檔案管理人員恰恰在工作意識(shí)方面出現(xiàn)問題，主要表現(xiàn)在對(duì)檔案管理工作缺乏正確的認(rèn)識(shí)，不能掌握正確的檔案管理工作的方式方法，并且不注重個(gè)人知識(shí)的儲(chǔ)備和能力的提升，導(dǎo)致在日常工作中無法應(yīng)對(duì)工作難題，客觀上加大了檔案管理工作的難度，使整個(gè)辦公室文書檔案在收集與歸檔過程中不能夠按照規(guī)范操作。

二、辦公室文書檔案收集與歸檔工作的優(yōu)化措施分析

（一）在檔案資料收集時(shí)檢查文件內(nèi)容的全面性

考慮到文書檔案的重要性以及文書檔案管理的特殊性，在檔案資料的收集與歸檔過程中，需要檢查文件內(nèi)容的全面性，保證文件內(nèi)容達(dá)到全面性要求之后才能進(jìn)行歸檔。辦公室文書檔案的收集與歸檔目的在于必要時(shí)對(duì)文書檔案進(jìn)行調(diào)用，并查閱文書檔案中的內(nèi)容。如果收集和歸檔的文書檔案在內(nèi)容方面出現(xiàn)缺失，將會(huì)對(duì)整個(gè)文書檔案的利用產(chǎn)生不利影響，使整個(gè)文書檔案在利用過程中無法根據(jù)檔案資料的要求做好歸檔工作[3]。因此，做好文件內(nèi)容的檢查，確保文件內(nèi)容能夠達(dá)到全面性要求，對(duì)整個(gè)辦公室文書檔案的收集與歸檔具有重要意義，是決定其工作質(zhì)量的關(guān)鍵。

（二）建立規(guī)范的內(nèi)部檔案管理程序

基于辦公室文書檔案管理的要求，在檔案的收集與歸檔工作中建立規(guī)范的內(nèi)部檔案管理程序，對(duì)整個(gè)文書檔案的收集與歸檔細(xì)節(jié)進(jìn)行規(guī)定，可以有效提高檔案的管理效果以及檔案管理的規(guī)范性。在檔案的收集與歸檔過程中，應(yīng)當(dāng)明確哪些檔案需要進(jìn)行收集與歸檔，并且對(duì)收集與歸檔的流程細(xì)節(jié)管理責(zé)任、管理要求以及具體的工作程序進(jìn)行規(guī)定，使整個(gè)辦公室文書檔案在收集與歸檔工作中能夠達(dá)到預(yù)期目標(biāo)。能夠根據(jù)文書檔案的類型和特點(diǎn)進(jìn)行重要程度標(biāo)記，并采取分類管理的方式，對(duì)重要程度高的檔案進(jìn)行特殊管理，使整個(gè)文書檔案在收集與歸檔過程中能夠達(dá)到重要等級(jí)要求。

（三）加強(qiáng)對(duì)檔案資料準(zhǔn)確性和可靠性的審核

為了提高辦公室文書檔案收集歸檔的有效性，確保檔案資料在歸檔之后能夠在收集與歸檔過程中取得積極效果，應(yīng)當(dāng)對(duì)檔案資料的準(zhǔn)確性和可靠性進(jìn)行檢查，確保歸檔的資料在內(nèi)容的準(zhǔn)確性方面達(dá)到歸檔要求，避免因采取的管理方式不當(dāng)或準(zhǔn)確性和可靠性審核出現(xiàn)問題，導(dǎo)致整個(gè)辦公室文書檔案在收集與歸檔過程中出現(xiàn)問題[4]。因此，在檔案資料的審核過程中，對(duì)其內(nèi)容的準(zhǔn)確度和可靠性以及檔案資料的應(yīng)用范圍和利用情況進(jìn)行檢查，能夠確保文書檔案資料在收集與歸檔之后能夠?qū)崿F(xiàn)有效的調(diào)用，發(fā)揮文書檔案的功能和作用，使整個(gè)文書檔案在利用過程中能夠取得積極效果。

（四）提高檔案管理人員的工作意識(shí)

基于對(duì)辦公室文書檔案管理工作的了解，在收集歸檔過程中應(yīng)當(dāng)提高檔案管理人員的工作意識(shí)，使其對(duì)檔案管理工作有全面的了解，能夠根據(jù)答案管理的特點(diǎn)和要求不斷學(xué)習(xí)和掌握專業(yè)的檔案管理知識(shí)，并在檔案管理中扮演重要角色，使整個(gè)檔案管理工作在開展中，檔案管理人員在專業(yè)性方面達(dá)標(biāo)。并根據(jù)文書檔案的收集與歸檔的要求，強(qiáng)化檔案管理人員的專業(yè)技能，解決檔案在收集與歸檔過程中存在的專業(yè)度問題。因此，提高檔案管理人員的工作意識(shí)，并根據(jù)檔案管理人員的特點(diǎn)和要求采取有效的管理措施，對(duì)整個(gè)檔案管理人員的工作推進(jìn)以及辦公室文書檔案的收集與歸檔管理具有重要影響，同時(shí)也能保證辦公室文書檔案的收集與歸檔，滿足管理要求，對(duì)提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)和工作意識(shí)至關(guān)重要。

三、結(jié)論

通過對(duì)辦公室文書檔案收集與歸檔工作的了解，目前影響文書檔案收集歸檔的因素較多。在文書檔案的管理過程中，只有結(jié)合文書檔案的特點(diǎn)和實(shí)際情況做好文件內(nèi)容全面性的檢查，建立規(guī)范的內(nèi)部檔案管理程序，加強(qiáng)對(duì)檔案資料準(zhǔn)確性和可靠性的檢查，提高檔案管理人員的工作意識(shí)，才能使整個(gè)辦公室文書檔案在收集與歸檔過程中取得積極效果，為整個(gè)辦公室的文書檔案管理提供有力支持。