大數據背景下事業(yè)單位檔案管理工作的分析

呂凱 山東省淄博市周村區(qū)交通運輸事業(yè)服務中心

一、事業(yè)單位檔案管理服務中應用大數據的意義

大數據技術給當前的事業(yè)單位檔案管理服務工作提供了有效工具。當前的事業(yè)單位運行中，會產生較多的信息資料，而且業(yè)務量在持續(xù)增加，這給檔案管理帶來了一定的挑戰(zhàn)。在檔案管理中，需要建設數據庫來完善當前的工作，這樣可以及時更新數據并且快速提取信息，保證事業(yè)單位的運行效率。在事業(yè)單位檔案管理服務中，首先要備份舊檔案，利用掃描等方式轉化為電子文件，能夠有效避免丟失和損壞問題。傳統(tǒng)的檔案管理中，主要使用紙質載體，實施了被動管理的方式，信息資源利用率比較低。結合大數據技術和云技術，可以靈活使用信息資源，并且節(jié)約較多的人力成本。

二、大數據背景下事業(yè)單位檔案管理工作的分析

（一）提高全員意識，加強對信息化人事檔案管理的重要性認識

機關、事業(yè)單位要深刻認識到人事檔案對單位個人、事業(yè)單位經營發(fā)展的重要價值和作用，從根本上加強對信息化人事檔案管理工作的重視程度。從制度上，制定有效的管理方案，從人事檔案的歸納整理、到借閱層級規(guī)定、到原始資料的保管、到動態(tài)檔案的及時更新等人事檔案管理工作，都需要進行嚴密科學的規(guī)定，確保檔案及時、準確、高效的整理與運行。例如，要求進行季度一次的人事檔案更新和報表提交，就能從根本上解決檔案管理信息延遲的問題。從設備和資金投入上，要下大力氣進行信息化人事檔案管理系統(tǒng)的開發(fā)與應用，以促進實現(xiàn)大數據時代下信息化管理的硬件與軟件配置。

（二）大數據背景下共享檔案資源

根據當前的情況來看，事業(yè)單位檔案管理工作還存在一些問題，比如條塊分割比較明顯，一些事業(yè)單位檔案管理部門擔心檔案資料泄密，所以不愿意與其他單位的檔案管理部門進行共享，其實檔案具有歷史價值，只有共享，才能實現(xiàn)其本質價值，如果進行分散管理，條塊分割，不僅不利于共享資源，也會在一定程度上增加管理成本，這不利于更大程度地發(fā)揮檔案資源的社會價值。所以事業(yè)單位的檔案管理部門要建立良好的合作關系，統(tǒng)一建立檔案資料共享平臺，制定開放標準，將檔案館的相關數據和資料上傳到網絡公共平臺中，發(fā)揮信息技術的力量，使更多的人可以檢閱、利用檔案資源。與此同時，事業(yè)單位檔案管理部門還要立足于優(yōu)化配置公共資源的角度，在保證知識產權和國家機密的前提下，適時開放各種數字信息資源，要承擔起國家數據中心的職責，為地方政府和其他公共部門搜集、利用檔案信息提供服務。

（三）科學收集事業(yè)單位檔案

在收集事業(yè)單位檔案過程中，需要重視保存價值比較高的視頻、數據、信息和文獻資料，這些都屬于核心內容。同時，需要對這些關鍵資料進行數字化處理，轉化為電子檔案內容，利用信息化技術進行操作。在搜集檔案信息時，也需要重視信息化內容的收集，從紙質載體轉變?yōu)閿底只d體，這樣可以高效利用和安全保存。尤其是在當前的事業(yè)單位檔案管理服務中，可以結合云計算大數據技術，實現(xiàn)對于事業(yè)單位檔案的快速檢索和分布式存儲，利用大數據發(fā)掘技術和云計算技術來提升檔案的查全率和查準率，這可以顯著提升當前事業(yè)單位檔案管理服務的效率，并且促進當前工作內容和方式的現(xiàn)代化發(fā)展。

（四）完善檔案管理制度和基礎管理設備

為了促進事業(yè)單位檔案管理走向規(guī)范化，完善檔案管理制度非常重要。根據單位實際需求，結合法律規(guī)定，從事業(yè)單位的收集、整理、分類、保密等方面下手，形成一套完整的檔案管理制度。要加大檔案管理基礎設施設備的資金投入，緊跟時代發(fā)展步伐，利用信息技術的力量，引進現(xiàn)代化檔案管理系統(tǒng)和軟件，促使檔案管理系統(tǒng)實現(xiàn)自動化，讓事業(yè)單位檔案管理工作走向統(tǒng)一、規(guī)范化，促進事業(yè)單位檔案管理水平的提升。此外，事業(yè)單位應該不斷完善檔案管理硬件設備，硬件設備是保障檔案管理自動化落實的基礎。為了保障檔案管理工作順利地進行，最為主要的工作就是完善計算機網絡安全，定期對計算機網絡進行維護，建立防火墻，這樣才能保障檔案資料的安全性，也能更好地實現(xiàn)辦公自動化檔案管理，從而地提高檔案管理的工作效率，減輕人工檔案管理的壓力。

（五）改良人力資源管理方式

從一些不符合時代發(fā)展的人力資源管理工作方面可以發(fā)現(xiàn)，很多人力資源管理都是使用靜態(tài)的信息管理方式。這種方式難以解決單線信息和信息碎片需要相互融合的問題，很多基層單位的人力資源管理人員能力有所欠缺，這也使得人力資源管理工作方面并不能夠創(chuàng)新發(fā)展從而變得更加完善，所以可以構建數據管理的新程序，在進行人力資源管理的時候，能力管理是比較重要的，要全面地了解能力和崗位在基層單位發(fā)展的過程當中的作用，要讓基層單位獲得更多高素質的專業(yè)人才，也要利用信息化的方式，讓基層單位的人力資源管理能夠增加對互聯(lián)網的應用力度，讓人才管理的系統(tǒng)能夠更加健全，并且也可以招聘更多的有高素質的優(yōu)秀人才，使用互聯(lián)網創(chuàng)建基層單位的網站，設立人才招聘的網頁。不僅如此，也要能夠將人才作為重心來完成人力資源管理，基層單位的發(fā)展和專業(yè)知識分不開的，如果想要讓基層單位能夠平穩(wěn)地發(fā)展，那么就必須要能夠確保基層單位發(fā)展過程當中各個部分都能夠擁有能力比較高的人才。因此，在進行人力資源管理的時候必須要調整將職位作為重心這樣落后的管理方法，要能夠把人才當作管理的重點，人力資源管理的人員必須要能夠了解人才實際的需求，為人才真正展現(xiàn)其專業(yè)能力和知識水準提供更多的條件。

三、結語

綜上所述，結合事業(yè)單位檔案管理服務和大數據屬于重要趨勢，可以保證當前檔案管理的質量和效率。檔案工作人員需要積極更新自己的知識儲備，并且積極學習應用大數據的方法，這樣才能適應當前科技的進步，有效利用大數據技術來發(fā)掘檔案信息中的內容，更好地服務社會。