淺談新形勢下辦公室管理工作的思考

朱紅英 福建省南平市建陽區(qū)水利局

行政機關事業(yè)單位中辦公室管理工作實際上是一項非常基礎，但又十分重要的核心工作，它的存在使得各個部門、各個工作崗位之間的協(xié)調(diào)性不斷增強，相應的溝通也更加順暢，工作效率變得越來越高。因此，對于在新時期從事行政機關事業(yè)單位辦公室管理工作的人員來說，想要工作穩(wěn)定就要在充滿挑戰(zhàn)和機遇時做好自身的基礎工作，從而更好地為企業(yè)的發(fā)展奠定堅實的基礎。

一、辦公室工作的特征和要求

雖然辦公室的工作表面上看起來很簡單，但由于工作內(nèi)容多而涉及范圍廣，因此行政事務管理是很復雜的。具體來講，機關單位運營過程中的大量后勤服務與保障性工作，以及以材料整理與提交、信息收集與上報等為例的行政事務，都由辦公室人員負責處理，與此同時，上級指令的逐層傳達以及基層信息的反饋等，也都被劃分至行政辦公室的職責范疇內(nèi)。此外，辦公室除需負責內(nèi)部辦公管理之外，其與單位財務管理、生產(chǎn)經(jīng)營乃至文化建設間，都有著非常緊密的聯(lián)系。因為辦公室工作的復雜性和多樣性極強，所以其對工作人員的專業(yè)水平、綜合能力及工作態(tài)度的要求也都更高。換而言之，如果想使辦公室工作質(zhì)量和機關單位運營要求相符，則辦公室人員必須做到以下幾點：第一，面對復雜、枯燥的工作任務，必須認真負責且遵守職業(yè)道德，確保分內(nèi)工作完成得嚴謹細致；第二，嚴格執(zhí)行上級發(fā)布的指令，并確保溝通的良好順暢，事務處理完成后需及時匯報；第三，需與工作實際相結(jié)合，將辦公室制度嚴格落實于具體工作中，從而保證辦公室工作能高效、有序的開展。

二、新形勢下做好行政機關事業(yè)單位辦公室管理工作的策略

（一）進一步深化服務理念

首先，在行政機關事業(yè)單位辦公室管理工作過程中，必須做的一點就是樹立起“大服務”的根本性理念，將辦公室的工作定位于“服務型”工作，不斷增強工作人員和部門的服務意識，使其能夠腳踏實地地干好自己本分之內(nèi)的事情。積極對服務的對象進行擴展，不僅僅是領導的決策，也要對基層單位、各個部門之間的協(xié)調(diào)配合進行服務，針對職工群眾所提出的各種問題，秉持公正、公開的原則，最好是能夠匹配專業(yè)人士處理此類問題。其次，由于行政機關事業(yè)單位辦公室管理工作的特殊性和復雜性，要求工作人員在實際工作中能夠保持清醒的意識，一旦出現(xiàn)工作失誤也要勇敢地站出來承擔責任，始終要秉承“嚴謹、細心”的工作態(tài)度，做到大事小事毫無錯誤與遺漏。

（二）強化辦公室管理工作的督查督辦

結(jié)合辦公室的實際情況開展一系列監(jiān)督工作，并逐步落實到工作中。通過加強監(jiān)督檢查辦公室的建設，各部門在提升工作積極性、主動性、系統(tǒng)性和相互配合性以及薪酬意識等方面都得到了極大的提高，工作效率和工作質(zhì)量得到了極大的提高。為了積極響應大力弘揚實干精神的號召，圍繞公司中心工作，推動思想再解放、方法再創(chuàng)新、工作再抓實，形成人人負責、層層負責，一級抓一級、層層抓落實的工作局面，針對辦公室管理工作來說還需要加大督查督辦的力度。第一步，強化督辦通報考核。形成“按月報告、按季通報、按年考核”的常規(guī)機制，幫助各部門“曬成績單”，展示工作推進最新成果，做到學有榜樣、比有參照、趕有目標。各部門要按照“首辦負責制、限時辦結(jié)制、責任追究制”要求，實現(xiàn)“分工唯一、責任唯一、獎懲唯一”，形成“凡事有交代，件件有著落，事事有回音”的良好氛圍。第二步，聚焦中心工作。三是創(chuàng)新監(jiān)督管理方式，不僅要根據(jù)重要性等級，監(jiān)督項目分類，設置不同的考試權(quán)重，指導職能部門在雜務日常工作中區(qū)分優(yōu)先級，提高工作的針對性、有效性和科學性。以及需要較長時間處理“持續(xù)性事項”，在截至時間前設定多個定期回饋節(jié)點的時限，以方便有效跟進處理過程。同時，重點監(jiān)督和考核從過去的“按時反饋率”改為現(xiàn)在的“按時完成率”，加強成果導向。此外，我們還要堅持公平正義的原則。完善考核機制，避免“做事越多，扣分越多”，完善更多部門的工作。

（三）提升辦公室管理工作人員的素質(zhì)

現(xiàn)如今對于行政機關事業(yè)單位辦公室管理工作人員的選拔都是通過相關考試實現(xiàn)的，主要的選拔方式為筆試，但是面試的作用也不容小覷，雖然只有短短的幾分鐘，表現(xiàn)出來一個應聘者的基本素養(yǎng)還是比較顯著的。這樣的人才選拔方式相對而言筆試所占據(jù)的比例較高，很多選拔出來的人才具有足夠的理論知識，但是業(yè)務能力令人擔憂。在這樣的基礎上，加強對行政機關事業(yè)單位辦公室管理工作人員的考核和工作技能培訓十分關鍵，而且還要盡可能地提升辦公室管理工作人員的責任意識與對辦公室設備使用和維護的認識，防止出現(xiàn)一些不必要的失誤。總的來說，從事行政機關事業(yè)單位辦公室管理工作既需要較高的業(yè)務素質(zhì)和較強的綜合協(xié)調(diào)能力，又需要“敢于啃硬骨頭”的勇氣。為此，辦公室借鑒系統(tǒng)內(nèi)外各單位的先進經(jīng)驗，強化企業(yè)內(nèi)部行政管理工作中統(tǒng)籌管理和考核職能。同時，優(yōu)化行政管理工作的相關信息系統(tǒng)，切實將一些復雜、煩瑣的工作從材料收集和整理中解放出來，把精力用在協(xié)調(diào)、溝通和落實當中。

三、結(jié)束語

行政機關事業(yè)單位辦公室是一個綜合性很強的綜合性工作部門，承擔的不僅僅是實施、研究、參謀等比較宏觀的工作任務，又必須肩負起文件審核、業(yè)務接待、督查督辦等微觀的服務型任務，屬于行政機關事業(yè)單位發(fā)展過程中承上啟下的關鍵“樞紐”。新時期，行政部門辦公室管理面臨著一些問題，相應的管理效率不高、工作類型冗雜、業(yè)務人員素質(zhì)亟須跟上時代發(fā)展、新政策對規(guī)范管理不斷提出新的要求等，嚴重影響了行政部門和事業(yè)單位的整體工作效率，對其工作水平的提升產(chǎn)生了負面影響。