人事檔案電子信息化管理分析

秦晨卿 武城縣人事檔案和社會保障局

一、人事檔案信息化發展的深遠意義

人事檔案作為當前最重要的任務，是如何有效地管理和利用檔案資源，如何更好地為企事業單位服務。個人信息的重要載體是人事檔案，它記錄了一個人的學習經歷、思想、言行、社會關系等。合理、科學地利用人事檔案對相關工作的開展起著重要作用。人事檔案是企事業的重要資源，對企事業的發展起著極其重要的作用，檔案信息化建設勢不可擋。此外，應加強管理，培養管檔人員的責任感和職業能力，運用科學的技術和方法管理企事業人事信息檔案，逐步形成適應企事業發展需要的人事檔案信息檔案管理平臺。

二、新時期人事檔案管理中存在的問題

（一）人事檔案管理制度不夠完善

對于很多企事業單位來說，人事檔案的管理其實相當于企事業單位的部門管理。雖然一些企事業單位制定了相應的體制對策，但缺乏具體的計劃和工具導致人事檔案管理混亂。此外，還有一些企事業單位缺乏人事檔案管理系統，而且業務部門的招聘和管理領域也沒有得到管理。許多應集成到信息管理中的信息和文檔未得到充分保留，導致文件丟失。由于文件輸入標準不一致，各部門對文件的輸入和組織不一致，使個人慣例和方法難以在文件目錄編目中使用，工作人員目錄也不清楚。

（二）現代化辦公設備欠缺

大多數企事業單位目前都沒有人事檔案電子信息化管理所需的硬軟件，這可能導致檔案管理違規。即使是一些機關的檔案也是積累起來的，無須采取適度、防盜等適當的保護措施，大大減輕了人事檔案中的電子信息管理負擔。信息技術在檔案審查和調查中的應用不足，影響了人事檔案電子信息管理的完整性和安全性。此外，無法有效利用人事檔案概況的辦公室設施缺乏電子信息資源。而是處于管理階段，影響了檔案資源的有效利用。

（三）檔案檢索效率低

在人事檔案電子信息管理中，文件檢索目前仍處于手動檢索階段，電子信息化檢索尚未全面實施。這部分影響了檢索檔案信息化的準確性和速度，增加了檢索檔案信息的工作量。此外，手動檢索也很有限，大大降低了人事檔案電子信息管理的效率。

（四）檔案管理人員綜合素質問題

實施人事檔案電子信息管理要求檔案管理設備熟悉檔案管理信息的知識和技能。即使政府機構擁有自己的數字檔案管理設備，但由于員工的技能，信息管理也無法成功。因此，人事檔案工作人員應盡快建立以信息為中心的管理信息系統，提高生產力，達到電子信息管理水平。

三、信息化背景下人事檔案管理方式新舉措

（一）引入專業管理軟件，奠定電子信息化管理基礎

在分析當前信息時代發展特點和檔案電子信息管理現狀的基礎上，加強計算機硬件配套設施建設是順利推進企事業單位人事檔案電子信息管理的基礎和前提。簡單來說，只有保證完善先進的計算機硬件設施，才能為進一步的數據轉換和信息處理鋪平道路。有了完善的硬件設施，就要根據企業人事檔案處理的要求，在第一時間建立個人電子檔案，確保企事業單位干部職工的檔案信息能夠基于計算機平臺進行查詢、瀏覽和下載，實現長期保存，順利推進電子信息管理的實施。專業管理軟件的引入是影響檔案信息管理質量的重要因素。因此，在引入軟件時需要考慮很多方面，尤其是要正確評價企事業人事檔案開發建設的現狀、企事業單位適應內外環境的能力以及人事檔案管理的缺陷和不足。在此基礎上，選擇專業管理軟件，實現檔案檢索、應用和分析中的電子信息操作，促進高度信息共享，建立電子檔案信息數據庫。此外，信息共享的效果是影響人事檔案電子信息管理的重要因素。因此，在管理過程中，企業必須積極推進信息共享平臺的建設，用網絡平臺滿足企事業單位領導和各部門的信息需求，保證信息傳遞的及時性，保持數據的及時性和可靠性。

（二）建立健全的電子信息系統

建立電子信息管理系統。隨著網絡信息技術的發展，電子信息文件的管理變得更加容易，方便了人們的日常工作，確保了檔案管理的未來。對于人事檔案的電子信息管理來說，是一項綜合性的管理，涉及的內容很多。因此，人事單位有必要建立高校電子信息管理系統。根據人力資源部門的實際情況，可以為電子數據創建數字檔案管理，處理文件、系統和光盤介質，準確控制歸檔的質量和安全性，避免硬件問題，創建一個良好的電子人事檔案信息管理環境，并為人力資源部門的工作提供便利。

（三）構建統一共享的人事信息管理系統

促進電子個性化，開發人事檔案概況和管理模式，開發大型國家或全面的人事檔案管理數據系統，在互聯網上共享非個人內容，避免人事檔案管理和檔案管理方面的重復。對于重要的歸檔材料，建議實施電子和紙面文檔的雙歸檔，管理系統服務器必須與互聯網等公共信息網絡物理分離，數據庫備份必須經常保存。

（四）提升人事檔案管理人員的素質

檔案管理是人事檔案電子信息管理的執行者和操作者，對檔案管理的質量有一定的影響，因此需要人力資源部門采取多樣化的方式提高檔案管理人員的素質。比如對老員工進行現代設備學習，電子信息檔案管理相關培訓，提高工作技能，定期審查現代設備的學習和操作水平，以了解員工的地位。此外，還可以制定適當的激勵措施，鼓勵檔案管理人員提高自己的質量，以滿足其工作的開展需要，從而實現從管理到服務的人事檔案的電子信息管理。

四、結束語

綜上所述，需要加強對各工作地點電子文件開發的探索，工作人員必須在這些工作地點完成這項任務，包括簡化電子人力資源概況的管理和獲取，信息內容的收集、歸檔和全面更新不受時間和空間的限制，簡化電子人力資源概況的保存，并防止在紙面文件歸檔方面的篡改；在此基礎上，采用科學的人力資源管理辦法，使人事檔案保持最新，建立統一的共同人力資源管理制度。