電子商務檔案管理的智能化趨勢

周奇

隨著我國經濟的高速發展，信息技術和互聯網金融也得到了較好的發展，在一定程度上促進了數字信息智能化的發展，因此相關部門逐漸加大了對電子商務檔案管理智能化的重視力度。目前，檔案數量在時代不斷發展的背景下逐漸增多，紙質檔案已經不能滿足社會發展的需求，因此在智能化方面發展檔案的管理工作已經是刻不容緩了。本文主要對電子商務檔案管理的特點進行了分析，探討電子商務檔案管理的智能化趨勢。

隨著電子技術的高速發展，檔案管理工作已經逐漸被各個行業所重視，企業在記錄信息時，利用電子檔案作為數字化載體，能夠增長保存時間、加快處理速度以及在使用過程中突破時空限制，從而使得企業可以更加容易的將資源和數據共享，進一步促進了電子商務的發展，因此必須對電子商務檔案管理的智能化趨勢進行研究和探討。

電子商務檔案特點探討

電子檔案對檔案學有著舉足輕重的影響，第一，檔案原件會受到電子檔案的影響。檔案原始記錄需要借助介質才可以產生，但是由于介質和形式的可變化性，所以會導致檔案原件丟失，導致電子檔案在經過傳輸后無法與原件進行比對，從而使得檔案的真實性和準確性在很大程度上受到了影響。第二，檔案的原則會受到電子檔案的影響，尊重全宗和尊重原始順序是檔案需要遵循的兩個原則，但是由于電子檔案的普及，復印、打印已經成為檔案的主要傳播途徑，從而在一定程度上違背了檔案原則。第三，檔案理論也因為電子檔案而受到了影響，電子檔案與傳統紙質檔案的過渡，已經引起學者和專家的重視，并且已經著手研究相關理論和管理模式。但是不可否認的是在新時期智能化已經逐漸被廣泛的運用到各個行業，電子商務檔案管理的智能化更是對企業的發展有著不可忽視的影響。相比于傳統的紙質檔案，電子商務檔案有著很多的特點，即虛擬性、復雜性、集成性、信息網絡化、便捷化等特點，比紙質檔案更能滿足社會發展的需求。另外為了在一定程度上避免或者減少電子檔案帶來的不便，必須對電子商務檔案管理的智能化趨勢進行分析。下面對電子商務檔案的特點進行了探討，希望能夠借助電子商務檔案的特點，對其智能化趨勢進行研究，從而促進電子商務的發展。

虛擬性和復雜性特點分析

虛擬性和復雜性是電子商務檔案非常顯著的特點。首先，不管是電子商務檔案的形成，還是在進行交易活動與資料記錄的過程中，虛擬性的特點都是非常的顯著。相比于紙質檔案，電子商務檔案更傾向于用電子文檔、郵件、圖案、聲像等來通過虛擬的網絡進行傳輸，根本不需要客戶與商家進行面對面的交談。檔案的內容，也缺乏一定的虛擬性，電子商務檔案以由代碼編寫而成的軟件的形式存在。另外，電子商務的支付方式也是通過銀行卡或者其他金融服務進行的，存在一定的虛擬性。其次，復雜性也是電子商務檔案的特點，電子檔案需要依賴計算機網絡才能完成存儲，不僅涉及復雜的結構，而且方式也非常復雜。

不安全和集成性特點研究

不安全和集成性也是電子商務檔案存在的特點。首先，不安全是指電子介質方面，電子商務檔案離不開電子介質，如果缺乏安全軟件的保護，很可能在一定程度上提高其感染病毒與木馬攻擊的概率，從而使得電子檔案遭到破壞，因此實現電子商務檔案管理的智能化已經刻不容緩了。其次，集成性是電子商務檔案的特點，電子檔案記錄大量的檔案數據信息，不僅包括了文字、圖像、聲像、視頻等多種信息，還能夠通過多種方式進行儲存，使得其集成性顯著。

信息網絡化和便捷化特點探討

信息網絡化和便捷化是電子商務檔案的特征，隨著時代的不斷進步和發展，電子商務檔案智能化發展是必然的。首先，電子商務檔案具有信息網絡化的特點，商家、企業之間利用互聯網進行交流和共享信息最主要的工具就是電子商務檔案，因此必須保證其存儲效果以及處理的相關性能。另外，電子商務檔案信息網絡化的特點為實現其智能化發展奠定了良好的基礎，加快了脫離紙質化辦公的進程。其次，電子商務檔案具有便捷化的特點，電子檔案便捷、智能的特點能夠滿足信息化時代不斷發展的需求，進一步促進全球經濟化的發展。另外電子商務檔案的便捷性還體現在信息檢索方面，信息處理的維護以及策略的管控都在一定程度上提高了效率。

電子商務檔案管理的智能化趨勢分析

上面主要對電子商務檔案的特點進行了探討，發現電子檔案相比于紙質檔案有著很多的特點，電子商務檔案管理的智能化更能夠在很大程度上滿足電子商務發展的需求，因為當電子檔案從收集入庫到整理發布，最后再到歸檔、查閱、借閱等步驟都能夠滲透智能化時，能夠促進電子商務的高速發展。但是據相關數據調查顯示，現在電子商務檔案管理工作還存在一定的問題，其現狀不容樂觀。第一，檔案管理人員專業素養較低，傳統的觀念根深蒂固，不能夠清楚的認識到電子商務檔案管理工作智能化發展的優勢，對于沒有接觸過的新知識、新技術有一定的抗拒感，從而在一定程度上影響了電子商務檔案管理工作的智能化發展。第二，有關電子商務檔案管理智能化的制度缺乏，導致工作人員沒有認識到其智能化發展的重要性，從而導致現代化檔案管理與控制作用難以得到有效的發揮。因此為了使得檔案管理人員以及其他相關工作人員能夠清楚的認識到電子商務檔案管理智能化發展的優勢與重要性，必須對其智能化趨勢進行分析。經研究分析，電子商務檔案管理的智能化趨勢主要體現在：智能化存儲和檢索趨勢、客戶管理智能化趨勢、智能化營銷趨勢、信息處理和檔案應用的智能化趨勢。下面是對這幾個方面的詳細分析。

智能化存儲和檢索趨勢

電子商務檔案管理的智能化趨勢體現在智能化存儲和檢索方面。首先，為了保證電子商務檔案管理工作能夠正常展開，并提高其智能化發展水平，管控措施的積極建立是必不可少的，只有這樣才能將智能化存儲設備的優勢最大化，從而在一定程度上促進企業的發展。另外，為了深入了解，隨時提取檔案信息內容，必須實現智能化存儲，而且智能化存儲不僅能夠在一定程度上保證電子商務檔案的安全性，還能夠提升員工的工作效率，從而提高企業的經濟效益。其次，實現智能化檢索也是非常重要的，傳統的紙質檔案無法快速搜索到相應信息，增大了工作的難度。在展開電子商務檔案的管理工作時，通過科學、快速的方式對文字、圖像、音頻等信息進行檢索是必要的一部分，但是信息量太大，因此必須實現智能化檢索，在保證檢索工作的正確性與可靠性的前提下按照重點或者時間展開工作，從而提高工作效率。

客戶管理智能化趨勢

在電子商務檔案中客戶管理是非常重要的，因此需要企業引進先進的管理理念，采用新型的管理方式，從而實現客戶管理的智能化，使客戶對企業的滿意度和信任度能夠有所增加。為了實現管理智能化，首先，企業需要對員工進行培訓和考核，提升員工以客戶為中心的服務意識。其次，需要定期的對市場進行調研，對已經達成合作的客戶做好交流與溝通，對潛在客戶進行分析研究，實現智能化管理，吸引客戶達成合作，從而提高企業的經濟效益。

智能化營銷趨勢

目前，信息化時代發展迅速，為了提高企業的核心競爭力，進行智能化營銷已經刻不容緩了。首先，企業需要健全專門的營銷管理制度，規范電子商務檔案的合理性，提升員工的工作質量。其次，企業需要完善營銷方案，對工作目的進行明確，做好對客戶的服務工作以及物流與售后的工作，從而使得電子檔案營銷工作實現智能化發展。

信息處理和檔案應用的智能化趨勢

信息處理和檔案應用的智能化是電子商務檔案管理的趨勢。首先，在電子商務不斷發展的背景下，信息量不斷增加，再加上電子檔案的復雜性，使得工作難度逐漸增大，嚴重影響了工作效率。因此必須實現信息處理的智能化，使得信息能夠自動化的分類處理，并與相應的文件相匹配，從而使得信息處理的效果能夠得到提高。另外信息處理的智能化，還能加快檢索的效率，減少員工的工作量。其次，為了簡化企業間的關系，實現檔案應用的智能化，貫徹、落實企業的策劃，促進企業的發展也是非常重要的。另外，數據信息的記錄也具有很重要的價值，檔案應用智能化，能夠為電子商務檔案管理的智能化發展奠定基礎。

總 結

在電子商務不斷發展的背景下，使電子商務檔案滿足智能化需求有著不可忽視的作用，因此相關部門必須加大對電子商務檔案管理的智能化趨勢進行分析的重視力度，從存儲、檢索、客戶管理、營銷、信息處理、檔案應用等多個方面入手，促進其智能化發展，提高企業的經濟效益和社會效益，從而提高電子商務的核心競爭力，進一步推動社會經濟的發展。

（山東省鄒平市中醫院）