探析工程招標代理中信息管理的具體運用

李元元

摘要：建設(shè)項目招標中最重要的要點之一就是招標信息，對招標信息的有效管控可以促進企業(yè)的正確決策實施，同時可以有效地發(fā)揮企業(yè)的招標優(yōu)勢。新興的招標機構(gòu)可以最大程度地減少現(xiàn)有招標中管控招標信息的弊端，招標機構(gòu)在建設(shè)項目招標中發(fā)揮著關(guān)鍵作用，使建設(shè)項目的招標活動更加系統(tǒng)和全面。這促進了中國建筑業(yè)的更好發(fā)展，提高了中國市場經(jīng)濟水平。

關(guān)鍵詞：具體措施;代理情況;招商信息

隨著中國建筑業(yè)的不斷發(fā)展，建設(shè)項目的招標活動取得了很大進展，適用范圍也得到了擴大。其中，最引人注目的進展是招標代理機構(gòu)，鑒于最近的發(fā)展趨勢，招標代理機構(gòu)在中國建筑業(yè)中占有相對重要的地位，對中國建筑業(yè)的發(fā)展起著重要作用。對于工程招標代理機構(gòu)，必不可少的要素是招標方的信息。因此，本文主要分析工程招標代理機構(gòu)的信息管控。

一、中國工程招標代理機構(gòu)存在的問題

隨著中國改革開放進程的不斷發(fā)展，我國各行各業(yè)，特別是建筑業(yè)取得了較大發(fā)展。中國建筑業(yè)的繁榮導(dǎo)致了工程招標業(yè)的興起。目前，工程招標機構(gòu)在中國建筑業(yè)中的地位越來越重要，但是在發(fā)展過程中仍然存在某些問題。影響中國工程招標代理機構(gòu)發(fā)展的最根本原因之一是工業(yè)發(fā)展不規(guī)范。一些沒有代理資格，沒有代理技能的單位也從事工程招標代理工作。這些機構(gòu)的特點主要是工作人員素質(zhì)參差不齊，具有欺騙性和黑匣子的運作。其次，由于長期以來在建設(shè)項目招標方面還不夠成熟，因此一些相關(guān)的管控系統(tǒng)限制了項目招標機構(gòu)，使整個項目招標機構(gòu)非常復(fù)雜。此外，由于某些組織的效率低下，整個項目招標活動會持續(xù)很長時間，并且會消耗大量的人力和物力。第三，對于一些中小型項目，由于資金限制，項目招標代理機構(gòu)的預(yù)算不足，從而在一定程度上影響了項目招標的質(zhì)量。

二、項目招標代理對信息管控的主要要求

2.1 項目招標代理前期

在項目招標代理機構(gòu)的早期階段，每個代理機構(gòu)都必須收集有關(guān)項目招標的信息，主要包括收集建筑市場的主題和目標信息。建筑業(yè)發(fā)展中最重要的是建筑業(yè)務(wù)招標信息和工程信息。

2.2 項目招標代理機構(gòu)中期

在項目招標代理機構(gòu)的中間階段，該代理機構(gòu)已經(jīng)獲得了代理項目。因此，代理商必須根據(jù)招標單位的委托有效地開展各種招標活動。現(xiàn)階段的信息管控主要包括對各施工單位的相關(guān)資質(zhì)進行審查，根據(jù)招標單位的規(guī)范進行招標，并編制有關(guān)文件。

2.3 項目招標代理機構(gòu)后期

在項目招標代理機構(gòu)的后期，代理機構(gòu)應(yīng)著重于收集和管控反饋信息，并在此基礎(chǔ)上增加和更新現(xiàn)有的信息資源，以提高代理機構(gòu)的信息管控水平。

三、工程招標代理信息管控的具體應(yīng)用

3.1 工作流程和要求

對于工程招標機構(gòu)，信息管控是其工作的關(guān)鍵部分。通常，項目招標代理機構(gòu)的信息管控包括發(fā)布項目招標公告、編輯和審查招標所需的文件，準備和創(chuàng)建招標以及提交相關(guān)材料。在整個投標活動中，投標機構(gòu)必須完全控制信息。必須實時查看投標報告，并按每個部門對客戶和項目進行分類。另外，必須根據(jù)幾種條件來篩選相關(guān)投標人的信息。招標信息的全面管控有助于合理分配工程招標代理機構(gòu)人員的職責(zé)和事項。這樣，代理機構(gòu)的領(lǐng)導(dǎo)者可以完全監(jiān)督整個招標代理機構(gòu)的信息，使其可以順利使用。

3.2 投標資料和檔案的信息管控

有關(guān)的工程招標機構(gòu)必須妥善保管材料和文件。需要詳細分析特定問題，并根據(jù)投標類型保留全部或部分材料和文件。應(yīng)該及時保留，如果有未及時提交的資料和文件，則應(yīng)敦促他們按時提交。

3.3 使用業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)庫

當前，我國大多數(shù)工程招標代理機構(gòu)在進行工作服務(wù)時都使用工程招標業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)庫，這不利于招標信息的及時性。工程招標代理機構(gòu)要探索市場競爭的發(fā)展，就需要通過自身的分析和調(diào)整，建立適合自己公司市場的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)庫，并通過互聯(lián)網(wǎng)掌握其他公司的招標代理機構(gòu)信息。還可以使用數(shù)據(jù)庫對自己的數(shù)據(jù)和文件進行分類管控，并在此基礎(chǔ)上執(zhí)行一系列操作，例如存儲、排序、處理、傳輸、檢索和利用。

3.4 業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)模塊的應(yīng)用

就我國而言，大多數(shù)工程招標代理機構(gòu)目前使用工程信息業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)模塊進行工程招標和工程信息管控。具體任務(wù)是執(zhí)行并最終制定工程項目信息的統(tǒng)計信息，并進行分類和分析。該模塊的使用是最合理，最有效的投標計劃，不僅體現(xiàn)在投標信息的整合中，而且還具有在特定條件下搜索信息的能力。

3.5 業(yè)務(wù)支持系統(tǒng)的應(yīng)用

除了上述主要系統(tǒng)外，項目招標代理信息管控中還包含幾個輔助系統(tǒng)。這些輔助系統(tǒng)必不可少，主要是因為它們可以基于現(xiàn)有模板自動生成新的招標文件。同時，項目支持系統(tǒng)在其他方面也起著更重要的作用，其中具有在建設(shè)項目的招標活動中查詢招標時的招標起始文件和招標評估報告的功能，因此可以在一定程度上加以利用。審查招標文件和招標材料，以確保招標的公平性和可靠性。一些業(yè)務(wù)輔助系統(tǒng)由于在實際工作中的重要性而逐漸成為主要系統(tǒng)。

3.6 項目成本模塊的應(yīng)用

項目成本模塊在項目招標代理機構(gòu)中的作用非常重要。工程成本模塊可用于通過配額來補充人工、材料和設(shè)備成本，同時，還可以補充工程項目關(guān)鍵部分的成本信息，包括機械班次。該機構(gòu)所指的配額主要是消費配額和其他配額。在應(yīng)用實際項目成本模塊時，需要研究相關(guān)的支持文件。同時，有必要對工程招標代理機構(gòu)的工資、代理工作的市場價格以及市場招標信息進行不同層次的分析。在此基礎(chǔ)上，盡可能多地考慮影響勞動力價格的因素。在工程材料和設(shè)備的補給方面，有必要分析材料的實時價格并預(yù)測未來可能的上升和下降趨勢。

四、結(jié)束語

工程招標代理行業(yè)的興起和發(fā)展需要社會主義市場經(jīng)濟的正確引導(dǎo)。由于中國建筑業(yè)的逐步標準化，大多數(shù)工程招標機構(gòu)都面臨機遇和挑戰(zhàn)。本文主要分析了建筑行業(yè)工程招標代理工作中存在的問題和對策，得出結(jié)論，工程招標代理工作的健康發(fā)展有利于中國建筑業(yè)的穩(wěn)定發(fā)展。

參考文獻

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