新時期高校檔案利用服務工作初步研究

余群云 黃培清

摘?要：檔案利用工作對于高校建設、教學工作和管理工作具有重要的作用。近年，高校檔案管理工作已經有了一定的進步，但仍然存在發展上的問題。本文首先講述了高校檔案管理工作的重要性，然后分析了當前檔案管理工作存在的問題，最后給出了幾點促進檔案利用服務工作的措施。

關鍵詞：高校;檔案管理;服務工作

隨著人們需求的增長，紙質檔案逐漸被電子檔案代替，檔案利用服務工作效率提升，質量提高，高校的檔案利用工作水平取得了一定的發展進步。高校檔案不僅記載著學校的相關歷史，學校師生的教育教學活動，還有學校的基本職能活動的展現，從文字、圖表、聲像等不同形式展現本校的文化內涵。在新形勢下提高高校檔案管理利用服務工作水平，已經是當前研究的新課題。

一、促進高校檔案管理工作的重要意義

（一）是學校的教學總結

學校的檔案是學校建校開始就存在的，融合了學校從古至今的教學內容、研究成果，是學校成長所經歷的見證。學校檔案的內容總結對于高校今后的發展具有很好的借鑒作用，為學校新的建設發展提供方向。

（二）是高校的歷史載體

教育發展到今天，大部分高校都具有了至少十幾年的歷史，檔案從師資力量、校園文化、教學管理、科研成果、招生就業多方面匯集了真實資料，對學校的發展歷程進行了嚴格的記錄，是學校發展重要的信息渠道，對高校的教育改革具有重要的參考價值。

（三）是管理決策的依據

高校的檔案記載了建校以來的教育觀念和變革，思想理論和實踐經驗，因此，學校管理工作者在進行科學決策時可以從中參考本校的歷史沿革依據，根據檔案結合實際情況進行合理的決策，促進本校檔案管理工作進一步發展。

（四）是處理重大事件的憑證

學校處理問題需要依靠穩定的規章制度，學校檔案作為載體可以為管理工作者處理事件提供決策依據。學校的檔案材料是最原始、最真實的記錄，可以幫助在校學生和教師等快速查閱資料得到可參考的依據，為問題處理提供參考。

（五）是學生參加工作的入門磚

學校檔案還包括在校學生的專業成績、參與活動、獎勵獎金等信息，涵蓋了學生在校期間學習、生活的基本內容，是畢業生進入社會的“敲門磚”，是企業招聘對畢業生的重要依據。檔案管理的優劣，直接影響學生的就業前景，因此促進高校檔案利用管理工作勢在必行。

二、高校檔案管理服務工作存在的問題

（一）檔案利用工作重視程度不夠

當前很多企業對學生的檔案重視程度并不高，導致高校對學生的檔案管理的重視程度不夠，在具體的管理工作中，只是簡單的收集信息進行歸檔，沒有嚴格的管理體系，導致檔案信息不能很好的利用，影響學校檔案管理工作開展。檔案管理意識淡薄，檔案管理效率低，嚴重影響畢業生的檔案利用效率。

（二）檔案信息利用率不高

當前畢業生的檔案多還是紙質版，對于檔案的管理只是簡單的編號錄入，手工操作效率低、速度慢，難以適應信息化時代對人才和信息的要求，檔案的利用效率極低。即使很多高校檔案管理部門已經實現了微機管理，但檔案的數據處理、功能實現都存在較大的問題，不能滿足用戶的多樣化需求。

（三）檔案宣傳和開放力度不夠

檔案管理部門沒有認識到檔案開放的重要性，必要的檔案需要進行信息共享才能更好的促進信息資源的市場化，促進檔案管理工作提升和畢業生就業。更多檔案管理部門仍沿用保密保險的陳舊利用觀念，檔案管理工作處于保守狀態，限制了高校檔案管理利用工作的順利實施。

（四）檔案管理數字化水平低

計算機信息技術快速發展，在高校發展建設的過程中對檔案管理已經逐漸引入了新型的檔案管理設備和軟件，有效的促進了高校管理工作的進步。但由于經濟發展水平和思想觀念等影響，部分檔案管理工作人員并沒有認識到管理工作數字化的趨勢，沒有及時進行檔案信息化整理歸檔，使得很多檔案信息出現缺失，檔案資料失去一定的價值，影響檔案效益的發揮和檔案管理工作進步。

三、提升高校檔案管理利用服務工作建議

（一）加強組織領導，建立健全檔案管理規章制度

高校檔案管理是一項綜合性工作，要不斷完善制度條例為各種工作提供制度保障。建立有序的高校檔案管理制度，不斷發現當前的檔案管理工作中存在的問題，及時進行修正，確保檔案管理利用工作機制有所成效。規范檔案管理工作，及時更新檔案數據，為企業和畢業學生提供堅實的數據保障。

（二）加快檔案管理信息化步伐

在信息技術進步的社會環境下，檔案管理工作的信息化步伐不斷邁進，突破傳統的紙質檔案以文字和錄像為主的實質性檔案模式，以計算機網絡為基礎，將檔案信息進行數字化開發，并且隨著云存儲的進一步發展，電子信息管理逐漸規范化，促進了高校檔案管理的進一步發展。因此引進信息化設備，使用新型檔案管理軟件，做好數據安全管理和備份工作，加快檔案信息化步伐是重中之重。

（三）加強檔案管理工作人員素質建設

要克服當前高校檔案管理利用工作存在的缺陷，就必須創新檔案管理的思想觀念，使之適應現代化人力資源的發展需要。不斷提高檔案管理工作人員對檔案管理的重視性和綜合素質，可以積極應對檔案管理的挑戰。從檔案管理工作人員的專業素質和道德素質兩方面出發，充分發揮工作人員的服務水平，創造性的開展檔案利用工作，促進高校檔案管理水平的提高。

（四）強化檔案宣傳工作

加強輿論宣傳，通過電視、網絡、講座等多種形式向人才市場和畢業生及用人單位宣傳人事檔案的重要性，增強各界對檔案管理的認識。通過舉辦展覽、會議等形式，向教職員工宣傳檔案管理的有關知識，增強檔案意識。開辦專業知識講座，實踐操作展示等提高檔案管理工作人員專業素質，強化綜合技能，促進服務工作提升。

四、結語

檔案利用工作是利用者和檔案所有者之間的一個媒介，通過檔案利用，實現所有者向社會的融入。新時期檔案管理服務工作面臨著新的機遇和挑戰，高校的檔案管理服務工作同樣需要隨之進行改革進步。綜上所述，本文首先講述了高校檔案管理工作的重要性，然后分析了當前檔案管理工作存在的問題，最后給出了幾點促進檔案利用服務工作的措施，為高校檔案管理工作者加強服務工作，促進檔案利用提供理論支持。

參考文獻：

[1]倪冬波.加強新時期高校檔案的利用服務工作[J].煤炭技術，2010，29（02）：240-242.

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