郵政企業(yè)ERP系統(tǒng)建設(shè)對(duì)其財(cái)務(wù)管理的作用

摘 要 隨著信息化技術(shù)的發(fā)展，越來(lái)越多的企業(yè)開始運(yùn)用企業(yè)資源計(jì)劃系統(tǒng)，這也是郵政企業(yè)運(yùn)用的主要系統(tǒng)之一，本文主要對(duì)現(xiàn)階段郵政企業(yè)的資源計(jì)劃系統(tǒng)的運(yùn)用現(xiàn)狀進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，簡(jiǎn)要的介紹資源計(jì)劃系統(tǒng)的組成部分，并針對(duì)資源計(jì)劃系統(tǒng)的應(yīng)用對(duì)郵政企業(yè)的管理重要性和作用進(jìn)行分析。最終在考慮企業(yè)管理效率和財(cái)務(wù)管理水平的基礎(chǔ)上，提出郵政企業(yè)資源計(jì)劃系統(tǒng)的對(duì)策和建議。

關(guān)鍵詞 資源計(jì)劃系統(tǒng) 財(cái)務(wù)管理 企業(yè)管理 郵政企業(yè)

一、ERP系統(tǒng)框架

郵政企業(yè)的ERP系統(tǒng)主要采用的是Oracle的電子商務(wù)套件，這個(gè)套件中包含很多的子系統(tǒng)，涵蓋有組織機(jī)構(gòu)、供應(yīng)商、產(chǎn)品信息、客戶信息等。其中財(cái)務(wù)模塊中可以劃分為總賬、應(yīng)收賬款、應(yīng)付賬款、預(yù)算管理、資金管理、管理會(huì)計(jì)、固定資產(chǎn)等木塊，除了這些模塊以外，還包括供應(yīng)鏈模塊等等。ERP系統(tǒng)的使用能夠規(guī)范公司數(shù)據(jù)的形式，給公司數(shù)據(jù)建立一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，能夠?qū)崿F(xiàn)生產(chǎn)、銷售、人力、財(cái)務(wù)等各個(gè)系統(tǒng)的對(duì)接，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的共享，全方位的提升企業(yè)的管理效率，一定程度上減少企業(yè)數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)的工作量，能夠提升企業(yè)信息化管理的程度和水平。

二、郵政企業(yè)ERP系統(tǒng)建設(shè)對(duì)財(cái)務(wù)管理的作用

為了跟進(jìn)信息技術(shù)發(fā)展的步伐，借助信息技術(shù)提升企業(yè)的運(yùn)營(yíng)管理和財(cái)務(wù)管理的水平和效率，郵政集團(tuán)引進(jìn)了ERP 系統(tǒng)，并在全國(guó)范圍內(nèi)進(jìn)行推廣使用，使用一段時(shí)間后，ERP系統(tǒng)對(duì)財(cái)務(wù)管理的作用逐步顯現(xiàn)。

（一）系統(tǒng)數(shù)據(jù)共享更簡(jiǎn)便，全面提升財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的處理效率

很多的郵政企業(yè)在財(cái)務(wù)管理的過(guò)程中，都有信息孤島現(xiàn)象的存在，這一定程度上限制了企業(yè)財(cái)務(wù)管理的水平，給企業(yè)財(cái)務(wù)管理帶來(lái)一定的風(fēng)險(xiǎn)。ERP系統(tǒng)的引入能夠解決和避免財(cái)務(wù)管理過(guò)程中信息孤島的出現(xiàn)，能夠?qū)⑿畔⒐聧u帶來(lái)的作用降到最低。目前很多的郵政企業(yè)的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)都是由人工進(jìn)行采集和分析，ERP系統(tǒng)的應(yīng)用直接減輕了財(cái)務(wù)管理人員的工作難度，實(shí)現(xiàn)了財(cái)務(wù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)的集成，很多的數(shù)據(jù)可以根據(jù)原始輸入的數(shù)據(jù)自動(dòng)生成，提升了財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)處理的效率。

（二）能夠統(tǒng)一企業(yè)的核算標(biāo)準(zhǔn)，實(shí)現(xiàn)核算的自動(dòng)化、信息化

ERP系統(tǒng)的應(yīng)用能夠在平臺(tái)上自己定義各個(gè)交易事項(xiàng)和經(jīng)濟(jì)實(shí)現(xiàn)事項(xiàng)，平臺(tái)可以在財(cái)務(wù)系統(tǒng)中自己根據(jù)實(shí)際情況設(shè)置不同對(duì)的核算科目和預(yù)算科目，具有較高的靈活性，能夠滿足不同企業(yè)的需要。郵政企業(yè)的ERP系統(tǒng)的應(yīng)用，能夠?qū)崿F(xiàn)業(yè)務(wù)活動(dòng)與財(cái)務(wù)管理的相關(guān)內(nèi)容的對(duì)應(yīng)關(guān)系，降低人為的因素對(duì)業(yè)務(wù)系統(tǒng)產(chǎn)生的干擾和偏差，幫助在郵政系統(tǒng)內(nèi)部實(shí)行統(tǒng)一的核算標(biāo)準(zhǔn)，實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)核算的自動(dòng)化和信息化。比如說(shuō)郵政企業(yè)在報(bào)銷報(bào)賬系統(tǒng)中設(shè)置了一千多個(gè)經(jīng)濟(jì)事項(xiàng)，這些經(jīng)濟(jì)事項(xiàng)分別對(duì)應(yīng)不同的核算科目和預(yù)算科目，業(yè)務(wù)人員在使用的過(guò)程中能夠根據(jù)不同的情況選用不同的經(jīng)濟(jì)實(shí)現(xiàn)進(jìn)行財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的傳輸，經(jīng)過(guò)審核、處理之后，財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)在ERP 系統(tǒng)內(nèi)部自動(dòng)的生成，然后生成之后的信息會(huì)同步更新財(cái)務(wù)模塊中的應(yīng)付賬款、總賬模塊、管理會(huì)計(jì)模塊、預(yù)算模塊，降低了由于漏項(xiàng)產(chǎn)生的偏差，能夠?qū)崿F(xiàn)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)的規(guī)范性和一致性。

（三）業(yè)務(wù)與財(cái)務(wù)系統(tǒng)的協(xié)同，保證經(jīng)濟(jì)事項(xiàng)有效性

ERP系統(tǒng)的使用能夠緊密的將業(yè)務(wù)系統(tǒng)與財(cái)務(wù)系統(tǒng)聯(lián)系起來(lái)，使財(cái)務(wù)系統(tǒng)在做賬的過(guò)程中能夠依托業(yè)務(wù)的實(shí)際發(fā)生進(jìn)行，能夠充分的保證經(jīng)濟(jì)事項(xiàng)發(fā)生的真實(shí)有效。信息化系統(tǒng)的應(yīng)用改變了傳統(tǒng)的記賬模式，能夠利用ERP系統(tǒng)將業(yè)務(wù)系統(tǒng)和財(cái)務(wù)系統(tǒng)進(jìn)行集成，促進(jìn)各個(gè)業(yè)務(wù)部門的業(yè)務(wù)活動(dòng)記錄的規(guī)范化，能夠?qū)⒏鱾€(gè)部門業(yè)務(wù)進(jìn)行規(guī)范化的錄入到資源計(jì)劃系統(tǒng)中，各個(gè)部門緊密合作，各司其職，過(guò)程中數(shù)據(jù)共享，提升了郵政企業(yè)的財(cái)務(wù)管理水平和效率。

三、郵政企業(yè)財(cái)務(wù)管理中ERP系統(tǒng)的建設(shè)的對(duì)策和建議

（一）提升ERP系統(tǒng)財(cái)務(wù)管理操作的效率

隨著郵政企業(yè)的業(yè)務(wù)量不斷增加，在使用ERP資源計(jì)劃系統(tǒng)時(shí)，應(yīng)當(dāng)對(duì)企業(yè)的業(yè)務(wù)進(jìn)行全面的分析，制定一個(gè)有針對(duì)性的管理系統(tǒng)。除了最初財(cái)務(wù)模塊內(nèi)引入的應(yīng)收賬款、總賬、管理會(huì)計(jì)、報(bào)表模塊以及應(yīng)付賬款模塊外，在使用過(guò)程中還引入了大量的新功能，使財(cái)務(wù)管理的信息化水平逐漸提升，財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性也得到了保障。在系統(tǒng)開發(fā)的時(shí)候要具有針對(duì)性，對(duì)郵政企業(yè)的不同業(yè)務(wù)類型進(jìn)行分類，能夠滿足郵政企業(yè)經(jīng)營(yíng)發(fā)展的具體要求。加強(qiáng)不同的子公司之間的數(shù)據(jù)共享，提升ERP系統(tǒng)財(cái)務(wù)管理的數(shù)據(jù)，建立數(shù)據(jù)稽核的制度和自助式的知識(shí)庫(kù)，規(guī)范數(shù)據(jù)的管理，通過(guò)系統(tǒng)培訓(xùn)，使得財(cái)務(wù)管理人員能夠熟練地使用ERP系統(tǒng)的財(cái)務(wù)管理模塊，通過(guò)ERP系統(tǒng)的升級(jí)，使得郵政企業(yè)原來(lái)的“記賬型財(cái)務(wù)”“核算型財(cái)務(wù)”逐步向“價(jià)值型財(cái)務(wù)”“服務(wù)型財(cái)務(wù)”的轉(zhuǎn)變。針對(duì)財(cái)務(wù)模塊，建立系統(tǒng)深化應(yīng)用的目標(biāo)，重點(diǎn)解決好系統(tǒng)功能完善和加強(qiáng)集成應(yīng)用等方面的問(wèn)題，保證郵政企業(yè)內(nèi)部的數(shù)據(jù)共享，為財(cái)務(wù)管理工作提供有力支撐，提升ERP系統(tǒng)財(cái)務(wù)管理的操作效率。增加ERP系統(tǒng)離線功能，能夠保證在突發(fā)的情況下，保證郵政企業(yè)的財(cái)務(wù)管理模塊正常的運(yùn)行，同時(shí)也確保郵政系統(tǒng)ERP系統(tǒng)建設(shè)的安全性和信息傳遞的有效性。

（二）明確業(yè)務(wù)系統(tǒng)職責(zé)范圍，實(shí)現(xiàn)核心業(yè)務(wù)財(cái)務(wù)一體化

資源計(jì)劃系統(tǒng)的核心關(guān)鍵是業(yè)務(wù)財(cái)務(wù)一體化。在信息收集方面，按照業(yè)務(wù)發(fā)生部門發(fā)起的原則，由業(yè)務(wù)系統(tǒng)的相關(guān)人員按照業(yè)務(wù)發(fā)生的實(shí)際情況發(fā)起流程，然后經(jīng)過(guò)審核之后，信息及數(shù)據(jù)流轉(zhuǎn)至財(cái)務(wù)部門，財(cái)務(wù)部門根據(jù)流轉(zhuǎn)過(guò)來(lái)的信息入賬。財(cái)務(wù)信息處理方面，根據(jù)預(yù)先設(shè)置好的ERP系統(tǒng)的參數(shù)，會(huì)計(jì)憑證可以自動(dòng)生成，財(cái)務(wù)系統(tǒng)根據(jù)業(yè)務(wù)單據(jù)，對(duì)系統(tǒng)生成的資料進(jìn)行審核，完成財(cái)務(wù)入賬，那些沒(méi)有在ERP系統(tǒng)進(jìn)行集成的業(yè)務(wù)，需要財(cái)務(wù)人員手工處理。財(cái)務(wù)報(bào)表生成方面，需要財(cái)務(wù)管理人員將系統(tǒng)的總賬數(shù)據(jù)錄入合并報(bào)表模塊，財(cái)務(wù)部門進(jìn)行流程控制運(yùn)算的進(jìn)行，完成財(cái)務(wù)報(bào)表的編制工作。（此段主要講明確不同人的不同的職責(zé)，這樣防止出現(xiàn)系統(tǒng)運(yùn)行不暢）

（三）加強(qiáng)財(cái)務(wù)信息安全管理，防止出現(xiàn)不可控風(fēng)險(xiǎn)

建立比較嚴(yán)格的風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警機(jī)制，能夠防止系統(tǒng)被黑客侵害，保證財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的安全。首先，在使用的時(shí)候限制財(cái)務(wù)系統(tǒng)的人員的使用權(quán)限，能夠?qū)ω?cái)務(wù)管理人員的權(quán)限進(jìn)行限制，業(yè)務(wù)部門系統(tǒng)的人員，只能通過(guò)既定的端口進(jìn)行數(shù)據(jù)上傳，并不能夠共享其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)和財(cái)務(wù)系統(tǒng)的數(shù)據(jù)。在使用過(guò)程中可以設(shè)置專門的信息化管理員，對(duì)公司管理人員的權(quán)限根據(jù)需要進(jìn)行調(diào)整，使得系統(tǒng)能夠更加貼合企業(yè)的需要。為了防止一部分財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的泄露，企業(yè)在使用ERP系統(tǒng)的過(guò)程中需要設(shè)置專門的網(wǎng)絡(luò)通道，建立風(fēng)險(xiǎn)預(yù)防機(jī)制，ERP系統(tǒng)使用的網(wǎng)絡(luò)不應(yīng)當(dāng)與外部的網(wǎng)絡(luò)連通，更不能直接使用外部的網(wǎng)絡(luò)，這樣有利于降低病毒的入侵，提升企業(yè)ERP系統(tǒng)的安全性，保證郵政企業(yè)財(cái)務(wù)信息不被泄露。

（四）成立專門領(lǐng)導(dǎo)小組，推進(jìn)ERP系統(tǒng)建設(shè)

由于ERP 系統(tǒng)的使用涉及集團(tuán)內(nèi)部的各個(gè)部門，因此如何保證各個(gè)部門的使用的暢通成為了該系統(tǒng)應(yīng)用的關(guān)鍵問(wèn)題之一。為此，郵政企業(yè)在系統(tǒng)內(nèi)部建立了通報(bào)機(jī)制，旨在強(qiáng)化ERP系統(tǒng)的應(yīng)用管理，提升系統(tǒng)運(yùn)行的質(zhì)量。首先，設(shè)立專門的領(lǐng)導(dǎo)小組，推進(jìn)ERP系統(tǒng)的應(yīng)用，對(duì)各個(gè)財(cái)務(wù)部門的ERP 系統(tǒng)應(yīng)用提供相應(yīng)的指導(dǎo)，并對(duì)其的應(yīng)用效果進(jìn)行考核，著重優(yōu)化考核指標(biāo)體系，通過(guò)考核對(duì)各個(gè)財(cái)務(wù)系統(tǒng)的應(yīng)用成果進(jìn)行評(píng)分，最后將評(píng)分結(jié)果進(jìn)行通報(bào)，針對(duì)不足之處提出整改意見(jiàn)，逐步優(yōu)化財(cái)務(wù)系統(tǒng)ERP的應(yīng)用;其次，各個(gè)分公司為更好地應(yīng)用ERP信息管理系統(tǒng)，均制定了與之使用相適應(yīng)的規(guī)章制度，并針對(duì)ERP系統(tǒng)的使用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，定期上報(bào)集團(tuán)公司;最后，ERP系統(tǒng)推廣小組收集各個(gè)二級(jí)單位的使用數(shù)據(jù)，對(duì)整個(gè)ERP 系統(tǒng)的應(yīng)用進(jìn)行評(píng)估，為公司下一步的發(fā)展提供決策支持。

四、結(jié)語(yǔ)

郵政企業(yè)中ERP系統(tǒng)的建設(shè)和使用，給郵政財(cái)務(wù)管理工作帶來(lái)了質(zhì)的飛躍，隨著ERP系統(tǒng)的不斷優(yōu)化和完善，習(xí)慣的傳統(tǒng)思維正在逐步被改變，為實(shí)現(xiàn)郵政企業(yè)的精細(xì)化管理奠定了基礎(chǔ)，能夠幫助郵政企業(yè)提升企業(yè)運(yùn)營(yíng)管理水平和財(cái)務(wù)管理的效率。

（作者單位為中國(guó)郵政集團(tuán)公司唐山分公司）

[作者簡(jiǎn)介：常亞榮（1976—），女，河北唐山人，本科，會(huì)計(jì)師，研究方向：ERP系統(tǒng)在郵政企業(yè)的應(yīng)用、對(duì)其財(cái)務(wù)管理的作用。]

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