人事檔案在高校人力資源管理中的作用及應用途徑分析

韓云松

摘? 要：人事檔案作為人力資源管理工作中的核心部分，更要與時俱進地跟上這個時代的節奏，高校在不斷地進行規模的建設與擴大之時，不僅要注重檔案工作的良性發展，實時地更新管理手段。當前，各高校在進行人事檔案登記工作時，逐漸采取用電子檔案來取代傳統的紙質檔案記錄的方式，使得高校人力資源部門的管理效率能更快捷地得到大幅度的提升，從而更全面地維護高校人事檔案的真實性和私密性。

關鍵詞：人事檔案? 高校? 人力資源管理? 作用? 管理途徑

中圖分類號：G275.9? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? 文獻標識碼：A? ? ? ? ? ? ? ? ? 文章編號：1674-098X（2020）09（a）-0156-03

Abstract： As the core part of human resource management， personnel file must keep up with the pace of the times. When universities continue to build and expand their scale， they must not only pay attention to the sound development of archives work， but also real-time update management methods. At present， in the registration of personnel files， colleges and universities have gradually adopted the method of replacing traditional paper records with electronic files， so that the management efficiency of the human resources departments of universities can be greatly improved more quickly， and thus more comprehensive maintain the authenticity and privacy of university personnel files.

Key Words： Personnel files; Colleges and universities; Human resource management; Role; Management approach

現階段的人事檔案記錄對于各高校在進行人力資源管理工作時，不僅能為其提供重要的參考依據，更能對人力資源管理質量的評估產生更直接的影響[1]。人事檔案在高校人力資源管理中扮演著重要角色。所以，高校更要不間斷地結合實際情況，提出更具系統的管理策略，從而更好地保障高校人力資源管理工作的高效運行。

1? 現今高校人力資源部門對于人事檔案的管理現狀

首先，在市場經濟不斷地推動下，高校與社會之間的人才交流與發展日益緊密，為了滿足社會對于現今高技能人才的輸送要求，各高校之間仍然普遍存在著人檔分離的問題，由于人才市場的流動性的加大，高校在進行檔案調動的程序相對來說比較復雜，且手續繁瑣難以形成一個成熟的檔案調動與歸檔管理體系。

其次，由于人力資源管理工作并不是各高校的一線教育工作[2]，其重視的程度遠遠不如其他部門的管理工作，所分配的管理人員也相對來說并不專業且大多數年齡偏大，對于數字化的更新手段需要更多的時間去適應，這也是目前大多數高校仍然保持傳統的紙質檔案記錄的原因之一，這顯然是跟不上現今高校的發展腳步，也就直接導致了檔案記錄內容的完整性與真實性相對來說不夠理想，因而對其他工作的開展產生了更大的阻礙，進一步制約了對高校的整體教育水平的提高[3]。

2? 人事檔案在高校人力資源管理中的重要性

高校開展人事檔案管理工作的初衷，一方面是為了更便利地進行人力資源管理，兩者之間的有機結合，才能更全面更充分地為高校的良好發展奠定基礎;另一方面，保證人事檔案的完整性和真實性的基礎上，不僅能為高校領導階層在進行各種重大決策時，提供重要的參考依據[4]，并且高校可以通過人事檔案記錄的相關信息，來完善各項規章制度的制定，更好的保障了各項管理工作的高效運行。由此可見，人事檔案在高校人力資源管理中扮演的角色是極其重要且不可替代的[5]。

3? 人事檔案在高校人力資源管理中的應用途徑

3.1 健全人事檔案管理制度 推動人事檔案管理法制化

從人事檔案發展的長遠歷程來看，首先要做的理應是建立一套健全的人事檔案管理制度，有效地規范人事檔案的相關工作細節，包括建立檔案的信息收集與整理、歸檔的信息更新、檔案私密保管以及后期的利用與調動等各個項目，都要實行嚴格的制度化管理，從而更好地提高各項工作的執行力度，對人事檔案的信息登記工作進行及時的更新與完善，在檔案的保管工作中，亦要按照科學的分類進行整理，從人員的分類逐漸過渡到職能的分類中，并隨著高校的規模擴建，實時的建立更全面的分類準確且編排有序的分類體系，提高每卷檔案的完整性、真實性以及實用性的同時，保障人事檔案的管理工作能有序的開展。

其次，要適當的推動人事管理的法制化，在法制基礎上對管理制度進行不定期的改進與完善，保障人事檔案的管理工作有法可依，且每個程序正常運轉的同時，必須是建立在相關法律知識的依據之下，高校人力資源部門可以通過定期的法制宣傳工作，來提升人事檔案管理工作的自覺性和強化意識，且按照相關的規章制度和法制規定，對不同的檔案的真實性以及完整性具備強有力的甄別能力，并且能夠更具精細化地完成相關審核工作，以此保證每卷檔案的信息能夠準確無誤地進行登記，在科學分類以后，妥善地完成最后的裝訂工作。

3.2 建立數字化信息管理系統 維護信息完整性與真實性

隨著數字化社會的變化與發展，在高校人事制度改革的大環境之下，雖然人事檔案的功能有所削弱，但改革的重點不是為了取締高校人事檔案的內容管理，而是為了更好提升其管理工作的效率，更好地為人力資源工作開展提供便捷化的服務。

為了更好的維護高校人事檔案的真實性和完整性，通過在高校的檔案管理工作中加強各部門的協調工作，并適當的建立人事管理的信息化系統，實現各部門之間的信息共享。在進行校園網的創建時，可以適時的將高校的人力資源管理系統、財務管理系統以及其他相關管理系統等進行統一整合，建立一套便于進行信息交流與共享的數字化信息管理系統，并實行相對開放的管理，以便于適應現代信息化技術的要求，確保人事檔案信息管理的完整性，更有效地提升管理工作的效率與質量。

另一方面，現今社會的服務意識與人本觀念亦隨著社會的發展，在不斷地增強，為了更好地促使人事檔案信息能夠被多元化的利用，互聯網信息技術發揮了相當重要的作用，在進行人事檔案的管理工作時，可以有效的借助數字化技術，推動管理工作逐漸從靜態的存儲工作，向主動個性化服務中轉變，完成人事檔案相關信息的主動收集與整理，并切實地落實好檔案的隱私保護工作，積極地為高校建設提供強有力的數據支撐，并在檔案的歸檔工作中，更全面地添加動態性的電子信息，保障檔案信息的真實性。

3.3 建立人事檔案的信息集成管理模式 提升檔案利用價值

高校的人事檔案管理伴隨著社會的經濟趨勢，正處于穩步的發展當中，相對開放的檔案信息共享以及管理與利用，逐漸成為檔案管理工作發展的方向，為了更高效的協助高校建設數字化的人事檔案管理系統，可以通過建立相對健全的信息集成管理模式，來更好的保障人事檔案的安全性能，同時更快捷地提升其檔案的利用價值。

傳統人事紙質檔案為了確保各檔案工作的安全運行，對于缺少授權文件的人員是禁止入內的，這雖然在一定程度上保護了人事檔案的私密性，但是反而使得檔案真實的利用價值沒有及時地展現，檔案的信息更新也相對來說比較滯后，現今學校可以借助數字化技術，實現檔案信息的集成管理模式，實時地將紙質檔案完成數字化檔案的轉變，并且在以后的人事檔案管理工作中，通過互聯網技術及時地完成相關人事檔案的建立與信息更新，同步進行校園人事檔案網絡系統的設置，添加相應的信息查詢和檢索以及認證通道，滿足用戶對于人事檔案信息的實施查閱以及調動利用，更快捷的實現人事檔案的實用性，其利用價值也得到大幅度的提升。

3.4 建設核心管理隊伍 保障檔案管理工作正常運行

現階段的大多數高校，都建立了與自身教學目標相匹配的教職工人事檔案管理系統，這也就意味著，對于從事人事檔案管理工作的管理人員的技能要求亦有所加高，因此，高校在推動人事檔案的數字化建設的同時，同步提升管理人員的技能水平與工作質量。

首先，人事檔案工作在逐步地實行信息化管理的過程中，要實時的提升管理人員的計算機操作技能水平，不定期地開展各項計算機技術的培訓以及考核，及時的完善管理工作中的各項實際問題，盡可能地減少檔案信息更新操作的失誤，保障信息錄入的高效性與準確性。

其次，管理人員對于高校人事檔案存在的重要性以及實際價值要有極其清晰的認知，高校要實時地培養他們對于檔案管理工作的熱情，以便于開展工作時能夠養成膽大心細的好習慣，盡可能避免一些不必要的錯誤出現，并且要建設一支專業的核心隊伍，通過采取更具針對性的管理措施，提升管理人員自身專業技能的同時，亦要注重培養他們的職業素養，以保障檔案管理工作的順利運行，為各高校的發展發揮出更大的潛力與才能。

4? 結語

綜上述而言之，高校的人力資源部門在進行人事檔案的管理工作中，不僅要與時俱進地跟上現代社會的發展節奏，充分地認識到人事檔案在高校人力資源工作中的重要性，更要合理地借助現代化手段完成管理制度與策略的實時更新，貫徹執行力度，實現人事檔案的利用價值，更加全面地保障人事檔案的管理工作在整體上有所提升，進一步促進高校的人力資源工作能夠更加科學有效的開展。

參考文獻

[1] 胡雪飛，金曉原，龔海潔，等.淺析高校人力資源管理中將人事檔案和業績檔案整合管理的可行性研究[J].福建茶葉，2019，41（6）：163-164.

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[3] 馮君瑩.高校人力資源管理的信息化建設研究——評《高校人力資源管理》[J].新聞愛好者，2019（9）：1.

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