探究當前我國行政執法檔案管理工作中存在的問題與解決措施

張 會

（承德市市場監督管理局，河北 承德 067000）

行政執法檔案涉及的內容繁多，因此管理難度較大，過往由于人為因素、管理漏洞、技術問題等的限制，造成了一些問題的出現，給行政執法工作帶來了一些不利的影響。行政執法檔案既是行政執法過程的記錄和還原，也是后續進行行政復議、訴訟、賠償申請等的依據，其具有非常高的價值。針對行政執法檔案管理工作中存在的問題，需要提出針對性的解決措施，切實提高行政執法檔案管理的 水平。

1 當前我國行政執法檔案管理工作中存在的問題

1.1 行政執法檔案管理的規范化程度不足

我國傳統的行政執法檔案管理主要以人力管理為主，但這種管理方式在實際的操作中容易出現錯漏，隨著時代的快速發展，信息技術的普及改變了傳統的行政執法檔案管理模式，但是由于我國的行政執法檔案信息化管理尚處于初級階段，傳統管理模式和信息化管理模式還在過渡的過程中，造成了一些問題的發生。一方面，傳統模式與信息化管理模式的銜接不充分，造成了在行政執法檔案管理中的一些不規范操作，如人為的對檔案進行修改、檔案歸檔不齊全、檔案調取手續不全等，給行政執法檔案管理工作埋下了一些安全隱患[1]；另一方面，在實際的檔案管理工作中，一些工作人員本身責任心不強，在行政執法檔案的記錄、歸檔和存取過程中存在著一些失職行為，造成了檔案遺失、檔案不全等問題，也給行政執法工作的開展帶來了不利影響。

1.2 行政執法檔案的移交和歸檔程序混亂

行政執法檔案管理工作是一項專業化程度比較高的工作，需要按照嚴格的規章制度和操作流程，對行政執法檔案的記錄、移交、歸檔和調取過程進行規范的操作和嚴格的管理，以更好的配合行政執法工作的開展。但是目前，由于行政執法檔案管理的信息化建設程度參差不齊，一些地區又受到條件限制缺乏專業的人員和手段，導致在行政執法檔案的移交和歸檔環節錯漏頻發，如行政執法檔案歸檔錯誤；檔案文件的標注不規范；檔案移交記錄不完善等，這些問題的發生增加了檔案調取查閱的難度，影響了行政執法工作的整體水平。

1.3 行政執法檔案的管理標準不統一

在我國當前的行政執法檔案管理工作中，檔案管理標準不統一的現象主要體現兩個方面，一方面是行政執法檔案排列方式的不統一，造成了檔案管理上的混亂；另一方面是檔案裝訂方式的不統一，一些單位使用盒裝的方式進行裝訂，一些單位則使用卷組的方式進行裝 訂[2]。這些問題的發生反映了檔案管理部門對現行的行政執法檔案管理制度和《檔案法》執行的不到位，各自為政的檔案管理方式增加了行政執法檔案在后期查閱使用上的難度。

1.4 行政執法檔案管理人員業務水平不足

行政執法檔案的管理是一項專業化程度較高的工作，且需要檔案管理人員具有極高的責任心，本著認真負責的態度細致的對待本職工作，才能盡可能減少人力操作中的錯漏。但是各地區由于發展水平的差異，在行政執法檔案管理工作中也存在著很大的差距，一些地區缺乏專業的檔案管理人才，還有一些工作人員責任心缺失，在本職工作中不夠耐心細致，不能充分認識到檔案管理工作對于開展行政執法的重要作用，也制約了行政執法檔案管理工作的開展。

2 提升我國行政執法檔案管理工作水平的措施

2.1 提升行政執法檔案的管理水平

要保障行政執法檔案管理工作的開展能夠跟上時代的發展和行政執法工作的需求，就需要與時俱進不斷提升當前行政執法檔案管理的水平。一方面，各地應加強對行政執法檔案管理工作的重視，檔案管理對整個行政執法工作具有非常寶貴的借鑒和指導意義，同時也是開展后期相關工作的依據，更是提升我國行政執法水平的保障。因此各地行政執法部門應當正視檔案管理工作的重要性，組織相關人員展開對《檔案法》的深入學習，定期組織關于檔案管理技能提升的培訓、講座和活動，從思想上強化對檔案管理工作的認識[3]；另一方面，加大對行政執法檔案管理工作的人力、物力、財力投入，補充專業的檔案管理人才，引進先進的信息化管理工具，完善現有的行政執法檔案管理制度和流程，提升檔案管理的整體水平。

2.2 完善行政執法檔案移交和歸檔的流程

在現有的行政執法檔案管理工作中，存在著大量的檔案歸類混亂，檔案記錄不完善，檔案內容不齊全等問題，針對這些問題，需要依據行政執法檔案的具體內容和特點，對各類文件資料進行分類和整體，確保行政執法檔案的組卷合理，檔案內的文件齊全、排列規范清晰，檔案案卷標題完善明了，檔案保管期限準確，檔案裝訂方式一致且美觀實用，通過按照一套完善的檔案管理制度和統一的標準開展檔單管理工作，確保檔案移交和歸檔的規范化，為后期的調取查閱提供便利。

2.3 提高行政執法檔案管理的信息化水平

隨著信息技術的快速發展，我國行政執法檔案管理工作也應逐步從傳統的人力模式向信息化和自動化的方向進行過渡，重視行政執法檔案管理的信息化建設，開發與應用適合的檔案管理系統，實現對行政執法檔案的信息采集、整理、分類、查詢、檢索等功能，提升工作人員的信息化管理水平，可以熟練利用信息化管理平臺實現行政執法檔案的在線調取、傳送、歸檔、審查等功能，借助行政執法檔案管理的信息化建設，提升檔案管理的效率，減少錯漏的發生[4]。

2.4 加強對行政執法檔案管理人員的培育

行政執法檔案管理工作的專業化要求高，且需要工作人員具備高度的耐心和責任心，并且隨著行政執法檔案管理工作的信息化建設，更需要工作人員具備良好的信息素養，能夠熟練的掌握各類信息化檔案管理工具的操作。因此，相關的執法部門應加強對行政執法檔案管理人員的培育，定期開展相關的培訓活動，學習先進的檔案管理知識；強調檔案管理工作對行政執法和法治社會建設的重要性，加強檔案管理人員的責任意識；加強管理力度，獎懲分明，為優秀的檔案管理人員提供良好的晉升和發展渠道，吸納更多專業人才的加入，共同將行政執法檔案管理系統建設的更加完善。

3 結論

行政執法檔案管理工作對于開展執法活動，還原執法過程，建設法治社會具有十分重要的價值。針對行政執法檔案管理工作中存在的一些問題，需要立足于當前，不斷加強對檔案管理工作的重視，提升管理水平，吸納優秀人才，完善信息化建設，為行政執法工作的開展提供良好的保障。