醫院人事檔案和大數據的融合發展

張海紅，黃凱

(山西醫科大學第二醫院，山西 太原 030001)

我院系省城建院歷史最早的集醫療、教學、科研、預防、保健和康復于一體的大型三級甲等綜合醫院。由醫院本部、西院和南院區三個院區組成(即“一院三區”)，輻射省內醫聯體醫療機構50余家，規劃開放床位5 000 張，目前實際開放2 300余張。目前有在崗職工3 600余人，由衛生編制(含差額編制、自收自支編制)、教學編制、聘任制、合同制、勞務派遣、退休返聘、外聘專家、臨時用工等10余種身份人員組成，涵蓋醫療、教學、檢查、檢驗、藥學、后勤保障、管理等40 余個崗位。每個崗位由正高、副高、中級、初級(師、士)等能級構成。人力資源管理復雜、難度大，管理要求也非常高。隨著大數據時代的到來，國家對大型公立醫院開展了全方位的績效考核工作，各方面工作的提升均對醫院的人力資源管理，尤其是人事檔案管理提出了更高更新的要求，傳統的人力資源管理面臨諸多方面挑戰，但同時也會迎來新的發展機遇[1]。

隨著近年來我國社會和經濟水平的快速提升，檔案資料在各項工作中的作用也越來越重要，而檔案資料的準確性和完整性問題也日益凸顯出來。醫院人事檔案管理工作具有任務重、責任大等特點，通過檔案管理信息化的建設，不但能夠使檔案的準確性和完整性得到大幅度的提高，同時還能明顯提高檔案的使用效率和查閱速度，進而更好地促進現代化醫院管理模式的發展[2]。由此可見，人事檔案管理信息化建設將是醫院未來發展中的必然趨勢和要求。

1 人事檔案管理信息化的優越性和必然性

1.1 信息化技術使人事信息采集更為簡捷

信息化技術在人事檔案管理領域中的應用，可以有效地減輕傳統人事檔案管理人員的工作量和勞動強度；可以實現對人事檔案信息的高敏捷性管理，即實現人事信息發生變化時能夠及時進行記載、存儲與展示；可以實現多維度快速進行信息的登錄，確保了人事信息的全面性和準確性；可以有效地避免手工記載時所出現的缺檔和斷檔情況的發生；可以有效減輕人事信息的重復錄入工作量。我院人員身份繁多、崗位技術含量各異、評價方法多樣，準確全面地采集人員的基本信息和工作量信息尤為重要，但信息采集的工作量卻十分復雜繁重，各管理部門可以利用信息系統從多個維度分別錄入同一人員的信息。這就大大提高了工作效率。

1.2 信息化技術使人事檔案信息處理更及時和快速

通過對人事檔案數字化處理，可以及時快速地對人事檔案進行采集、存儲、分析、傳輸和展示等處理；可以有效地保證人事檔案信息管理的準確性、連續性、敏捷性；可以利用信息技術優勢，在幾分鐘之內自動完成人事信息的數據深度分析，為決策提供高質量、高水平的依據。

1.3 信息化技術使人事檔案管理具有強大搜索功能

對人事檔案信息管理的終極目的是如何利用檔案信息更好地服務于人力資源管理[3]。實現檔案管理信息化，可以為員工個人自我管理、科室級管理、院級管理提供多層次快速查詢的功能，更利于實現員工的自我管理，管理層可以快速地對個人的檔案信息進行全面的了解，過去需要多日多人完成的工作，只需少許操作即可完成查詢功能；可以為實現對員工職業生涯規劃及全面績效管理等方面提供詳實依據，實現人力資源的合理配置。

1.4 信息化技術使人事檔案管理信息管理留痕可追溯

人事檔案信息的準確性、及時性、敏捷性、客觀性及其固化是人力資源管理最重要的基礎。信息化技術可以實現信息采集、存儲、分析、利用、查詢、變更等全過程的痕跡管理，較傳統的人事檔案管理手段而言，它的信息鏈、責任鏈更為清晰，權威性更高?？梢杂行У乇苊鈧鹘y人事檔案管理工作中由于信息的不全而導致糾紛的復雜化等問題，從而為人事糾紛的處理提供有效的幫助。

1.5 信息化技術使人事檔案信息安全水平大幅提升

人事檔案需要具有較強的保密性，針對不同人群，管理權限清晰而又復雜[4]。而利用密碼技術、電子簽名(即CA)技術實現多角色分級授權，完善和強化了保密措施，不僅符合人事檔案的保密要求且為群眾提供更為便利的服務。

1.6 信息化技術使人事檔案信息記錄由自然語言上升為結構化語言

傳統的人事檔案信息中，絕大多數信息均使用自然語言方式采集，雖然實現了信息的采集和記錄，但自然語言記錄方式不利于人們對信息的利用效率，更無法對信息進行深度挖掘，更不可能為各級領導決策提供高質量的依據。2010年，我院啟動人力資源信息化建設工作，人事檔案信息補錄與完善是人力資源管理信息系統建設的最重要的組成部分，經過全面認真的收集、核對，我院完成了人力資源管理信息系統的部署并投入使用。在干部任免工作中，利用信息系統完成了候選人等信息的深度挖掘分析工作，為院領導識駿馬、選人才提供了大量有價值、可靠的決策依據，提高了選人用人質量。

2 人類進入大數據時代，人事檔案管理工作面臨新的挑戰和機遇

2.1 加強對人事檔案管理數據化工作的重視

加入WTO十幾年來，我國市場經濟體制日臻完善，人員流動日益頻繁，人力成本以及人力管理成本也隨之增加。如何幫助員工提升職業生涯規劃水平，如何深度挖掘人力潛能，如何使員工高水平展現才華，提升人力資源使用水平，是我們人力資源管理者無法回避的重要課題。面對這種情況，首先要加強對人事檔案管理工作的重視度，其次要全面提高人事檔案管理工作的高效性和科學化。在實際工作中積極學習先進的數據化管理模式，通過構建數據庫，實現對人事檔案的數據化管理。

2.2 創建和優化人事檔案管理流程

基于大數據時代背景下，各種信息技術、標準化技術和多媒體技術的快速發展，為人事檔案管理工作的優化提供了重要的技術保障。在當前人事檔案管理工作中，要積極引進并利用多媒體設備和信息技術，加快推動人事檔案信息化處理和建設，在確保信息安全的情況下，充分地運用大數據、云計算等新興技術開展云服務，實現人事檔案管理工作流程的全面優化，以此來提高人事檔案管理工作的效率，實現人事檔案管理的規范化和標準化。

2.3 構建人事檔案管理大數據平臺信息系統

為了全面提高人事檔案管理工作效率，我院建立人事檔案大數據管理平臺，基于數據的標準化和開放性，進一步提升人事檔案的管理效率。人事處通過利用大數據管理平臺，實現了對員工個人信息資料的統一收集、整理、查閱、利用，更好地發揮了人事檔案管理的優勢。另外，還借助于大數據技術、云計算、WEB技術優勢，對人事檔案信息資料進行有效整合和擴充，及時更新了人事檔案信息資源，極大地提升人事檔案管理水平。

2.4 加強了數據庫管理力度

大數據技術的發展使人事檔案管理工作發生了顛覆性的變化，在人事檔案大數據建設過程中，依托了大量的原始信息構建基礎人事檔案數據庫。在檔案數據庫建設過程中，采用了國內外的先進技術標準和管理標準。通過構建一系列具有通用性和標準化的數據庫，為檔案查閱和利用提供更多的便捷性。在檔案數據庫建設工作中，我們完善檔案數據庫管理制度，以確保數據的完整性、安全性和應用系統功能的實現，實現真正意義上的檔案資源的及時更新和高度共享[5]。

2.5 加強檔案管理人員培訓，提升其綜合素質

首先，對我院檔案管理人員進行了多層次培訓。結合我院實際以及大數據時代的各種要求，采用各種培訓方法，提升工作人員的信息化素養，使我們能順利勝任大數據背景下的人事檔案管理工作。其次，我們積極參加專題學術活動、業務交流會議、在線交流活動等，學習和掌握先進的檔案管理方法和技能，了解大數據時代的發展趨勢，迎接和適應大數據時代的挑戰。

3 結 語

基于信息化環境下的人事信息管理模式及人事檔案管理現代化建設模式，對實現醫院的人事人才信息管理工作有著非常突出的現實意義。醫院應該創造條件盡快實現本單位的人事檔案管理的信息化，完成檔案管理的根本變革。隨著現代科技的迅猛發展，人事檔案數字化建設和管理是發生在人事檔案管理領域的一場革命，人力資源管理的重要性日益凸顯。利用現代科技技術保存數字化檔案信息，對已經熟悉了傳統檔案管理方法的工作人員來講無疑是一個巨大的挑戰，加強人事檔案管理的信息化建設，已經成為人事檔案管理的一個主要趨勢和重要途徑[6]。在云計算、大數據背景下，應該充分發揮大數據技術的重要作用，將其與人事檔案管理工作相融合，創新檔案管理理念和檔案管理服務模式，檔案管理人員要樹立大數據意識，并及時構建完善的人事檔案數據庫，為人事檔案的管理和數據開發利用奠定良好的基礎[7]。