高校綜合管理系統(tǒng)優(yōu)化的探索
——基于信息整合視角

■楊詩雅

（長(zhǎng)安大學(xué)經(jīng)管學(xué)院）

1 引 言

目前，隨著高校信息建設(shè)的不斷推進(jìn)，高校管理愈趨向完全的線上管理，校園網(wǎng)絡(luò)覆蓋全校，各種信息系統(tǒng)已深入學(xué)生和教師的學(xué)習(xí)、工作、生活中。但調(diào)查發(fā)現(xiàn)，高校各種應(yīng)用系統(tǒng)在不同環(huán)境中獨(dú)立運(yùn)行，彼此之間數(shù)據(jù)難以共享，出現(xiàn)師生各種信息重復(fù)統(tǒng)計(jì)、校院班聯(lián)動(dòng)性不強(qiáng)、信息通知不及時(shí)不到位，課堂信息化弱等現(xiàn)象，導(dǎo)致了教學(xué)管理效率的下降。下面通過探索高校教學(xué)管理現(xiàn)狀和出現(xiàn)的問題，分析信息整合能夠帶來的優(yōu)勢(shì)，同時(shí)為探索高校綜合管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)開發(fā)給出建議，也為高校信息化系統(tǒng)的應(yīng)用提出有效途徑。

2 高校實(shí)踐教學(xué)管理現(xiàn)狀分析

2.1 信息化建設(shè)初具規(guī)模

信息技術(shù)飛速發(fā)展帶動(dòng)了高校信息技術(shù)的建設(shè)取得了重大進(jìn)展。特別是近幾年來高校在網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施、信息系統(tǒng)建設(shè)上有了很大的突破。校園基礎(chǔ)網(wǎng)絡(luò)投入規(guī)模大，同時(shí)其用戶達(dá)到了相當(dāng)?shù)囊?guī)模，網(wǎng)絡(luò)用戶涵蓋了教師、各類學(xué)生和職工，用戶可以網(wǎng)上辦公、網(wǎng)上管理、網(wǎng)上教學(xué)并由校園網(wǎng)提供在線繳費(fèi)等網(wǎng)上服務(wù)。現(xiàn)如今，高校大多數(shù)以建立起覆蓋全校的校園網(wǎng)，并開發(fā)了多種關(guān)于教學(xué)、生活、就業(yè)實(shí)踐等應(yīng)用軟件，各個(gè)部門如學(xué)工部、教務(wù)處、計(jì)財(cái)處、圖書館等都擁有了獨(dú)立的信息化管理系統(tǒng)。同時(shí)，高校還擁有專屬于本校的信息門戶平臺(tái)，囊括了師生信息、課程信息、在線學(xué)習(xí)等多種功能。這些應(yīng)用軟件和信息平臺(tái)的使用提升了工作的效率，增加了資源的共享水平，有助于高校教學(xué)工作的開展。

2.2 高校擴(kuò)招，教學(xué)管理任務(wù)加重

自1999年啟動(dòng)的高校擴(kuò)招教育改革政策，為高校校園新添了許多發(fā)展力量，長(zhǎng)達(dá)13年的擴(kuò)招使我國各類高等教育于2013年在學(xué)總規(guī)模達(dá)到3460萬人，高等教育毛入學(xué)率達(dá)到34.5%。2019年高職擴(kuò)招100萬人，我國高等教育毛入學(xué)率超過50%，進(jìn)入高等教育普及化階段，學(xué)生人數(shù)、管理隊(duì)伍、師資力量不斷增加校園綜合管理難度也不斷提高，信息系統(tǒng)的進(jìn)步并不能滿足這一需求。雖然高校為了改善傳統(tǒng)人工辦公條件，配備了計(jì)算機(jī)和打印機(jī)等設(shè)備，但許多工作仍采用人工管理，造成工作時(shí)間長(zhǎng)、準(zhǔn)確度低等問題。隨著在校生數(shù)量的不斷增加，數(shù)據(jù)信息量巨大，必須依靠高效率的教學(xué)管理系統(tǒng)支撐。教學(xué)管理任務(wù)的加重更催動(dòng)了信息化的步伐，信息系統(tǒng)使得業(yè)務(wù)處理更加標(biāo)準(zhǔn)化。

2.3 大數(shù)據(jù)時(shí)代來臨帶來新的機(jī)遇和挑戰(zhàn)

大數(shù)據(jù)時(shí)代來臨，高校教學(xué)管理系統(tǒng)也應(yīng)順應(yīng)時(shí)代潮流，引入新技術(shù)發(fā)展自身。大數(shù)據(jù)技術(shù)能夠給高校工作帶來許多進(jìn)步，例如可以通過大數(shù)據(jù)進(jìn)行學(xué)生成績(jī)的評(píng)估、貧困補(bǔ)助評(píng)估等。這種大數(shù)據(jù)篩選的方法比傳統(tǒng)方法更為準(zhǔn)確合理。隨著高校對(duì)塑造全能型人才的教育方向轉(zhuǎn)變，社會(huì)對(duì)全能型人才的需求轉(zhuǎn)變，大學(xué)生需要在大學(xué)四年中不斷學(xué)習(xí)多方面的技能、提高自己對(duì)外界的學(xué)習(xí)和接受能力，因此大學(xué)生的行程安排就不僅限于上課自習(xí)，還有很多的比賽、活動(dòng)、部門工作、校外考試等需要參與。同樣地，對(duì)于學(xué)生此類能力的發(fā)掘，也可依賴于大數(shù)據(jù)技術(shù)。做好信息整合，發(fā)展信息管理系統(tǒng)將是順應(yīng)大數(shù)據(jù)發(fā)展的前提和基礎(chǔ)工作。

3 高校信息化建設(shè)中存在的問題

3.1 高校自建部門系統(tǒng)之間過于孤立

在信息系統(tǒng)建立時(shí)，沒有考慮到各部門間的協(xié)調(diào)與配合，沒有一個(gè)統(tǒng)一的信息整合平臺(tái)，形成了一個(gè)個(gè)“信息孤島”。這導(dǎo)致本可以共享的信息重復(fù)的收集錄入，大幅地增加了工作量，降低了工作效率。高校日常的教學(xué)管理建立起多種系統(tǒng)，包括教務(wù)系統(tǒng)、一卡通系統(tǒng)、財(cái)務(wù)、圖書館系統(tǒng)等等。各個(gè)部門獨(dú)立運(yùn)行自己的系統(tǒng)進(jìn)行業(yè)務(wù)處理，運(yùn)行模式方便了自身的管理，但彼此之間卻沒有任何聯(lián)系。當(dāng)師生用戶需要辦理某項(xiàng)業(yè)務(wù)時(shí)，需要交換使用不同的應(yīng)用平臺(tái)，耗時(shí)耗力。部門本身在進(jìn)行基本信息的設(shè)置和處理時(shí)也進(jìn)行了大量重復(fù)性工作，導(dǎo)致效率下降。通過建立起以數(shù)據(jù)整合和共享為基礎(chǔ)的統(tǒng)一信息平臺(tái)，給各部門管理人員和師生提供一站式校園服務(wù)，使用共同的數(shù)據(jù)庫、共同的用戶管理和認(rèn)證系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)應(yīng)用的集成，提高各類信息的利用率，極大地降低信息錄入次數(shù)，簡(jiǎn)化了使用者和管理者雙方的操作程序。

3.2 市場(chǎng)輔助軟件進(jìn)入，危害學(xué)生個(gè)人信息安全

各高校均需要并存在高校管理系統(tǒng)，但因其功能不可能全面覆蓋、精準(zhǔn)面對(duì)全部教師、學(xué)生等群體需求，故而涌現(xiàn)出大量輔助教學(xué)、管理工具，滿足學(xué)生工作需求，便于高校群體生活、學(xué)習(xí)、工作相分離，提高用戶工作效率。高校信息系統(tǒng)功能分散、操作不易，使得市場(chǎng)上的高校教學(xué)輔助軟件和平臺(tái)進(jìn)入校園。當(dāng)前市場(chǎng)內(nèi)各服務(wù)性質(zhì)的高校輔助軟件魚龍混雜，諸如超級(jí)課程表、PU口袋校園等軟件層出不窮，但功能單一又不適配。在校園信息化背景下，商業(yè)軟件公司為校園公共事務(wù)需求所開發(fā)與推廣的服務(wù)軟件，存在良莠不齊的現(xiàn)象。當(dāng)前教育市場(chǎng)需求大，各類校園APP迅速涌現(xiàn)，對(duì)各類軟件的使用使得學(xué)生信息安全也無法得到保證。2019年3月初教育部提出，開展校園APP專項(xiàng)調(diào)研，治理校園APP亂象。把握市場(chǎng)發(fā)展方向，緊跟教育改革步伐，一個(gè)兼?zhèn)湫畔⒒桶踩缘男@輔助教學(xué)系統(tǒng)在未來將具有更大的發(fā)展空間和前景。信息整合系統(tǒng)的建立完全可以實(shí)現(xiàn)此類輔助系統(tǒng)的功能，基于統(tǒng)一的數(shù)據(jù)庫，實(shí)行統(tǒng)一的用戶管理和界面管理，可以方便快捷地實(shí)現(xiàn)校園信息發(fā)布、教學(xué)資源共享、課程信息交流等功能。

3.3 校院班三級(jí)系統(tǒng)的聯(lián)動(dòng)性不足

學(xué)校學(xué)院在學(xué)生工作方面存在不足，層層管理體制阻礙了學(xué)生工作的有效開展，不能精準(zhǔn)的把握和推進(jìn)，導(dǎo)致信息發(fā)布的不到位、不及時(shí)，使得教學(xué)管理效率下降。信息整合平臺(tái)能夠改善當(dāng)前學(xué)校學(xué)院學(xué)生工作的困局，基于此建設(shè)全新的信息通知平臺(tái)，相關(guān)信息通知到指定人群，實(shí)現(xiàn)信息通知的精準(zhǔn)發(fā)布。對(duì)于信息發(fā)布方來說，實(shí)現(xiàn)學(xué)校學(xué)院對(duì)學(xué)生工作的全覆蓋和全面精準(zhǔn)的管理。對(duì)于信息接收方來說，可以更便捷快速的得到所需信息，無需經(jīng)過層層傳達(dá)，降低效率。

3.4 師生教學(xué)活動(dòng)信息化程度弱

隨著互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)的不斷發(fā)展，教學(xué)方式與手段多樣化，但基本局限于PPT授課，例如課堂簽到、作業(yè)收發(fā)、隨機(jī)測(cè)試、分組實(shí)踐等活動(dòng)依舊采用傳統(tǒng)方式，需要大量的人力。這些不便之處擠占了課堂時(shí)間，也給課后帶來更多工作量。這些數(shù)據(jù)作為大多數(shù)課程平時(shí)分的依據(jù)，也沒有被很好地記錄下來。這些沒有被數(shù)據(jù)化的信息也很難被二次追溯，后期檢查困難。教學(xué)過程的信息化水平不高，費(fèi)時(shí)費(fèi)力，壓縮了正常教學(xué)實(shí)踐的時(shí)間，也不利于學(xué)生的日?？己?。高校的信息管理系統(tǒng)的開發(fā)應(yīng)該考慮到這一不足，將教學(xué)活動(dòng)容納進(jìn)來，實(shí)現(xiàn)課上課下學(xué)生、課程信息的收錄與評(píng)價(jià)。通過這種方式，將師生從繁冗的日常事務(wù)中脫手，將更多精力投放于教學(xué)質(zhì)量上。

4 高校綜合管理系統(tǒng)的規(guī)劃建議

4.1 實(shí)現(xiàn)界面、用戶、數(shù)據(jù)的三方面整合

關(guān)于界面整合，是指建立統(tǒng)一的用戶登錄、訪問界面。不論是普通用戶、管理人員或者其他的前端用戶，都通過統(tǒng)一的門戶界面進(jìn)行登錄操作，增加便捷性。關(guān)于用戶整合，是指用戶使用一個(gè)賬號(hào)及登陸密碼，使用此賬號(hào)登錄總系統(tǒng)后，可訪問其他具有相關(guān)權(quán)限的子系統(tǒng)，不需要重新注冊(cè)或者切換應(yīng)用平臺(tái)。關(guān)于數(shù)據(jù)整合，此為信息整合的核心，所有應(yīng)用系統(tǒng)使用同一數(shù)據(jù)庫，諸如人員基礎(chǔ)信息等數(shù)據(jù)實(shí)現(xiàn)共享，各個(gè)部門系統(tǒng)不再重復(fù)搜集錄入，提高信息資源的利用率，實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)的有機(jī)整合。

4.2 建立有效的分級(jí)授權(quán)機(jī)制保障信息安全

權(quán)限分級(jí)是建立統(tǒng)一信息平臺(tái)的關(guān)鍵，不同部門、不同身份人員使用同一系統(tǒng)擁有的操作權(quán)限不同，這就需要建立分級(jí)授權(quán)機(jī)制。不同的前端賬戶應(yīng)該被分級(jí)授予不同的角色，基于此賦予角色相關(guān)權(quán)限。一個(gè)賬號(hào)可以擔(dān)任多種角色，一種角色也同樣可以被多個(gè)賬號(hào)使用，每種角色被賦予了不同的權(quán)限。通過這種分級(jí)授權(quán)機(jī)制，實(shí)現(xiàn)同一系統(tǒng)對(duì)不同使用者的不同功能，分離了部門職責(zé)，提高了各部門處理業(yè)務(wù)工作的效率，也保障了信息安全。

4.3 搭建高?！霸拼鎯?chǔ)”平臺(tái)

高校信息化建設(shè)已經(jīng)取得了一定成果，多媒體教室、智能辦公系統(tǒng)、校園信息門戶都已基本上建成。但是，隨著大數(shù)據(jù)時(shí)代的來臨，會(huì)需要越來越多的計(jì)算機(jī)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，也會(huì)花費(fèi)越來越多的維護(hù)成本。所以，實(shí)現(xiàn)信息整合，就需要搭建起高?！霸拼鎯?chǔ)”平臺(tái)，最大限度地保證信息數(shù)據(jù)資源地儲(chǔ)存和共享。通過搭建云平臺(tái)，一方面解決了計(jì)算機(jī)設(shè)備內(nèi)存不足、數(shù)據(jù)易丟失等問題，降低了硬件設(shè)備的建設(shè)成本和維護(hù)成本。一方面放開了對(duì)于前端設(shè)備配置的要求，用戶使用普通設(shè)備即可訪問到數(shù)據(jù)資源。高校云平臺(tái)的搭建也更大程度地實(shí)現(xiàn)了信息整合和共享。

5 結(jié) 語

綜上所述，高校綜合管理系統(tǒng)建設(shè)勢(shì)在必行，是提升管理效率，促進(jìn)教學(xué)水平提高的重要舉措之一。高校地信息建設(shè)部門必須提高意識(shí)，將信息整合與信息化建設(shè)有機(jī)的結(jié)合起來，有意識(shí)地推進(jìn)高校綜合管理系統(tǒng)的建設(shè)。高校管理系統(tǒng)應(yīng)順應(yīng)時(shí)代發(fā)展的潮流，適時(shí)引進(jìn)新技術(shù)新模式，提高教學(xué)管理的效率，節(jié)約人力成本、資金成本等，為高校師生提供更加優(yōu)質(zhì)便捷的服務(wù)，以更好地進(jìn)行教學(xué)、科研工作。