行政事業單位檔案管理科學化的思考

王 超

（平泉市財政局，河北 平泉 067500）

檔案管理是事業單位內部管理的一部分，也在單位的發展建設當中發揮著積極作用。單位檔案記錄了，記載了單位發展建設當中的重要舉措和歷史節點，也保存了單位工作人員在單位發展建設當中做出的積極貢獻。對檔案資料進行科學管理和合理利用，有助于為單位總結成敗得失，積極優化內部管理措施，提供有效依據，也能夠為單位的戰略制定和落實提供良好環境保障。檔案管理科學化管理是一項系統工作，需要事業單位客觀分析，檔案工作中不科學現象，消除固步自封的發展狀態，提出一系列科學化的檔案管理措施，確保檔案管理的效率和質量。

1 行政事業單位檔案管理科學化的重要作用

檔案管理是一項基礎性強的工作內容，具備非常突出的服務性以及管理性特征，在行政事業單位的改革建設當中，有著不可忽視的積極作用。伴隨信息化時代的到來，行政事業單位的改革工作也進入到了一個全新階段，面對日益提高的教育改革要求怎樣提升檔案管理的科學化發展水平，助推單位的科學有序發展，已然成為當務之急。檔案管理科學化是行政事業單位檔案創新的必然選擇，其作用主要體現在：一是適應信息化社會發展。在互聯網和新媒體設備日益發展創新不斷的情況下，人們的生活方式和以往相比發生了極大的變化。傳統檔案管理模式已然甚至是被時代淘汰，助推檔案管理的系統規范以及網絡化發展成為檔案管理的新目標。在這樣的情況下，我們有必要重視如今的社會與科技事業發展趨勢，加大創新改進步伐，把提高檔案管理科學化水平作為重點。二是促進并且保障行政事業單位高效有序運行。從本質上看，檔案管理是行政事業單位發展史的載體，涵蓋單位過去各個工作落實過程當中的真實情況。領導與單位決策者能夠透過檔案管理，掌握單位基本情況，在此基礎之上調整以及確定出單位的創新發展戰略。當然單位領導也可以發現優秀人才，提高人才選拔有效性。基層工作人員可以結合檔案了解過去的工作狀況，及時調控工作目標，促進自我發展和提高。三是助推行政事業單位深化改革。在行政事業單位改革進入到新階段之后，政務、財務與人員公開成為新時期的必然要求，要達成這樣的要求和目標，就需要構建科學民主的檔案管理制度。通過科學化的檔案管理，可以實現對單位發展狀況的監督監管，也能夠為單位在未來階段的長效運行指引方向。

2 行政事業單位檔案管理科學化的有效策略

1）完善檔案管理制度。由于行政事業單位的檔案記錄了單位過去的發展歷史和成敗得失，所以不管是單位要進行未來的發展戰略，都必須要把檔案作為重要依據和信息來源。檔案管理制度建設的重要性也由此體現出來，信息化時代檔案管理除了要迎合時代發展潮流之外，還必須把科學化管理落到實處。科學化管理得以實現的基本條件就是制定科學全面和規范性強的檔案管理制度，為檔案管理的推進實施提供約束和保障條件。在檔案管理制度的制定方面，行政事業單位首先需要對當前的工作現狀進行研究，對國家針對行政事業單位檔案管理的一系列制度規范進行深入研究和科學解讀，在這之后還必須考慮到本單位檔案管理的具體情況，確定出全面規范和科學的檔案管理制度。需要特別注意的是，檔案管理制度必須對單位領導有很強的約束力和指導作用，又能夠對普通員工的工作行為起到一定的規范和指導作用，真正把責任明確到個人身上，落實考核制度。在制度的執行過程當中需要做好全面監控，一旦發現違法違規行為，必須嚴厲懲處。

2）促進管理的信息化。如今我們所處的社會是一個高度信息化社會，在這樣的社會條件下，各項事業的發展都離不開對信息化社會的適應，哪怕是行政事業單位的檔案管理，也需要加快信息化發展步伐。檔案管理科學化的一項重要措施，就是實現檔案管理的信息化，只有這樣才能夠給行政事業單位在新時期的創新改革指引明確方向，為單位的長遠建設服務。信息化建設是一項系統工程，為了有效達成信息化建設目標，一方面行政事業單位需要在檔案部門建設當中增加資金上的投入，并把資金用到現代技術設備的采購以及檔案管理信息化系統的配備和優化設置方面。在配備了完善的硬件設施，比如計算機、掃描儀等之后，還必須根據單位檔案管理情況，選用先進的檔案管理信息化系統，并在軟件的篩選環節充分考慮到性能和各個管理模塊的安排。在建設了檔案管理系統之后，需要及時導入檔案信息，促進檔案管理電子化和智能化處理，同時也確保檔案利用的效率。另一方面，要把維護檔案管理的安全作為重中之重，做好加密處理安裝防火墻以及其他的信息防盜技術，并設置好系統的權限，維護信息 安全。

3）打造優良管理環境。行政事業單位作為重要的服務機構，在承擔職能的同時，也必須把檔案管理的落實作為重點，認清檔案管理，在單位當下和未來發展當中扮演的角色，增加人力與財力上的投資，有效改善檔案管理的相關條件，在優質和諧的檔案工作環境當中，處理好檔案管理的各個事務，為檔案管理的科學化發展奠定基礎。在建設良好檔案管理環境方面，必須要做好如下幾項工作：依照標準構建專用檔案數據庫，并配備專門的檔案柜；配置消防滅火等設備，維護檔案安全完整；把檔案管理的工作室以及閱檔室分離配備，以免相互影響；配備有專業完善的計算機網絡設備，在檔案管理科學化建設當中增加資金方面的投入，糾正不良工作態度，奠定檔案管理的科學化發展根基。

4）培養科學管理人才。為了加快行政事業單位改革發展的步伐，為新時期單位的改革發展提供動力，必須在檔案管理方面加大研究，建設高素質的檔案管理工作團隊，同時為檔案管理科學化目標的達成提供一系列的保障條件。在檔案管理人才的培養當中，需要將管理水平與專業技術水平作為重要考量內容，定期開展業務培訓，提高檔案管理人員對檔案管理科學價值的認知，跟上時代發展的步伐，更新和了解更多的檔案管理新技術與新手段，真正做到與時俱進。另一方面要做好對檔案管理人員的思想政治教育，引導其形成良好的職業操守，強化責任感，改變過去工作當中敷衍應付的不良情況，始終明確各自的責任和使命，實現人盡其才，并維護整個隊伍的穩定。

3 結語

隨著當代科技的迅猛發展，我們逐步進入到一個全新的信息化時代，信息呈爆炸式增長，信息管理的難度和要求越來越高。但是行政事業單位對檔案管理科學化的認知還沒有到達一個較高的水平，所以需要行政事業單位適應，如今的信息化時代積極采取科學化措施提升檔案管理的科學性，提高對信息化時代的適應能力，滿足單位在新時期的改革建設要求。檔案管理的科學化影響深遠，且對檔案管理工作的要求極高，需要完善管理制度，優化工作環境，也需要積極培育高素質的檔案管理人才為提供多方面的支撐和保障。