食品藥品檢驗機構檔案管理問題及對策分析

王 延

（承德市食品藥品檢驗檢測中心，河北 承德 067000）

作為食品藥品安全監管技術支撐部門的食品藥品檢驗檢測機構，事實上已被推向監管前沿，越來越成為確保公眾飲食用藥安全的第一道屏障。作為食品藥品安全監管技術支撐部門的食品藥品檢驗檢測機構，事實上已被推向監管前沿，越來越成為確保公眾飲食用藥安全的第一道屏障。本文將分析食品藥品檢驗檔案管理的必要性以及現狀，探討如何利用檔案開展食品藥品檢驗檔案的管理措施。

1 食品藥品檢驗中檔案管理實施的重要意義

在進行食品藥品檢驗過程中，會產生較多的檔案資料，其內容比較復雜，并且專業性較強，就檢驗檔案來講，其主要內容時檢驗管理與檢驗業務，規范化檔案的建立，能夠使人們的健康安全和生命安全得到比較充分的保證。因此檔案管理工作的實施，能夠使人們的用藥安全與用餐安全得到比較充分的保證，同時也能促進人們防范意識的形式。除此之外，食品藥品規范化檔案的建立，能夠對醫藥發展與中華飲食做出貢獻，醫藥科研在實施過程中能夠有所依據。

2 存在于食品藥品檢驗機構檔案管理中的不足

2.1 沒有對于檔案管理工作系統性的規劃

由于個別部門并沒有清晰的認識到食品藥品檔案的重要性，只是把檔案單純的認為是記錄信息的文件，沒有對檔案管理的系統性規劃和應用，并且不同區域的檢驗部門沒有相同的管理方法，使得檔案的流通性差，交流不方便。同時也沒有對于檔案的時效性管理，許多檔案應該長期保存，然而現實情況是一部分檔案會因為一系列原因導致缺失，并且不能分清檔案的有效性與重要性，導致檔案因沒有明確的分類而導致管理混亂，使得這些食品藥品檢驗檔案失去了它們的 作用。

2.2 人員技術檔案的信息化不足，利用率不高

大部分人員技術檔案管理工作還是手工登記或簡單使用Excel表格統計，導致內容簡單、數據分散、無法對機構人才使用情況做出全面的評價，不利于對專技人員的管理和對優秀檢驗人才的挖掘。面對信息技術的快速發展和食藥監管新形勢新情況，食藥檢驗機構應通過建設食藥檢驗專技人員技術檔案信息化管理系統來完善人員技術檔案管理工作，以滿足人員管理和科研工作的需要。

3 加強食品藥品檢驗機構檔案管理的方法

3.1 對檔案管理工作進行系統性的規劃

制定對檔案管理的科學性的規章制度，保證檔案管理工作從收集到整理每一步都可以有條不紊，制定食品藥品檢驗檔案分級制度，將不同等級的檔案按級貯存，以確保重要的檔案可以長時間的有效存儲，同時引進新時代的貯存技術，將檔案進行電子存檔，以便可以更好地管理和查詢使用。要定期的對檔案進行檢查分析，在這些檔案中找出工作上的不足與教訓，通過這種自查手段使檢驗人員做到三省吾身，從而提高檢驗人員的專業性和素質水平。

3.2 建立“一人一檔”原則

為便于檔案管理，盡可能了解每一位食品藥品檢驗技術人員，應給每名從事食品藥品檢驗人員建立技術檔案，主要包括專業人員學歷學位證書、學習專業、工作履歷、專業技能、技術職稱等，參加各種科技研討會、專業技術會議、出國考察、進修學習、各類培訓的記錄。檔案管理人員應逐人逐項進行收集、整理、歸檔，整理完成的技術檔案材料要及時存放至本人檔案盒歸檔。

3.3 打造高素質檔案管理隊伍

檔案管理工作的重要性可見一斑，對檔案管理工作專業人員的需求也隨之增長，基于人性化管理下的檔案管理工作，必須要打造一支高素質的檔案管理隊伍，為用戶提供更高的服務質量。可以從以下兩方面參考，如何打造一支高素質的檔案管理團隊。首先，建立一套完善的績效考評機制，明確劃分職責崗位，將職責具體到個人，有獎有懲，關注工作人員的工作能力與工作態度，切實將其福利待遇與薪酬制度聯系在一起，增強員工的責任意識，提高員工的工作熱情。其次，在單位內部要定期開展培訓工作，努力提高工作人員的專業素質，以匹配當前的人性化檔案管理工作的需求。

3.4 強化信息化建設

在強化信息化建設時，可以從以下幾方面進行：首先，將信息化視為管理中的重要基礎，在管理體系上進行創新，在此過程中，需構建比較科學、完善的管理體系和相關制度，這樣才能使新時期的實際需求得到更好滿足，因此需在管理中進行不斷創新，并且對食品藥品檢驗中檔案管理的實施制定統一、標準管理措施，促進檔案管理和食品藥品檢驗工作的同步實施。其次，在進行信息化建設過程中，可以運用分階段建立和完善的方式，檔案部門實際上是食品和藥品檢驗機構中的數據中心，數據使機構中的核心內容，這主要是由于在數據中心當中，能夠對不同部門和不同機構中的資源進行整合，進而使業務數據能夠實現適時更新。同時在數據中心當中，能夠構建相應管理系統，并且管理系統的制定能夠和食品藥品機構情況符合，覆蓋分類、加工、歸檔、編目等多項內容，使數據真實性得到充分保證。除此之外，在數據中心當中，能夠實現對區域食品藥品檢驗系統的構建，進而使其檢驗效率和質量獲得比較明顯的提升。

3.5 加大電子檔案管理投入，提高創新力

第一，加大對網絡環境的建設。食品藥品電子檔案管理工作的網絡環境可以分為三個方面，內部網絡環境、專業網絡環境和公共網絡環境。內部網絡環境是食品藥品監督管理部門的內部網絡環境，便于部門內部的信息查找和使用；專業網絡是負責對食品藥品檢驗結果的驗收和信息交付業務，是需要相關業務人員進行核對錄入，進行專業分類的；公共網絡是面向大眾的，將不涉密的檢驗結果向大眾公布公開，便于公眾查詢，想公眾提供查詢和瀏覽服務。第二，基礎設施的投入建設。電子檔案管理系統和數字檔案的建設和運行是目前食品藥品檢驗檔案信息的基本組成。隨著大數據信息的需求，要求檔案管理硬件要具有高性能、大容量存儲設備、流暢的網絡服務器、信息資源庫、告訴網絡家換季、安全設備等硬件設施。第三，升級軟件系統。電子檔案管理工作首先要有一套完善的檔案管理軟件系統，系統軟件主要是建立操作平臺，便于工作人員按要求錄入信息，正確分類歸檔，適應硬件與系統的配合，完成系統指令。其次是應用軟件，在處理檔案文件時，會有不同的情況發生，升級應用軟件，可以促使電子檔案管理工作事半功倍。如圖像處理、校對、質量檢驗等一系列專用軟件。

4 結語

綜上所述，食品問題和藥品問題一直是社會關注的重點，但是在嚴格監管的情況下，也會出現部分人獲得更多利益，出售和生產偽劣食品與藥品。而針對這此種問題，相關部門需注重對食品和藥品的檢驗，并做好檔案管理工作，進而使市場環境得以優化，市場秩序得以規范。