新時代下高職院校學生檔案管理面臨的問題及對策探究

龔 晨

（湖南食品藥品職業學院，湖南 長沙 410208）

現社會大眾對于國內教育事業的開展及發展情況有了越來越高的重視，在面對于社會大眾對于教育事業相關因素所針對性提出的要求，現國內教育部門正不斷努力進行國內教育標準、教育理念、教育開展方式等多方面的調整與改革。以高職院校為例，高職院校內所必須有效開展的檔案管理工作對于高職院校內教學活動的開展有著一定的影響。為了保障高職院校所開展的學生檔案管理工作在當前新時代下能夠得到進一步的發展與革新，進而能夠更好地服務于校內師生，在新時代到來的大背景下引入計算機技術與互聯網技術至學生檔案管理工作中去是非常必要的，但目前部分高職院校內所開展的新時代下學生檔案管理工作還存在有一定的問題，本文將圍繞于此展開分析。

1 高職院校學生檔案的功能

高職院校中所開展的學生檔案管理工作是高職院校內整個校級管理體系中較為重要的組成部分之一，因此從高職院校管理體系層面出發，高職院校學生檔案管理工作的有效落實能夠為高職院校整個管理體系的穩定開展奠定堅實基礎。就學生檔案出發，學生檔案作為記錄學生政治、思想、學習、生活等多方面信息的重要主體，被分類記錄于學生檔案之中的相關信息能夠給教師、家長乃至用人單位實現對于學生的了解提供足夠的參考信息，同時，學生檔案的存在能夠讓學生從自身出發進行行為的規范。而高職院校內所開展的檔案管理工作還包含有檔案的記錄工作，而檔案記錄工作的存在與實施能夠基于檔案管理工作的開展來讓高職院校內的學生依舊保持有規范個人行為的思想與能力，除此之外，高職院校內所開展的學生檔案管理工作之所以有如此重要性且被學生、教師乃至家長所重視，主要是因學生檔案的存在不僅因為其是教師實現對于學生的進一步了解及家長實現對于學生就學習層面的進一步了解的主要途徑，更是因為學生檔案所被記錄的信息會影響學生在校內的評優及步入社會進行工作時作為用人單位在擇優聘用的參考信息。絕大多數學生在清楚了解到學生檔案內所記錄的信息將會對自己產生何種影響后將會更為奮發圖強，希望通過在校內的努力學習或活動的參與來在學生檔案中留下“濃墨重彩”的記錄，進而為自己的就業奠定基礎。

2 高職院校學生檔案管理工作的現狀

我國近年來綜合國力的不斷增強代表著國內多個領域的發展有了顯著的發展成效，其中工業領域的發展作為推動國家發展的重要推動力之一，因國內工業領域的發展，現國內各行各業對于專業性技術人才的需求量日益提升。而高職院校作為培養專業性技術人才的主體，現社會大眾對于高職院校所開展教學有了越來越高的重視。面對社會對于專業性技術人才的需求量增多這一情況，現階段我國國內高職院校的辦學規模、招生數量、專業的開設均有了明顯的增加，而被成功培養的專業性技術人才大軍也正不斷地在不同的行業中實現能力的發揮，進而讓行業的發展出現大跨步式的進步，由此而出現的“良心循環”在推動國家發展的同時也讓高職院校的整體水平實現了長足的進步。但正如上一大點所提到的，學生檔案管理工作作為高職院校整個校級管理體系中較為重要的組成部分之一，做好學生檔案管理工作的開展是非常重要的。

在新時代下，傳統的學生檔案管理工作的開展已經無法為高職院校的管理工作或教師提供較為有價值的服務，且整體管理質量亦隨著高職院校辦學規模、招生數量等多個因素的發展而出現不足。除此之外，著眼于現階段部分高職院校領導工作人員對于學生檔案管理工作的認知可以發現，多數領導工作人員雖意識到學生檔案管理工作的開展成效會對整個高職院校的管理體系的正常運作產生影響，但從經濟效益出發，學生檔案管理工作的開展并不能夠產生實際的經濟效益，這就導致多數領導意識到了學生檔案管理工作的重要性卻依舊不愿意讓在新時代下所出現的全新學生檔案管理方式與技術實現校內的引入應用。

3 現今高職院校學生檔案管理工作中存在的問題

3.1 學生檔案管理工作模式不適應新時代的發展要求

新時代的到來所帶來的信息技術開始改變了人們的生活，而著眼于現今高職院校學生檔案管理模式可以發現，新時代的到來所帶來的信息技術開始讓現今高職院校所沿用的傳統的學生檔案管理模式中所存在不足與漏洞開始逐漸顯露出來，且傳統的檔案管理模式已然不能夠為高職院校提供足夠的學生檔案管理服務來，這是因為在新時代下信息技術的到來讓各類終端設備與相關應用軟件開始步入到人們的生活當中，例如微信、QQ等。而傳統的高職院校檔案管理模式并無法基于此類新興軟件進行適當的貼合發展，若進行具體分析可知部分高職院校對于學生檔案管理工作的重視程度還不夠高，同時也讓在檔案管理工作中必備的相關規章制度沒有得到較為完善的制定，進而導致傳統的學生檔案管理工作在面對于高職院校辦學規模的擴大、招生數量增多的情況時難以與校內其他部門實現高效率的檔案收集，最終高職院校的學生檔案管理工作從缺乏重視到未根據新時代的到來而革新傳統的學生檔案管理方式，進而導致高職院校的學生檔案管理工作的開展存在問題。

3.2 學生檔案管理工作信息化程度不適合新時代的發展需要

信息技術所帶有的強大功能從人們生活的方方面面出發改變了人們的生活，就以高職院校學生檔案管理工作的開展所需要涉及的辦公軟件來看，信息技術的到來讓越來越多工作的開展方式轉變為結合計算機技術、互聯網技術等進行電子文件形式的辦公。而不論是電子文件還是進行OA辦公系統操作都能讓現階段多數工作的開展變得更為智能且更為高效，而這些信息技術在學生檔案管理工作當中的應用亦為其帶來了新的開展方式與新的考驗。而就新的開展方式與新的考驗進行分析，新的開展方式即指代全新的學生檔案管理工作的開展方式不同于傳統那般需要進行紙質記錄，電子文檔的記錄展現了文檔的快速傳輸與占用空間小等多個優勢，讓需要面對更多學生的學生檔案管理工作的開展變得更為高效；新的考驗即指代現階段多數高職院校還未就電子文檔來進行學生檔案管理工作的開展進行相關工作及工作開展方式的同步調整，這就使得多數時候電子文檔還需要打印為紙質文檔進行處理和保存，面對于此，如何轉變這一更為繁瑣的工作方式則是現今高職院校所需要進行攻破的考驗且此類情況亦是現今高職院校學生檔案管理工作中存在問題。

3.3 檔案管理硬件、軟件建設不適宜新時代的發展速度

信息技術的飛速發展除了能夠從其帶給人們更為便利的功能可感知到外，還可從基于信息技術而被發明制造出的硬件、軟件的“更新換代”所感知到。從高職院校學生檔案管理工作基于信息技術而開展的實際情況來看，現階段多數高職院校在結合信息技術進行學生檔案管理工作的開展后沒有及時地根據信息技術的發展去科學地將相關硬件或軟件進行更新，這就導致了原有的軟件系統不能夠滿足于硬件的配套使用功能或其他情況的出現，而這極大的影響了高職院校學生檔案管理工作基于信息技術的有效開展，令相關工作的開展存在滯后的問題。

4 新時代下高職院校檔案管理工作的開展對策

4.1 運用科學的理念管理，加大信息化投入

現階段多數高職院校內學生檔案管理工作因高職院校領導工作人員甚至是師生對于此的理念還較為落后，導致了學生檔案管理工作的開展處于較為緩慢的狀態之中。為了讓這一情況的存在得到進一步的消除，引導師生、校內管理工作人員進行理念的轉變是非常重要的。通過讓科學理念被師生或校內管理人員所熟知與理解，進而讓學生檔案管理工作的開展能夠基于科學理念而得到開展。

當相關科學理念被應用于學生檔案管理工作中后，學校可以科學地結合信息技術來實現檔案管理工作開展方式的轉變，而為了實現高職院校學生檔案管理工作的開展能夠結合信息技術來實現，高職院校定要加大信息化投入，讓學生檔案管理工作的開展能夠有足夠的設備來實現開展。

4.2 保障檔案管理人員隊伍有序發展，健全繼續培訓

新時代下所開展的學生檔案管理工作因結合于信息技術而實現開展，這就使得相關工作人員需要具備有一定的基礎操作能力才可得到實現。而學生檔案管理工作的開展本就需要具備有專業知識的人才來進行開展才能夠得以成功的開展，但著眼于現階段多數高職院校內檔案管理工作人員的實際情況來看可以發現多數檔案管理工作人員并未具備有足夠的專業素養?；诖耍瑸榱吮Ｕ蠙n案管理人員隊伍整體能夠具備有足夠的軟硬件操作能力與檔案管理專業知識，高職院校應要加強檔案管理人員的在職培訓等活動，最終讓學生檔案管理工作的開展能夠從實際工作人員出發保障該工作的穩定且符合于新時代所提出的要求進行開展。

4.3 適當寬裕的投入

針對目前國內部分高職院校還依舊沿用的紙質檔案管理工作角度出發，面對于高職院校辦學規模的擴大，現所需實現管理的學生檔案數量相較于曾經而言有著幾何倍數的增多，而為了讓紙質學生檔案管理工作的開展質量得到保障，加大對校內檔案室的建設投入并在基于國標施工要求的基礎上讓原有檔案室的規模得到進一步擴大是非常重要的。其次，檔案室作為保存數量龐大的學生檔案并開展相關管理工作的主要場所，在檔案室內實現硬件層面的進一步投入來讓計算機、復印機、打印機及重要防火設備等相關硬件得到引入與增多，從而來為檔案管理工作的開展奠定硬件基礎。而針對依舊實施紙質檔案管理工作的高職院校，在檔案室內引入檔案管理系統、服務器等信息化設備能夠有效地促進檔案管理工作的改革，讓檔案管理能夠邁向新 時代。

檔案管理工作人員作為實現檔案管理工作的主體，高職院校加大檔案管理人才的投入是較為重要的。在人才的投入得到切實落實后，為了防止人才出現流失的情況，高職院校定要針對進行檔案管理工作的工作人員進行詳細且具體的薪酬體系的創設，進而從待遇層面的保障來留住人才。

5 結語

學生檔案管理是一項具有基礎性、系統性、前瞻性的工作，為順應信息化和以人為本的新時代，高職院校定要加強對于學生檔案管理工作的重視，學生檔案管理工作人員也應更加積極探索更新更好的管理方式和服務模式，以此為學生檔案管理工作不斷創新與發展奠定基礎，讓檔案管理工作開展更具成效。