新時代檔案工作管理體制與機制的改革與創新

張 紅

（豐縣范樓鎮人民政府，江蘇 徐州 221742）

史蒂文·盧巴曾說過“檔案是一種權力。生成檔案就意味權力的產生，利用檔案也是如此。”檔案是社會發展過程的真實記錄和憑證，也是我們了解和認識歷史、掌握規律的重要依據。機關檔案工作是機關工作重要的組成部分，也是確保機關工作效率，提升工作質量的基礎和保證。隨著政府管理體制的不斷改革，經濟不斷的發展，目前檔案管理卻跟不上發展的形勢，還存在許多問題。在新形勢新時期下，進一步加強機關檔案的管理改革與創新，具有十分重要的作用。

1 目前檔案管理工作存在的問題

1）不重視檔案管理工作。單位檔案是單位機關在公共行政管理活動中所直接形成的具有保存價值的文字、圖表、音像等多種形式的歷史記錄，是單位工作的寶貴信息資源。但是，由于機關單位的領導主要精力都放在抓經濟，抓政績上，對檔案管理重視程度不足，認為這與業務沒有什么關系的，可有可無，沒有認真抓這項工作。缺少各種收發登記、借閱登記、文件材料歸檔制度、崗位責任制的管理和約束，文書處理不規范，造成各門類檔案材料分散保管，歸檔文件不齊全或遲遲得不到歸檔。 2）檔案管理信息化不足。隨著科學技術的日新月異，發展迅猛，現代化程度日趨提高，諸如全國聯網通存通兌、電子化公文傳輸、無紙化辦公等已普遍或逐步得到推廣。目前，檔案管理還處于半自動化狀態，有些先進的技術手段還沒有充分挖掘和發揮，計算機技術還沒有在人事檔案管理中廣泛運用，有的單位是把個人信息、檔案目錄輸入計算機，資料檢索、調閱檔案等仍習慣用手工操作，無紙化閱檔基本沒有實施。同時，傳統的立卷方法嚴重束縛了計算機等辦公自動化設備在機關檔案部門的發展與應用，亟待改革。 3）檔案利用工作水平較低。在檔案管理過程中，對于檔案收集整理、鑒別保管等這些環節是關系到檔案管理和利用的水平，檔案收集整理歸類規范、鑒別保管完善，可以更好地為檔案資料使用者提供有效檔案資料，這有助于提高檔案利用的效率和水平。從目前檔案管理情況來看，檔案管理工作只是注重檔案的管理，并沒有去做好檔案利用工作，對于如何發揮檔案在推動機關工作效率推動作用，沒有更深入的思考和拓展，缺乏對檔案價值的開發和宣傳，沒有引導大家對檔案資料的查閱和使用，這種重管理輕服務的現象，影響了檔案的利用率和利用效果，檔案的作用沒有不能完全發揮作用。人們對于長期處于“機關化、半封閉”的檔案管理缺乏了解，在查閱資料的時候也不會第一時間想到查閱檔案，而是想到圖書館。

2 檔案工作管理體制與機制的改革與創新

1）提高機關檔案管理工作的認識。提高機關檔案管理工作的認識，把做好檔案管理工作當作改革開放、發展經濟服務的重大舉措為抓。主要要做到以下三個方面：一要把檔案工作列為重要工作組成部分。要專門成立檔案管理小組，設在本單位辦公室，由辦公室的負責人擔任組長，并且落實崗位有人，將檔案管理工作納入年度考核、晉升考核、優秀考核等的依據，引起機關單位對檔案管理的重視，以依法治檔為已任，保證經費，切實解決檔案工作實際問題，確保檔案工作正常運轉。使檔案管理工作真正發揮作用和價值，為本單位的改革發展作貢獻。二要做好檔案立卷歸檔工作。要求各部門在處理對口部門（辦公室、綜合部門）把好公文的收發、閱辦關。使公文處理統一標準。并登記好“帳外”文件的管理工作。三要建立健全和完善檔案材料歸檔制度，建立各職能科室檔案管理的兼職人員，健全檔案管理網絡，實現檔案網格化的管理。此外，加強檔案管理人員創新能力的培訓。自主創新是發展的靈魂，隨著檔案管理工作的不斷公開化、透明化，檔案的服務也由單一性服務本機關單位向服務多元化、社會化服務的轉變。因此，檔案管理也需要有創新能力，要加強檔案管理人員創新能力的培訓，增強檔案管理人員創新能力，解放思想、更新觀念、開拓創新，提高創造性工作能力，并能夠結合工作實際，開辟新途徑，鉆研新技術方法，探索新問題，走出新路子。2）加快檔案管理信息化的建設。隨著網絡技術的發展，建設統一的檔案信息網絡已經迫在眉睫。因為計算機技術的發展，隨著網絡技術的發展，建設統一的檔案信息網絡已經迫在眉睫。因為計算機技術的發展，機關單位基本都實現了辦公自動化，實現無紙化辦公，提高工作效率。因此，我們要利用信息技術的發展，加快檔案管理信息化的建設。一方面，將檔案信息化建設納入系統、單位信息化總體規劃。檔案管理系統要規范，方便實用，納入單位的辦公自動化系統，統一設計，同步建設。進一步完善文件歸檔辦法，規范電子文件歸檔管理體系，認真做好電子文件的收集、積累、整理、保管和利用工作，重視電子文件的備份，確保數字檔案的安全。另一方面，要重視檔案管理人員專業能力和知識的建設，目前隨著科學技術的月新日異，檔案管理的手段和技術也不斷創新和更新，這對檔案管理人員的業務素質又提出了新的要求，提高業務素質，不僅要掌握本職崗位所必需的文件檔案管理知識，更要掌握市場經濟、法律、歷史、計算機技術、電子檔案管理等知識，從而適應社會對檔案工作越來越高的要求。3）實現檔案管理工作規范化。開展機關檔案工作目標管理定級升級活動，是依法管理機關檔案工作，加強檔案管理的科學辦法，也是加強機關檔案工作基礎建設的一項重要舉措。在廣泛開展建檔的工作基礎上，進一步強化機關檔案工作的標準化、規范化、科學化管理，積極開展機關檔案綜合管理達標升級活動。通過達標升級活動，能使檔案的意識、檔案的安全保管條件、檔案的規章制度、檔案的規范化管理、檔案的開發利用等方面的水平明顯完善和提高。此外，要加強檢查督促，清理材料的整理裝訂工作政策性強，工作量大，我們要做到“抓進度、抓質量、抓落實”，經常下基層檢查情況，加強業務指導，明確裝訂要求，統一裝訂標準，使檔案達到美觀、整齊、實用，既方便保管，又提高了工作效率。同時，在機關檔案管理過程中，嚴格按照“分類準確、編排有序、目錄清楚、裝訂整齊”的標準，強調每個案卷都做到“全、細、準、美”，即在檔案材料的收集上強調一個“全”字，在檔案材料的鑒定上做到一個“細”字，在檔案材料的分類上抓住一個“準”字，在檔案材料的裝訂上力求一個“美”字。4）加大對檔案管理的宣傳力度。做好宣傳工作，使人們充分認識檔案工作的重要性，要加大檔案管理的宣傳力度。主要可以做好以下幾方面：一是充分利用檔案優勢搞好檔案宣傳，定期或不定期地將檔案工作情況進行通報。二是加強檔案工作為黨和國家工作大局服務的宣傳。根據實際情況舉辦檔案展覽，將室藏的文件檔案中的專題檔案、照片檔案中的榮譽檔案等所有能開放的檔案開放展覽，使員工認識檔案、了解檔案，學會利用檔案，達到檔案工作與整個經營工作息息相關的目的。三是鼓勵在相關報刊上發表理論文章。鼓勵檔案管理人員在訂閱的《中國檔案報》等報刊的同時，要勤奮寫理論性的文章，鼓勵檔案管理人員投稿，盡量提高檔案管理的意識。

總之，檔案管理是機關單位工作的重要組成部分，我們要重視機關檔案的管理，圍繞單位工作中心，提高檔案管理的重視程度，加大檔案管理的力度，規范檔案管理的基礎工作，創造性地開展檔案管理工作，充分發揮檔案和檔案工作在經濟發展、鄉村振興、脫貧攻堅等方面發揮應有的貢獻。