辦公室文書檔案收集與歸檔工作管理探究

李 陽

（唐山市中心血站，河北 唐山 063000）

辦公室管理是一個事業單位內部工作正常運轉的管理核心和溝通樞紐，承擔關系著上級宣傳乃至下達的重要管理任務，對于一個行政事業單位而言，辦公室管理工作更是直接決定一個單位內部整體管理工作效率的重要關鍵。在傳統的工作模式當中，文書檔案管理工作大多單純依靠人工完成，不只工作效率低下，檔案管理的中間環節也會由于辦事人員的能力和態度問題而出現偏差。隨著社會的不斷發展以及信息科技的不斷進步，行政事業單位人事檔案管理工作手段雖然在不斷創新，但是其管理工作中的內容也愈加復雜，因此其在工作過程中的存在問題仍舊不少。

1 辦公室文書檔案收集及歸檔管理工作存在的意義

在我們辦公室日常事務管理工作中，為方便處理各種各樣的社會事務就不可避免的與其他社會組織、個人之間產生組織聯系與信息交流，而這些組織聯系與信息交流的主要實現方式就是通過利用統一文案、信函等來實現，這些統一檔案被稱作辦公文書統一檔案。目前我國各級事業管理單位基礎的管理工作，其管理工作的質量好壞直接涉及個人組織與事業組織之間、個人與事業組織之間、個人與組織個人之間關系能否及時產生準確的業務信息交流傳遞，從而切實做好檔案事務管理工作，因此針對辦公室管理文書稿在檔案中的收集，及管理歸檔對在管理工作中的存在問題，具有非常重大意義，也是為保證我國各級事業管理單位人員順利開展各種事務工作的重要保障。文書管理檔案主要就是用于收集記錄一個事業單位在社會發展建設過程中及時提出的重要的戰略指示、決策、通知、會議記錄、計劃工作總結等，例如一個事業單位如果有需要及時做出重大戰略決策或需要查詢其他相關重要數據來源信息時它都會及時參考整理相關的文書檔案資料，其中以請示會議記錄重要內容、請示會議批復與行政審批審查結果等文書檔案最為重要，因此行政辦公室機關文書管理檔案資料收集及整理歸檔檔案管理工作在一定某種程度上直接決定著一個事業單位的未來發展戰略方向，對促進事業單位的社會可持續發展建設具有重要的歷史參考價值。

2 辦公室文書檔案收集及歸檔管理工作存在的管理問題

1）文書事務檔案管理工作重視程度低。在我們過去的文書檔案管理相關工作開展過程中，相關的管理檔案資料收集與調整歸檔管理工作人員就對其管理工作者的重視普及程度不夠高，從而直接使得局辦公室機關文書管理檔案資料收集及整理歸檔檔案管理工作的開展效果并不理想。由于檔案工作人員對企業文書管理檔案信息統一性的管理主體意識存在較差，只對一些重要的”紅頭文件”檔案進行細致化的管理，而對其他普通的檔案編號說明文件等則缺乏必要的整體關注度，從而大大程度影響了文書檔案管理機構工作人員整體的管理效率與服務質量，導致各企事業單位在進行做重大檔案決策或者查詢檔案資料時，從而容易出現各種各樣的管理問題。往往只能發現沒有相關鍵字檔案”找不到了”，或者該檔案中有關鍵字的內容資料出現嚴重破損，無法恢復過去有效記錄信息，這時候再拿回去依法追究檔案工作人員主體責任已為時已晚。正是因為相關工作人員對企業文書相關檔案管理工作重視度和程度不夠高，使得對企業文書相關檔案的收集查詢管理難度有所提升，無法有效的為整個事業單位管理提供良好的管理決策依據支持，最終直接影響了整個事業單位的健康發展。

2）工作人員對文書管理檔案缺乏科學管理。隨著現代科技的飛速發展與社會進步，傳統的文書檔案管理機構模式已不再能夠適應當今文書檔案管理的實際需求，但公司工作人員并沒有真正意識到這一點，缺乏對公司文書管理檔案進行科學管理上的力度，對其文書檔案管理機構工作并沒有能夠做到及時的組織調整與進行規范，導致文書檔案管理機構文件中的資料大量丟失或嚴重缺損。

3 辦公室文書檔案收集及歸檔管理工作問題的解決方法及措施

針對目前辦公室文書檔案管理由于收集與及時歸檔管理出現的一些問題，可以看出他們缺乏具有足夠的業余時間精力來對企業檔案資料進行整理收集與保存管理，在工作經驗上也可能并不是很專業。綜合各種客觀原因，最終資料市場對檔案的資料收集與整理歸檔的并不夠全面。其具體工作解決方案措施內容如下。

1）對檔案工作人員在政治思想與工作能力上進行培訓與學習。強化檔案有關的企事業單位一定要高度重視組織起來對檔案管理工作人員的學習培訓檔案管理工作，首先在思想上一定要重視加強對企業檔案管理具有重要性的，提升檔案工作人員的對使用檔案資料的高度重視性和程度與敏感性的程度，加強檔案工作人員的檔案管理責任意識，在思想上通過重視強化起來，才能真正保證在實際行動上不會有所謂的改變。對于一些管理實踐能力差的管理工作人員則需要定期進行一次有較具針對性的管理知識基礎講解與管理技能提升培訓，使其工作能夠更有行動性地跟得上政治思想，從而有效提升公司整體管理工作人員的政治思想素質。

2）進一步建立完善文書管理檔案信息收集。各級相關檔案管理工作規定在思想上面要進行一步強化同時，還要注意輔以各級相關檔案管理工作規定上的嚴格約束，在關于文書整理檔案資料收集的各級相關檔案管理工作規定上，還要進一步詳細明確其管理細節上的問題，例如明確文書整理檔案資料收集工作時間、保管工作期限、整理檔案歸檔工作時間、審核歸檔時間等，使各級相關文書檔案管理部門工作人員在明確的工作指示與管理規定下進行工作。

3）對企業文書相關檔案管理工作模式進一步優化創新。目前傳統的文書相關檔案文件收集與信息歸檔工作管理模式，仍然存在一定的問題，因此文書相關的企業單位還需要對其檔案管理模式，進行不斷整改與優化創新，第一步，文檔檔案管理工作技術人員，需要進一步創新加強與文書檔案管理相關的各職能部門的信息溝通與協調聯系，對于需要進行收集的文書檔案從其信息歷史性與長期連續性上，要有一個詳細的信息了解，從而能夠在真正深入進行信息收集工作過程中，有一個充足的信息準備，確保文書檔案的信息完整性與歷史連續性，其次就是要不斷強化對文書檔案工作人員的信息專業性強化管理，拒絕可能出現”兼執性質工作人員”，確保檔案工作人員收集時間的充裕性與信息合理性，利用現代化技術確保工作順利進行[3]。

4 結語

綜上所述，進行機關辦公室業務文書相關檔案資料收集及整理歸檔業務管理工作仍然是一個復雜且需要充滿理論技術性的實踐過程，為機關事業單位能夠順利開展業務指導管理工作活動打下了堅實的理論基礎，從而對促使機關辦公室業務文書相關檔案資料收集及整理歸檔業務管理工作能夠充分發揮其重要服務性指導作用，推動機關事業單位平穩快速的健康發展。