學校檔案管理重要性及優(yōu)化措施研究

李艷婷

（佛山市啟聰學校，廣東 佛山 528000）

學校檔案是中小學校在開展黨政管理工作、教學工作以及相關(guān)科學研究工作過程中積累下來的，具有查證使用價值的各種形式的記錄。中小學在從事教育教學活動的過程中會形成大量檔案資料，并且檔案管理工作始終貫穿于中小學運行過程中的各個方面，使得每個中小學的教育教學以及日常管理軌跡得到真實記錄?！靶聲r代”背景下，充分認識到中小學檔案管理工作的重要性并不斷進行優(yōu)化，不僅有助于提升中小學校的教育教學質(zhì)量，也有助于進一步提升中小學校的社會效益。

1 檔案管理工作的重要性分析

1）有助于提升學校形象。當前，我國的教育體制改革工作正如火如荼的開展，中小學面臨著更加激烈的市場競爭環(huán)境。這客觀上對于中小學的發(fā)展提出了更高的要求，使得中小學在發(fā)展過程中不僅要重視師資力量的提升以及硬件設(shè)施的改善，同時也要對自身的軟實力進行提升，不斷提升整體的管理水平。而充分認識到檔案管理工作的重要性，進一步提升檔案管理工作的規(guī)范性則是一項重要手段[1]。進一步優(yōu)化檔案管理工作能夠幫助學校更便捷的回顧過去一段時間內(nèi)的教育教學工作情況，進而在未來工作中提升管理水平，最終使得學校能夠樹立更為良好的形象。

2）有助于進一步規(guī)范學校日常管理工作。中小學校內(nèi)部的各種檔案記錄了包括行政管理信息、教育教學情況以及學生信息等，能夠系統(tǒng)的反映學校在過去一段時間內(nèi)的發(fā)展情況。中小學校要想在未來一段時間內(nèi)進一步規(guī)范日常管理工作，提升教育教學水平，就必須進一步優(yōu)化檔案管理工作，利用現(xiàn)有檔案中包含的有效信息完善整體的管理體系。此外，中小學檔案管理過程中，很重要的一項工作是對包含學?；A(chǔ)發(fā)展材料的管理，這對中小學未來一段時間內(nèi)制定適合自身發(fā)展情況的方針政策具有重要意義。根據(jù)這些檔案資料，學校領(lǐng)導可以更加直觀的分析學校發(fā)展過程中的優(yōu)勢以及劣勢，對未來的發(fā)展形勢做出更加清晰科學的判斷。并且，在學校的管理工作中若出現(xiàn)問題，學校相關(guān)部門可以更加便利高效的查找出問題所在，進而迅速制定相應(yīng)解決辦法[2]。

3）有利于學校的資質(zhì)評估工作開展。當前，中小學校的競爭也日趨激烈，教育部門也逐步加強了對中小學校的評估工作，以保障中小學校的教育教學質(zhì)量。而中小學校在準備各項評估的過程中，都需要準備相關(guān)材料，從而客觀全面的反映學校整體管理與教育教學水平。在此過程中，一個學校檔案管理能力的高低直接影響到呈現(xiàn)出的材料的質(zhì)量，進而影響到最終的評估工作的結(jié)果[3]。因此，檔案中包含的信息以及結(jié)構(gòu)的完整程度都成為中小學資質(zhì)評估結(jié)果的重要影響因素，保障各類檔案的完整有助于中小學校取得更好的資質(zhì)評估 結(jié)果。

2 當前學校檔案管理工作中存在的問題

1）檔案管理意識有待提升。在中小學校的管理結(jié)構(gòu)中，不僅各類行政管理以及教育教學管理是必要的，對于學校運行過程中各種檔案的管理也是極為重要的。然而，一部分中小學校沒有意識到檔案管理工作的重要性，沒有將優(yōu)化檔案管理作為提升學校整體管理水平的重要手段。一些中小學校領(lǐng)導將工作重心完全置于教育教學工作中，認為檔案管理工作對于學校的長期發(fā)展影響是極小的。這種思想使得學校內(nèi)部的檔案管理部門不受重視，相關(guān)規(guī)章制度也不完善，甚至在一些規(guī)模較小的中小學校內(nèi)出現(xiàn)了沒有設(shè)置檔案管理部門的現(xiàn)象。

2）檔案資料完整程度較低。從中小學校檔案管理水平的角度來看，由于檔案管理意識的缺失，造成了檔案資料的完整程度較低的現(xiàn)象。具體來看，由于檔案管理部門沒有切實做好本職工作，相關(guān)檔案管理工作人員沒有很好的完成檔案整理、檔案保存等工作。在一些學校內(nèi)，日常資料不能及時有效的歸檔，而在相關(guān)評估等到來時，又會出現(xiàn)臨時收集資料的現(xiàn)象，這就使得整體的檔案管理工作浮于表面。有些學校由于沒有設(shè)置檔案管理部門，相應(yīng)地檔案資料會由相應(yīng)部門自行保存，這極大地增加了檔案丟失、資料不完成的概率。

3）檔案管理封閉，檔案信息利用程度較低。中小學校的檔案管理工作一定要秉承開放的態(tài)度，一些非涉密信息一定要及時進行共享。但是，一些學校內(nèi)部的檔案管理部門責任意識淡薄，為了減少自身工作量不能及時對相關(guān)信息進行整理開放，使得檔案中蘊藏的各種有效信息不能得到有效利用。并且，在一些中小學內(nèi)部，檔案管理工作是由其他部門工作人員兼任的，專業(yè)性較差，沒有相關(guān)的專業(yè)檔案管理知識。這使得整體的檔案管理工作的專業(yè)化程度較低，不能最大限度上發(fā)揮檔案管理的作用。

3 優(yōu)化學校檔案管理工作的有效措施

1）進一步提升檔案管理工作的規(guī)范性。中小學校在規(guī)模、師資力量等方面差距較大，但是各種類型的中小學校都要根據(jù)自身的發(fā)展情況，不斷建立和完善檔案管理規(guī)章制度。在制度的保障下，實現(xiàn)檔案管理規(guī)范程度的提升。具體來看，首先要在檔案卷宗的形成階段嚴格按照制度開展工作，相同類型的檔案要按照相應(yīng)地標準進行歸檔并做好記錄工作。其次，在各種檔案的交接過程中，要嚴格審核交接手續(xù)是否齊全，做好登記工作。最后，要根據(jù)單位內(nèi)部的檔案總量，編織出實用性較強的檢索工具，并在運用工作中建立和完善檢索體系。

2）進一步創(chuàng)新檔案管理觀念。首先，中小學校的領(lǐng)導要充分認識到檔案管理工作的重要性。在此基礎(chǔ)上，相關(guān)負責領(lǐng)導與檔案管理部門領(lǐng)導要樹立大局觀，認識到更新檔案管理觀念對于學校長期發(fā)展的重要作用。其次，相關(guān)檔案管理者要進一步樹立檔案管理工作的開展管。在實際開展檔案管理工作的過程中，要創(chuàng)新性的融入開放、整合理念。只有這樣，在檔案管理工作復雜性不斷提升的背景下，檔案資料信息的利用程度才能得到有效提升，檔案管理在中小學整體管理中的重要性才能得到有效提升。

3）進一步加強對信息化手段的運用。當前，電子信息技術(shù)的迅猛發(fā)展為中小學校檔案管理工作提供了新的契機，充分運用電子信息技術(shù)已經(jīng)成為提升檔案管理水平的重要手段。當前，我國絕大部分的中小學校已經(jīng)建立起校內(nèi)的局域網(wǎng)，以便方便教師與學生的教學與學習。在此背景下，檔案管理部門也要借助各種電子信息技術(shù)，將相關(guān)能夠反映學校發(fā)展歷程與教育教學情況的檔案資料進行留檔與展示，一方面可以方便日后的查閱，另一方面也能夠更加充分的展示學校的發(fā)展情況。

4）進一步加強檔案管理人才的培養(yǎng)。為了更好的開展檔案管理工作，中小學校應(yīng)充分人才對于優(yōu)化檔案管理工作的重要性。學校領(lǐng)導應(yīng)充分創(chuàng)造條件，為相關(guān)檔案管理工作人員提供進修培訓機會，使得相關(guān)工作人員能夠掌握更為先進的檔案管理知識技能，更好的為學校的檔案管理工作做出貢獻。通過后備力量的培養(yǎng)，檔案管理水平的提升，中小學校的整體管理水平也能夠得到提升。

4 結(jié)束語

總的來說，充分認識到檔案管理的重要性對于中小學校的長期發(fā)展具有重要意義。因此，優(yōu)化檔案管理工作成為中小學發(fā)展過程中的一項重要任務(wù)。中小學應(yīng)進一步提升檔案管理工作的規(guī)范性、創(chuàng)新管理觀念、加強對信息化手段的運用以及加強檔案管理人才的培養(yǎng)，最終提升檔案管理水平。