淺談新形勢下事業單位檔案管理創新與服務模式的改革

楊云華

（通榆縣社會福利事業管理中心，吉林 白城 137200）

隨著我國社會與經濟的蓬勃發展，事業單位在運營生產方面也面臨更多的困難，檔案作為單位日常工作的關鍵環節，其具有記錄和參考作用，記錄了單位的職能演變和發展進程，屬于一項具有寶貴價值的隱形資產。但是以往事業單位對檔案工作缺乏重視，檔案的作用難以充分發揮，在信息時代下，單位要迎合時代特點和工作需求，積極開展管理創新，改革以及轉變服務模式，發揮檔案的自身價值，為單位可持續發展提供參考和依據。

1 事業單位檔案管理與服務模式創新的價值

檔案管理作為事業單位日常運行的主要內容，以往的管理手段較為陳舊，難以為使用者提供優質服務，尤其在信息時代下，檔案管理逐漸趨于信息化發展，加速檔案服務和管理模式創新，可以進一步釋放人力，實現檔案信息的數字化儲存、錄入以及整理，有助于檔案的高度共享和利用。

2 當前事業單位檔案管理中存在的幾點不足之處

1）資源投入不足。檔案管理需要充足的資源作為支撐，但是受到固化思維和模式的影響，在管理方面存在資源投入不足問題，例如事業單位受到資金因素的制約，在管理創新中沒有采購工作所需的硬件設備，信息化建設進程受阻；又例如在人力資源配置中，管理人員數量不足，無法滿足工作的實際需求。

2）人員素質不高。檔案管理具有一定的專業性和復雜性，基于檔案管理數字化發展下，更加需求精通信息技術和檔案管理方面的復合型人才，但是當前，部分管理人員無論在能力、素質和專業知識方面都難以滿足崗位需求，加之事業單位沒有定期組織培訓活動，人員的知識體系不能獲得及時更新。

3）信息建設滯后。信息化已經成為檔案管理的未來發展趨勢，但是當前在建設進程中，受到諸多因素的影響，單位在信息建設方面較為滯后，具體體現在檔案信息服務水平不高、數字檔案儲存不齊備等，為檔案服務職能的體現帶來負面影響。

3 事業單位檔案管理與服務模式創新改革途徑分析

1）提升重視程度。檔案屬于一種寶貴的珍稀資源，在單位長期發展中不斷形成而累積，單位領導要轉變以往的固化思維和傳統模式，提升對檔案的重視程度，加大物力和人才資源投入。首先，以往的檔案管理主要以紙質文件為主，事業單位在加速數字化檔案轉變的同時，還要對紙質文件加強管理，設置獨立的檔案室，做好檔案室保密工作，避免紙質檔案遭到破壞或者遺失，導致檔案資源不齊全；其次，采購信息化管理所需的各種儀器和設備，包括計算機、打印機、復印機以及多媒體設備等，為開展檔案管理提供硬件支撐；最后，單位領導要起到帶頭作用，樹立新型的檔案意識和管理理念，并且在內部開展檔案宣傳，促使所有員工都認識到檔案的價值，積極配合相關部門落實檔案資源的收集、整理以及歸檔等工作，保證內容的可靠性、真實性以及參考性。

2）提升人員素質。管理人員是落實各項管理活動的主體，人員的信息意識、操作能力、專業知識、服務意識以及創新能力，與檔案管理效能的提升具有直接關系，事業單位要立足于檔案服務，通過各種途徑提升崗位人員的綜合素質，促使其更好的滿足現代檔案管理的需求。首先，基于檔案管理的綜合性、復雜性以及系統性特點，對崗位人力資源進行優化配置，綜合考量人員的管理能力、業務水平、工作態度以及服務意識，落實各項考核工作，將考核與工薪掛鉤，通過長期、系統以及合理的考核促使人員不斷提升自我，以正確的態度對待崗位工作；其次，根據管理工作的需求提升崗位入職門檻，從社會或者高校中吸納具有一定管理能力和專業背景的人才，重塑管理隊伍的知識結構和學歷結構，在良性競爭的驅使下，調動人員自主學習和主動提升的積極性；最后，現代檔案管理無論從手段、流程、模式等方面都出現了一定的變化，事業單位要根據崗位需求的針對性組織專業培訓，科學設計培訓方式和培訓內容，培訓不能流于形式、浮于表面，要切實體現其價值，通過培訓實現管理隊伍業務水平和能力素質的全面提升。

3）完善管理制度。制度是開展一切管理行為的準繩和基礎，在科學制度的支撐下，能夠促使檔案管理趨于制度化、系統化以及科學化發展，有利于發揮檔案價值，為使用者提供優質服務，因此，單位要根據自身具體情況注重制度完善。首先，在制定各項制度中要突出靈活性和機動性，制度不能一成不變，要結合工作需求不斷調整和優化，切實體現制度優勢；其次，管理制度要涉及檔案管理的全過程，包括人員考核制度、保密制度、檔案收集、整理以及歸檔制度、檔案使用制度等，只有在系統的制度體系下，才能更好發揮檔案的服務職能；最后，事業單位可利用檔案展覽、書刊出版等方式，發揮檔案的使用功能和社會價值，為公眾提供各種服務，改變以往只重視保管而忽視使用的局面。

4）引入信息技術。在“互聯網+”的提倡下，各個行業都在探索和創新信息技術應用新途徑，信息技術在生產運營方面的重要性也更加凸顯，信息化作為檔案事業未來發展的必然方向，事業單位也要積極引入各種先進的信息技術，從宏觀方面落實信息建設，進而提升管理效能、優化服務質量。首先，信息建設屬于一項系統的復雜工程，單位不能盲目的進行建設，要基于管理需求和自身特點，明確具體步驟、相關事項以及建設方向，包括各種軟件和硬件建設、人才隊伍建設以及網絡體系建設等，確保各項建設活動有條不紊的進行；其次，在構建信息化平臺中，可利用微信公眾賬號、網站或者APP等方式，加速檔案資源的社會流通，使用者只需要一臺終端設備就可以完成異地資源獲取，不僅節約了空間和時間，還能夠提升檔案應用效率；最后，單位要加速數字化檔案資源的轉變進程，實現所有資源的信息化管理，加強數字資源的收集、整理以及歸檔，以迎合時代發展的方式開展服務改革和管理創新。

4 結束語

總而言之，檔案屬于一項珍稀的寶貴資源，是單位長期發展運營中積累下的寶貴財富，具有較強的歷史價值、借鑒價值和指導意義，單位領導要給予其管理以關注和重視，基于管理需求和時代發展，積極轉變服務模式和管理模式，推動檔案管理趨于信息化、智能化、數字化以及規范化發展，體現檔案的服務職能和參考意義。