試論新時(shí)期如何做好文化檔案管理工作

楊 薇

（承德市普寧寺管理中心，河北 承德 067000）

做好文化檔案的利用和管理工作，能夠?qū)崿F(xiàn)檔案的基本價(jià)值，完善對(duì)檔案的開發(fā)和使用是檔案管理工作的重點(diǎn)內(nèi)容，檔案是社會(huì)上不可缺少的重要信息資源，要想提高檔案的利用率，實(shí)現(xiàn)信息資源的共享，就必須提升檔案的基礎(chǔ)管理水平。

1 文化檔案管理工作的主要內(nèi)容

文化檔案管理工作的基本內(nèi)容是，在對(duì)檔案進(jìn)行妥善細(xì)致管理的同時(shí)，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案較為方便的調(diào)取和利用，有效合理的運(yùn)用檔案資料內(nèi)容是新時(shí)期檔案管理工作建設(shè)中的基礎(chǔ)工作，為經(jīng)濟(jì)活動(dòng)和未來發(fā)展提供有利的方向借鑒。作為新時(shí)期的檔案管理人員，除了要做好檔案收集、整理、鑒定、保管等基本工作以外，還應(yīng)加強(qiáng)對(duì)檔案編目、檢索、編研工作重視，利用網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)編制出適用性較強(qiáng)的檢索工具和檢索系統(tǒng)，建立檔案信息數(shù)據(jù)庫對(duì)檔案資料進(jìn)行匯編，滿足檔案及時(shí)、系統(tǒng)、完整利用的需求。此外，還要加強(qiáng)對(duì)檔案信息的保管，在確保能及時(shí)準(zhǔn)確滿足利用者使用需求的同時(shí)，對(duì)較為重要的檔案信息要留有備份件，用來代替檔案原件提供利用。

2 文化檔案管理工作現(xiàn)狀

2.1 文化檔案管理意識(shí)不足

多數(shù)人對(duì)文化檔案管理工作的印象，主要是負(fù)責(zé)對(duì)檔案進(jìn)行記錄和保管工作，認(rèn)為檔案工作不能帶來經(jīng)濟(jì)收益，因此得不到應(yīng)有的重視。作為檔案管理部門的領(lǐng)導(dǎo)和工作人員，也沒有深刻理解本職工作的重要性，認(rèn)為只要在工作中確保檔案資料不丟失、重要檔案不泄露、上級(jí)檢查能過關(guān)、相關(guān)硬件和軟件設(shè)施能滿足要求即可，這種在管理意識(shí)上的不足直接阻礙了檔案工作的開展。

2.2 文化檔案管理方法滯后

在新時(shí)期社會(huì)背景下，多數(shù)文化檔案管理部門都沒有針對(duì)當(dāng)前形勢(shì)對(duì)人員開展相應(yīng)的職業(yè)技能培訓(xùn)，大部分檔案管理人員對(duì)本職工作的意義、作用、重要性，以及具體管理要求、整理方式、儲(chǔ)存方法等相關(guān)專業(yè)知識(shí)和技能都不夠明確。由于文化檔案工作性質(zhì)的特殊性，日常工作內(nèi)容比較單一乏味，通常是對(duì)每天工作內(nèi)容的不斷重復(fù)，長(zhǎng)此以往會(huì)使工作人員喪失對(duì)檔案管理的工作熱情，這種傳統(tǒng)滯后的工作方式會(huì)直接影響到文化檔案管理的工作效果。

2.3 檔案收集整理方面的欠缺

文化檔案管理中作中，由于其工作性質(zhì)比較特殊，管理制度很難得到有效的落實(shí)，檔案資料審查不通過、目錄與實(shí)際內(nèi)容不符等情況時(shí)有發(fā)生。一些文化檔案管理人員在工作中沒有嚴(yán)格遵守借閱制度，檔案資料的內(nèi)部借閱存在松懈現(xiàn)象，導(dǎo)致內(nèi)部人員借閱檔案后不急于歸還，或歸還時(shí)的檔案存在不完整性，并且沒有明確的制度來約束這一現(xiàn)象，造成檔案收集整理工作方面的欠缺。

2.4 文化檔案管理工作現(xiàn)代化意識(shí)不強(qiáng)

隨著新時(shí)代的發(fā)展，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在各領(lǐng)域廣泛普及，實(shí)現(xiàn)辦公室和辦公手段的智能化、現(xiàn)代化建設(shè)已經(jīng)成為必然趨勢(shì)，目前，雖然文化檔案的管理工作也融入了計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，基本實(shí)現(xiàn)了各部門之間的串聯(lián)，但由于現(xiàn)代化科技手段缺失，各部門之間的協(xié)調(diào)溝通以及檔案資料的共享機(jī)制還不夠完善，甚至一些部門的資料數(shù)據(jù)庫沒有和主系統(tǒng)有效連接，導(dǎo)致文化檔案綜合管理工作很難順利開展。

3 新時(shí)期做好文化檔案管理工作的措施

3.1 改變檔案管理傳統(tǒng)觀念

要想在新時(shí)期做好文化檔案管理工作，首先要明確該工作的重要性，提升相關(guān)工作人員的檔案管理意識(shí)。時(shí)代的發(fā)展提升了社會(huì)各界對(duì)檔案信息的利用頻率和質(zhì)量要求，因此檔案管理工作的重點(diǎn)應(yīng)該放在為檔案利用提供良好服務(wù)方面，在日常工作中進(jìn)行檔案錄入和收集時(shí)要注意內(nèi)容的準(zhǔn)確性和完整性，實(shí)現(xiàn)快捷方便的調(diào)閱不僅能提升工作效率，還能減少工作中出現(xiàn)的問題和麻煩。加強(qiáng)檔案管理工作并建立完善的管理制度，能夠讓工作人員重視檔案收集管理工作的重要性。在文化檔案管理初始階段，可能會(huì)遇到很多的問題和阻力，這就需要在開展系統(tǒng)的工作前優(yōu)先建立健全相應(yīng)的工作機(jī)制，上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)要以身作則，提高對(duì)檔案管理工作的重視程度，認(rèn)清檔案收集工作的重要性，這樣才能確保制度體系的落實(shí)并進(jìn)行良性循環(huán)，從而帶動(dòng)各部門相互協(xié)同，合力將文化檔案管理工作做好。

3.2 強(qiáng)化文化檔案管理工作的教育力度

文化檔案管理部門中，領(lǐng)導(dǎo)和工作人員的綜合素質(zhì)和專業(yè)水平，會(huì)直接影響到檔案管理工作的水準(zhǔn)，想要順應(yīng)新時(shí)代的發(fā)展，就必須結(jié)合當(dāng)前工作實(shí)際，對(duì)崗位人員進(jìn)行系統(tǒng)專業(yè)的教育和培訓(xùn)，不斷充實(shí)和優(yōu)化他們的學(xué)習(xí)理念，使檔案管理相關(guān)人員不僅具有良好的專業(yè)素質(zhì)和基礎(chǔ)知識(shí)，還能在工作中不斷積累經(jīng)驗(yàn)，實(shí)現(xiàn)自身綜合素質(zhì)的提升，為文化檔案整體隊(duì)伍建設(shè)打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。另外還要加強(qiáng)崗位人員的職能認(rèn)識(shí)和責(zé)任意識(shí)，由于檔案工作的特殊性，相關(guān)工作人員必須充分認(rèn)識(shí)到自己的崗位重要性。有關(guān)部門要定期組織檔案管理人員學(xué)習(xí)《保密法》、《檔案法》等相關(guān)法律法規(guī)，提升檔案工作者的法律意識(shí)和責(zé)任意識(shí)，并且能夠?qū)⒁?guī)定內(nèi)容貫徹落實(shí)到實(shí)際工作 中去。

3.3 創(chuàng)新文化檔案管理工作機(jī)制

新時(shí)期想要完善文化檔案管理工作機(jī)制的建設(shè)，就必須將傳統(tǒng)檔案工作模式進(jìn)行創(chuàng)新，結(jié)合當(dāng)前實(shí)際情況對(duì)工作方式進(jìn)行適當(dāng)調(diào)整，改善傳統(tǒng)工作中單一乏味的工作方式，避免人員出現(xiàn)工作懈怠狀態(tài)，確保工作中不會(huì)出現(xiàn)盲目性和隨意性的現(xiàn)象。檔案管理中心或單位要根據(jù)自身實(shí)際情況來對(duì)各部門工作內(nèi)容和責(zé)任制度進(jìn)行明確劃分，建立完善的工作機(jī)制和崗位紀(jì)律規(guī)范。此外，對(duì)以往的工作思路也要進(jìn)行適當(dāng)創(chuàng)新，在文化檔案日常管理工作中樹立好典型，對(duì)工作中有突出貢獻(xiàn)的人員進(jìn)行宣傳和表揚(yáng)，以此作為一種激勵(lì)手段，讓更多人以其為榜樣努力工作，從而提升檔案管理工作的整體水平。

3.4 實(shí)現(xiàn)文化檔案管理信息化建設(shè)

新時(shí)期要實(shí)現(xiàn)文化檔案管理信息化建設(shè)，就是將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案文件管理模式改善為數(shù)字化檔案資料保管形式，如此能夠更好的實(shí)現(xiàn)檔案中的各種內(nèi)容和信息的共享、傳遞、儲(chǔ)存和處理。信息化建設(shè)是未來文化檔案管理工作發(fā)展的必然趨勢(shì)，因此相關(guān)人員需要在這個(gè)領(lǐng)域當(dāng)中不斷的深入和探索，尋找更能適合檔案管理工作的新方法，推動(dòng)電子信息化的發(fā)展，與計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)充分結(jié)合，加快檔案管理工作信息化建設(shè)步伐。另外還要結(jié)合當(dāng)前時(shí)代的發(fā)展情況，充分利用現(xiàn)代化管理設(shè)備對(duì)管理模式進(jìn)行創(chuàng)新，完善電子檔案數(shù)據(jù)庫，并加強(qiáng)對(duì)電子檔案的維護(hù)與管理，從根本上提升工作效率，延長(zhǎng)檔案資料使用壽命，從而更加順應(yīng)未來文化檔案管理的發(fā)展與時(shí)代需求。

4 結(jié)語

要想做好新時(shí)期文化檔案的管理工作，相關(guān)工作人員必須增強(qiáng)對(duì)本職工作的重視程度，充分明確檔案管理工作的重要性，不斷提升自身專業(yè)能力和管理經(jīng)驗(yàn)，提升檔案工作者的法律觀念和責(zé)任意識(shí)，利用現(xiàn)代化科技手段和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)先進(jìn)技術(shù)，對(duì)傳統(tǒng)檔案管理模式進(jìn)行創(chuàng)新，更好的為檔案利用提供及時(shí)、完整、優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，以期實(shí)現(xiàn)檔案管理工作整體水平的提升。