國有企業檔案異質異地備份新見解

鹿群群

（國家管網集團榆濟管道有限責任公司，山東 濟南 250000）

檔案屬性分為紙質檔案和電子檔案，檔案作為一種特殊的文件性資源，當遇到重大災害，其損失是不可挽回的，對社會和國家造成重大的經濟損失，在國有企業檔案的管理上應進行異地異質備份，以此保證檔案的儲備安全性，紙質檔案在異地至少備份一套，而電子檔案要異地異質備份各一套，以便于轉變為壓縮模板長久存儲。本文針對檔案備份的重要性，探討檔案工作部門的職責所在，就當前的發展現狀提出解決建議。

1 檔案異質異地備份的必要性

國家檔案局長楊東權曾說：“國有企業檔案關乎到國家經濟發展根基，在對重要的檔案實行異地異質備份，保證國有企業檔案存儲的安全性。”因此國有企業應貫徹落實檔案異質異地的保存，對多套的檔案進行復制備份，在異地存儲至少一套，而對于電子檔案，要同質備份，也要一地備份，將檔案轉變為壓縮文檔或者紙質文檔，方便于日后長久讀取，當發生重大事故時，可降低對檔案的損毀，減少對國有企業的經濟損失，可見檔案的異質異地本分體現在檔案工作職責所在和檔案部門職責所在。

1.1 檔案異質異地備份是檔案工作職責所在

企業的檔案工作職責所在結合企業檔案安全保存制度，能確保企業檔案保存有效利用。企業檔案部門將已經存在的紙質檔案通過掃描轉變為電子檔案，將電子檔案轉變為PDF等格式進行數字化加工，有效保護原有檔案的原件內容。檔案工作有序推進提升檔案的服務水平，結合科技快速發展，對激增的檔案儲量快速劃分，將檔案信息進行安全存儲和備份，保障信息存儲的安全性，但當信息讀取時受到時效性的制約，因此在檔案存儲時應進行同質載體的轉換和異地的多套備份，面對時代發展對檔案存儲的挑戰，應大力發揮檔案工作職責 屬性。

1.2 檔案異質異地備份是保護檔案安全所在

目前，各企業對檔案原件進行了不同的載體備份，備份的載體分別保存在本部門不同的庫房里。它的好處是方便管理和利用。但是，一旦災難來臨，容易造成一毀俱毀。以往發生的種種突發性事件，讓人們清醒地認識到災害的來臨是不可預測，也是難以預防的。由此可見，檔案異質異地備份不僅是檔案安全保管的重要措施，也是防范風險和防災減災的必要手段。

2 檔案異質異地備份工作

2.1 檔案異質備份

國有企業為保障檔案的安全性能，在檔案的利用上，將異質備份納入企業檔案管理工作流程中，對現有的紙質檔案進行異質備份，對電子檔案進行同質備份，在工作中實行“兩套制和雙軌法”的工作要求，將紙張介質與磁盤介質進行形式轉化一起歸檔，形成文件內容相一致的兩套檔案。

2.1.1 異質備份的原因

紙質檔案之所以異質備份，是因為紙張在存儲的過程中產生酸性物質，造成紙張的腐爛，在長期保存中，紙質檔案內容字跡會淡化，才進行磁盤異質的備份。而電子文檔在檔案存儲過程中，受到計算機病毒的侵擾，造成檔案讀取錯誤，電子檔案載體在轉化時因老化磨損問題，造成耐久性降低，又因為火災事故的發生，引起檔案的損壞，長此以往檔案要進行異質的備份。

2.1.2 異質備份方式

對于紙質檔案。以前主要運用復制技術，成本較高，較適用于永久保存或珍貴檔案；現階段主要運用數字化技術，將紙質檔案轉化成數字化檔案，它占用空間小，速度快，但依賴性太高。對于電子檔案。現階段備份所用的介質主要有硬盤、光盤等。但都具有不耐用、不原始的特點。

2.2 檔案異地備份

本地備份的檔案由于自然災害等不可抗拒因素造成損毀，因此要盡心異地備份，檔案的異地備份應安置于地震平穩地帶，降低自然災害帶來的危害沖擊，在災后重建后通過檔案備份查找丟失文件。

2.2.1 異地備份分類

對于紙質檔案。可將檔案副本或檔案的紙質復印件異地保存。或將檔案制成微縮復制件進行異地備份。對于電子檔案。可將電子檔案進行冷備、溫備及熱備份

2.2.2 異地備份要求

檔案自身具有密級要求，所以在異地備份的時候要求有專人負責，避免檔案備份泄密以及處于混亂狀態。異地備份庫應當按照企業檔案庫的要求建造。檔案保管對于庫房的環境及庫房外周邊具有嚴格的要求。

3 目前國有企業檔案異質異地備份的現狀

國有企業檔案異質異地備份現狀表現為以下四點，第一，認知不夠，企業認為檔案備份永遠用不上，還浪費紙張資源，因此在備份上不愿投入人力和財力，同時擔心異地本分造成檔案資源的竊取。第二，資金不足，檔案的管理需要投入大量的資金維護，但是因為企業部門可調動的資金有限，就算在資金充足狀況下，因為認知不足，也不會投入過多的管理資金，第三，管理不足，當前企業對檔案管理訊在基礎設施和技術條件的缺失，沒有完善的健全機制，造成檔案永久保存價值降低。第四，缺乏人才，在檔案本分上缺乏專業人才管理，對備份的質量存在質疑，后期維護力度小，是因為缺乏人才導致。

4 對于現階段檔案異質異地備份的建議

第一，地址選擇，科學論證，根據專家對城市的綜合安全因素評估，確定檔案備份異地可行性方案，保證選址存儲的溫度和濕度，具備完善的防水防磁性能。第二，完善政策建立標準，企業對社會檔案范疇進行考察，根據現有狀況制定異質異地備份制度，有序開展檔案管理。第三，加強建設檔案體系，對重要的檔案進行異地異質備份，提高檔案的備份有效性，內部構建檔案管理全方位體制建設，降低管理不全面、不到位的現狀。

5 結語

總之，在檔案異質異地備份上存在認知不夠、人才不足、資金不夠、管理不足的現狀，面對以上問題，應對備份的選址進行科學論證，保障災害之后備份的提取，完善政策建立檔案備份標準，有序開展檔案的管理工作，從根源上解決人才的儲備和資金的投放，加快檔案管理發展進程。