檔案管理的重要性分析及科學化管理對策

黃修武

（湖北省孝感麻風防治中心，湖北 孝感 431600）

檔案的記錄，放眼我國的發展歷史，在我國的起源很早，在原始社會，人們就會以圖案方式對當時的生活方式進行記錄，在各種原始社會的遺跡中隨處可見的壁畫為史學家研究當時社會的風土人情提供了重要的依據，是我國檔案工作的萌芽形式。進入奴隸社會和封建社會后，由于文字的發展，開始出現以文字形式記錄的檔案，官方也設置專職機構配備專職人員進行檔案的記錄與管理工作，甚至還有專職負責檔案防火的專職人員，由于古代中央集權的進一步發展，檔案工作的記錄通常是歷史、賬目、天文、地理等方面，這一方面是君王加強中央集權的形式，一方面是百姓生活經驗的參考，通過上述論證，可以充分說明在古代社會，檔案的記錄與管理工作的重要性。

1 檔案管理工作的由來

檔案，在我國歷史上由來已久，從原始社會的壁畫到殷商時期的“冊”和“典”，都是古人對于真實生活的記載，其中，有重大的歷史事件也有日常的躬耕勞作，不過，當時的檔案管理還沒有與脫離史官的職責，實現“檔史分離”，自經歷春秋戰國時代的發展，百姓的思想得到進一步的發展，秦朝建立后，為加強對百姓的管理，統一度量、制定法律，為便于各類法律檔案的保存，秦朝設置御史、內史和令史對檔案管理工作進行細化的分工協作，對于檔案的管理工作制定專門的法律制度，還配備防火專員。自夏商時代的宗廟、周朝時代的天府、魏晉南北朝時代的閣庫、清朝時代的國史館都是歷代保存檔案的專職機構，如此種種，可見自古以來對于檔案管理工作的重視。其實，翻看歷代檔案的管理方式，就是回看歷朝的發展歷史，受限檔案載體、表現形式和社會發展的不同，歷代管理檔案的工作也不盡相同，但總體來說，在古代，檔案的管理工作的重要性已經被統治階級意識到，因而才會不遺余力的進行檔案的管理工作。受限于當時的社會現實，統治階級要想將功績流傳于世，所能運用的手段只能是檔案，因為檔案所具備的獨特的寫實性、客觀性和全面性，當時的檔案管理工作就已經具有一定的規模性、類別性和真實性[1]。因此，檔案管理工作的開展，刻不容緩。

2 檔案管理工作的開展

檔案管理工作的開展，從來都不是獨立的存在，在沒有文字的時代，檔案可以鐫刻于石壁之上；在沒有紙張的時代，檔案可以刻畫于龜殼和竹簡之上；在運用活字印刷術的時代，檔案可以成批量的印于書刊之上。隨著社會的不斷進步，檔案管理工作也在不斷發展，在公元前的殷商時期，檔案管理工作是只有貴族才能享受的特權，只有貴族階級所經歷過的事件才有記載的特許，從而才有保存和管理的必要。后來，隨著社會的發展和戰亂，大量的檔案資料流落到百姓的手中，百姓以此為范例，建立了家譜、族譜和地方縣志，這時期的檔案管理工作是以一種民間和官方并行的模式平行發展的，官方設置專業機構負責對國家重大的歷史事件和重要的法律制度進行檔案的記載和管理，民間推舉專人負責對日常生活的大事小情和和重大變化進行記載和管理。這種管理的模式雖說簡單單一，屬垂直式的直接管理，但在一定程度上為我國檔案管理工作的開展和進步提供了切實可行的借鑒策略，如專人、專職、專事、專業等，因此，當下提起檔案的第一印象就是檔案的重要性與嚴肅性，這全是檔案管理工作的不斷發展帶來的結果。

3 檔案管理工作的科學化

當時間進入到現代社會后，隨著計算機的發明，社會步入了信息化時代，檔案的載體也由傳統的紙張、書籍演變為大數據，在大數據時代的沖擊下的，傳統的檔案管理模式已經漸漸不再適應新時代的檔案發展，這是社會不斷進步的表現，因此，在現代社會中進行檔案的管理工作必須緊緊依托大數據這一平臺，在此基礎上進行檔案的科學化管理工作[2]。針對傳統的檔案保存體量大、易于丟失、保密性差、不便于攜帶和檢索的缺點，可以逐步使用計算機進行檔案的管理工作。例如：將傳統的紙質檔案借由掃描設備輸入于計算機中進行加密保存，還可使用移動硬盤等設備進行備份，如此，既解決了傳統檔案保存客觀存在的缺點，又凸顯了大數據時代下檔案管理工作的開展與創新，是與時俱進的表現。但要想真正實現檔案的科學化管理，還需要從政府、人員、制度、模式等多方面齊頭并進才行，由政府首先從源頭上出臺相關法律法規，為檔案管理工作提供法律的保障；然后各單位的檔案管理部門也要制定相關規則制度，為提升檔案管理水平和專職人員的技能提供有力的支持；最后各檔案管理的專職人員也要轉變傳統的檔案管理思想，為切實落實檔案管理工作提供新的思路和模式。只有協調多方努力，共同進行檔案的管理工作才算得上科學化的檔案管理。

4 結語

檔案管理工作的重要性不言而喻，在大數據時代沖擊下科學化的檔案管理工作才是眼下最要緊的難題，只要能轉變傳統思想，創新管理模式，運用新興載體，緊跟社會的發展腳步，就一定能真正做到科學化的檔案管理。