提升事業(yè)單位檔案管理信息化建設的方法策略

張 蕾

（內蒙古興安盟健康教育所，內蒙古 烏蘭浩特 137400）

1 前言

在新時期發(fā)展背景下，事業(yè)單位所開展的檔案管理工作有了更高的要求，信息化管理，在事業(yè)單位檔案管理工作中進行全面落實是必然的發(fā)展趨勢，這對于事業(yè)單位來講，能夠充分發(fā)揮檔案本身所存在的作用以及價值。所以在本文所論述內容當中，將基于當前事業(yè)單位開展檔案管理信息化建設工作的必要性以及在開展過程中所面臨的問題進行分析，然后提出相關的解決對策，從而全面提升我國事業(yè)單位檔案管理信息化建設工作水平。

2 事業(yè)單位檔案管理信息化的優(yōu)勢

首先，符合新時期發(fā)展背景對事業(yè)單位檔案管理工作所提出的要求。在新時期發(fā)展背景下，檔案管理工作所涉及的工作內容以及工作種類越來越多，所以如果在傳統(tǒng)檔案管理工作模式下，工作人員本身工作量會大大增加，同時工作難度也會提升。因此在新時期發(fā)展背景下，需要提升當前檔案管理工作的便利性，在信息化技術支持下，利用檔案資料數據庫對檔案資料進行全方位的管理，能夠更加便捷的進行檔案的儲存，同時也能夠使檔案信息使用者在進行信息查詢時更加便利。

其次，則是便于資料進行永久保存。在傳統(tǒng)的檔案管理工作過程中，所保存的檔案資料是以紙質材料進行保存的，再保存時非常容易受到環(huán)境以及天氣的影響，因為紙質材料在一些潮濕的環(huán)境下可能會出現(xiàn)發(fā)霉的問題，不能夠保證檔案信息資料實現(xiàn)長久保存，同時紙質資料也可能會出現(xiàn)丟失，從而導致信息丟失問題的出現(xiàn)。而在信息化技術支持下，能夠利用數據庫對檔案信息資源進行備份，或者是通過大數據云計算來節(jié)省檔案信息資料的存儲空間，在整個存儲以及利用的過程中，不會受到天氣以及季節(jié)的影響，對于檔案資料的完整性以及永久保存是非常有利的。

最后，則是檔案管理工作模式得到全面優(yōu)化。因為在檔案管理信息化建設工作過程中，依托網絡信息平臺單管理工作改變了傳統(tǒng)，以紙為媒介的錄入資料方式，通過電子化以及數據化的信息錄入，使傳統(tǒng)的檔案變成信息資料采集以及管理和存儲等多項服務于一體的檔案管理工作內容。

3 檔案管理信息化建設面臨的問題

3.1 檔案管理信息化建設重視程度低

對于一些事業(yè)單位來講，在不斷發(fā)展過程中，雖然已經認識到傳統(tǒng)的檔案管理工作方法所存在的限制以及落后之處，同時也認識到檔案管理信息化建設對于檔案管理工作的必要性以及重要性。但是在進行檔案管理信息化建設工作時，建設平臺卻并不能夠很好的與時代發(fā)展相結合，檔案管理信息化平臺的更新速度非常慢。所以，雖然我國許多事業(yè)單位都進行了職工檔案信息化管理系統(tǒng)的構建，但是卻并沒有在實際工作中給予足夠的重視，導致檔案管理信息化平臺并沒有實現(xiàn)高效以及時刻的運轉，一些職工檔案內容信息在存儲過程中出現(xiàn)嚴重滯后的現(xiàn)象，對于事業(yè)單位本身的人才優(yōu)化管理造成了嚴重的 影響。

3.2 檔案管理工作人員素養(yǎng)較低

因為在過去發(fā)展過程中，事業(yè)單位本身對于檔案管理工作的重視程度并不高，所以在開展檔案管理工作時，所配備的相關工作人員并不是專門從事檔案管理工作的，有些是由其他工作部門借調而來的工作人員，所以其本身對于檔案管理工作的認識以及檔案管理工作的相關技能，并不是有很好的掌握或者是完全不了解。所以這些檔案管理工作人員本身的整體素質水平都是比較低的，有一些工作人員還不具備信息化進程所需要掌握的專業(yè)化標準能力以及計算機信息化能力。除此之外，檔案管理工作人員在開展檔案管理工作時，普遍存在著一些服務態(tài)度問題，服務態(tài)度比較消極，而且比較懶散。

4 事業(yè)單位檔案管理信息化建設工作對策

4.1 提高管理工作人員素養(yǎng)

首先對于事業(yè)單位所開展的檔案信息化管理工作來講，都是由人為主體來進行的，雖然信息化設備實現(xiàn)了檔案管理的信息化以及數據化儲存，但是各項操作仍然是由人來完成的，所以也需要重視當前檔案管理工作人員的信息化水平提升。首先應當對檔案管理工作人員的網絡技術水平進行全面的提升，使檔案管理工作進行信息化建設時，相關工作人員能夠依托網絡設備進行檔案信息的更新以及錄入，同時還需要對檔案管理工作人員的信息平臺建設水平進行提升。其次，構建全面的互通機制，使檔案管理工作人員及網絡技術人員能夠實現(xiàn)全方位的合作與高效溝通，保證信息化管理工作水平，得到全方位的發(fā)展。最后則是應當對當前檔案管理工作人員本身的服務意識以及服務水平進行全方位的提升，在開展檔案管理工作時，能夠以更加規(guī)范化的要求對自身行為進行規(guī)范，更好的提供檔案服務工作。

4.2 構建高效信息化平臺推廣模式

在當前一些事業(yè)單位進行檔案管理，信息化建設，使平臺的利用效率比較低，所以檔案管理信息化建設工作的優(yōu)勢并沒有充分體現(xiàn)。為了能夠使當前所開展的檔案管理，信息化平臺優(yōu)勢得到充分體現(xiàn)，需要加強宣傳提高檔案管理信息化建設平臺的知名度以及影響力。同時還可以與一些先進企業(yè)進行學習與經驗交流，通過信息化平臺的優(yōu)勢，對當前事業(yè)單位所開展的人才檔案管理，工作效率進行全方位的提升。

5 結束語

綜上所述，對于事業(yè)單位來講，在新時期發(fā)展背景下，檔案管理工作的重要性越發(fā)突出，所以需要將檔案管理工作的傳統(tǒng)工作模式打破，融入新的管理工作模式，使檔案管理工作信息化建設水平得到全方位的提升。