探析新時期行政審批檔案信息化管理

王亞琴

（菏澤市行政審批檔案中心，山東 菏澤 274000）

1 行政審批檔案信息化管理的現實意義

一方面，推動行政審批檔案信息化管理工作，能夠將行政審批檔案保存在光盤、電腦硬盤等介質上，為后期的查詢、開發、利用工作提供便利，減少單位行政審批檔案的成本。相較于傳統的檔案管理模式，信息化管理能夠減少對物理空間的占用，縮減管理、利用環節，實現線上一站式管理與一站式服務目標，另一方面，推動行政審批檔案信息化管理工作，能夠全面提升電子政務的效率。行政審批檔案管理是電子政務建設的關鍵環節，事關電子政務的成效[1]。單位將檔案信息管理納入互聯網當中，打造完善的文檔一體化管理體系，能夠滿足電子政務工作中的信息需求，為電子政務提供數據支持、信息 支撐。

2 新時期行政審批檔案信息化管理中常見的問題

2.1 基礎設施不完善

行政審批檔案信息化設施是行政審批檔案信息化建設的基礎，是快速推進行政審批檔案管理工作的有力抓手。然而，部分單位行政審批檔案信息化設施匱乏，軟硬件環境有待優化，阻礙了行政審批信息化進程[2]。一是行政審批檔案信息化硬件設施缺失。主要表現為高性能計算機、高容量硬盤、電子高速掃描儀、微縮相機、高拍儀等硬件處理設備缺失，無法快速將紙質檔案轉化和掃描。二是行政審批檔案信息化系統功能單一，無法對聲像、圖像進行處理，只能對紙質類文件進行處理，難以適應時代發展要求。三是格式轉化軟件缺失，許多檔案資源的格式不統一，后期處理難度大，不利于檔案數據庫建設。

2.2 信息技術開發利用度不高

當下，部分單位行政審批檔案信息化水平低，行政審批檔案信息利用的便捷度不高，進而難以發揮出應有的作用。一是尚未將云儲存技術應用至檔案共享的環節，行政審批檔案管理工作與其他業務工作被人為割裂，各個部門難以集中、統一。高效地利用信息資源，不利于節約政務成本。二是行政審批檔案管理系統與電子政務系統之間存在數據傳輸壁壘、數據共享壁壘，不僅導致行政審批檔案信息同步更新效率低下，而且不利于信息資源的開發。三是部分行政審批檔案管理系統無法自動識別PDF、WORD等文件中的關鍵信息，仍然需要檔案管理人員自行錄入，增加了行政審批檔案信息管理工作的壓力。三是大數據技術、自動算法技術在行政審批檔案信息中的應用層次較低，不利于提升行政審批檔案信息的檢索效率，難以對行政審批檔案進行開發[3]。

2.3 安全管理不足

雖然信息技術能夠提升行政審批檔案管理實效，但其也存在明顯的弊端。典型表現在信息化環境下行政審批檔案安全管理難度不斷提升，容易引發泄密事件，威脅行政審批檔案的原始性、真實性和準確性，無法最大限度保障行政審批檔案價值。一是網絡安全問題。許多勒索病毒、木馬程序、黑客程序、惡意插件侵入行政審批檔案管理系統后可以破壞、非法加密、盜取、篡改行政審批檔案信息。二是技術應用問題。大多數單位尚未將區塊鏈、數字加密、數字簽名、云加密技術應用到行政審批檔案管理領域，不利于打造現代化的行政審批檔案安全管理網絡。

3 新時期行政審批檔案信息化管理的對策

3.1 夯實基礎，改善檔案信息化基礎設施

行政審批檔案信息化管理工作以信息技術為基礎，需要依靠相應的軟硬件設施。為此，單位必須要結合本單位的實際需求，不斷引進并更新信息化基礎設施，優化信息化管理的環境。一是要購置并更新高拍儀、掃描儀、微縮相機等數字化設備，對線下紙質檔案進行數字化處理，將紙質檔案轉化為電子檔案，并錄入到相應的檔案管理系統中。同時，單位要配備先進的計算機、高容量硬盤，提升行政審批檔案信息化建設的效率。二是要完善行政審批檔案管理系統的功能，及時將行政審批過程中形成的電子文件、聲像、圖像、文字進行收集、整理和歸檔。三是要根據行政審批業務的實際需求，引入相關的格式轉化軟件，統一檔案元數據標準，確保各類文件的格式統一。

3.2 創新發展，綜合應用多種信息技術

一是要依托于云儲存技術，打造檔案共享平臺，優化行政審批及后續的電子政務服務。行政審批部門與其他業務部門要加強業務溝通，避免信息二次收集、二次加工。為此，行政審批部門可以將行政審批檔案上傳至云儲存終端，并設置相關的訪問權限，便于其他業務部門直接從云儲存終端調取信息資源，真正實現行政審批業務數據信息的共建共享，全面提升政務服務能力。二是要通過技術手段來打通行政審批檔案管理系統與電子政務系統之間的傳輸壁壘與共享壁壘，避免出現信息孤島局面，實現信息資源一站式錄入、更新。三是要圖像識別、文字識別技術融入到行政審批檔案管理系統中，實現對行政審批信息自動識別、自動輸出，提升工作實效。四是要利用自動算法技術、大數據技術，設置更為精確的檢索條件，為檔案查詢主體提供精細化的查詢服務，提升檢索效率。

3.3 精準定位，提升行政審批檔案信息化安全管理水平

行政審批檔案涉及許多政務服務內容以及機密，具有極強的經濟價值、社會價值和文化價值。信息化技術雖然能夠提升行政審批檔案的管理效能，但也帶來了許多安全問題。為此，必須要以安全管理為核心，加快安全建設，保障行政審批檔案的真實性、完整性以及原始性。一是要重視對單位內部網絡安全問題，通過防火墻、病毒查殺來有效抵制各種病毒程序。單位也可以單純通過內網對行政審批檔案進行管理、開發與利用，并要求各個部門使用專門的加密U盤以及加密設備對行政審批檔案進行復制、傳輸。二是要綜合應用現代安全管理技術，對行政審批檔案管理系統或者行政審批檔案進行加密處理。例如，單位可以探索將區塊鏈、數字加密、數字簽名、云加密技術應用到行政審批檔案管理領域，搭建全方位的行政審批檔案安全管理體系，真正確保檔案無誤，避免泄露相關的機密。

4 結束語

信息化社會，單位行政審批檔案的數量不斷增加，傳統的檔案管理模式已經難以適應時代發展的要求。在這種背景之下，行政審批檔案管理工作要堅持改革先行，綜合利用多種信息技術對檔案管理方式、內容進行革新，實現創新目標。具體而言，一是要夯實基礎，改善檔案信息化基礎設施；二是創新發展，綜合應用多種信息技術；三是要精準定位，提升行政審批檔案信息化安全管理水平。相信在行政審批檔案管理人員不斷開拓創新下，單位行政審批檔案資源能夠得到更深層次的開與利用，行政審批檔案管理工作會呈現出嶄新的面貌。