試論街道辦事處檔案管理信息化建設工作思路

高 梅

（山東省濱州市濱城區(qū)彭李街道辦事處，山東 濱州 256600）

現(xiàn)階段我國城鎮(zhèn)街道的基礎設施得以不斷完備，街道辦事處在黨和政府各類方針政策的指引下，各方面均得到長足進步[1]。比起街道辦事處的其他基礎工作內(nèi)容，檔案管理工作還停留在舊有的紙質(zhì)辦公時代，其管理模式未能得到有效更新，無法適應新時代的發(fā)展需求，未能將信息化的理念應用建設到檔案管理工作之中，不能及時完成檔案的共享、交流和數(shù)據(jù)傳輸?shù)裙ぷ鳌Ｒ虼吮M快加速信息化理念在檔案管理工作中的應用成為街道辦事處關(guān)心的重點問題。

1 檔案管理信息化的具體含義及優(yōu)點

1.1 檔案管理信息化的含義

計算機與互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)在各行各業(yè)均得到有效應用，檔案管理信息化能極大程度上提升管理工作的質(zhì)量和效率[2]。檔案管理信息化指的是以互聯(lián)網(wǎng)的大數(shù)據(jù)技術(shù)為基礎，專門建立起一個信息化系統(tǒng)用來對檔案管理工作進行服務，可以將數(shù)字技術(shù)應用在檔案的搜集、存儲、錄入、傳輸和開發(fā)利用等過程中，拋棄了傳統(tǒng)的紙質(zhì)及實物進行信息存儲的管理方法，真正實現(xiàn)檔案信息的電子數(shù)據(jù)化、存儲集成化和智能化。相比于傳統(tǒng)的檔案管理模式來說，檔案管理信息化能將信息從紙質(zhì)的立體空間內(nèi)解放出來，完善的搜索引擎和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)能快速地對檔案進行精準抽調(diào)，并和全國各地的檔案庫進行在線互聯(lián)共享。

1.2 檔案管理信息化的優(yōu)點

首先相比于傳統(tǒng)的檔案管理模式而言，檔案管理信息化的速度更快，其以電子計算機為傳遞媒介，將檔案信息轉(zhuǎn)換成數(shù)據(jù)形式進行存儲和上傳，在短時間內(nèi)完成對檔案資料的搜集、整理、排版和檢索，極大程度上加快了檔案管理工作的效率；其次管理信息化方便儲存，大數(shù)據(jù)云端和集成硬盤等工具的出現(xiàn)使得檔案信息能在小體積內(nèi)進行加密永久保存，且具有高密度存儲的特點；最后是安全性高，防火墻技術(shù)、檔案加密權(quán)限和數(shù)據(jù)恢復技術(shù)等能有效防止檔案信息泄露。

2 街道辦事處檔案管理信息化建設中出現(xiàn)的問題

2.1 缺少領(lǐng)導的統(tǒng)一調(diào)度

在對街道辦事處檔案管理信息化建設的過程中，發(fā)現(xiàn)工作進程缺少領(lǐng)導的統(tǒng)一調(diào)度，不能完全遵循檔案的管理守則[3]。檔案管理人員在進行工作時，不重視檔案管理的作用，只是招聘第三方勞務人員對檔案進行分類整理，整個街道辦事處沒有擔負起領(lǐng)導層的責任，不能對街道辦事處的檔案信息進行有效調(diào)度。

2.2 員工不熟悉信息化檔案管理的工作形式

在傳統(tǒng)的檔案管理模式中，采用的是在紙上手寫信息的方式來進行檔案存入和分類管理，但新時代的信息化檔案管理的工作形式和傳統(tǒng)形式截然不同，采用的是計算機進行數(shù)據(jù)錄入的方式，利用互聯(lián)網(wǎng)和計算機技術(shù)來對檔案進行分類管理[4]。但許多工作人員已經(jīng)習慣了舊有的工作模式，對新興的信息化檔案管理有著天然的抵觸情緒，使得街道辦事處的檔案管理工作效率較低。

2.3 未能形成統(tǒng)一的信息化檔案管理標準

信息化檔案管理的有效開展離不開一套完善的規(guī)章制度，讓管理工作人員可以依照規(guī)范來對檔案進行分類整理的工作。現(xiàn)階段雖然許多街道辦事處嘗試著去將信息化理念應用在檔案管理工作中，但由于計算機不適配管理軟件、檔案分類編碼未統(tǒng)一等原因，使得檔案設置多種多樣，缺少統(tǒng)一規(guī)范標準，對檔案的信息化建設起著一定的阻礙作用。

2.4 檔案管理工作人員專業(yè)水平較低

首先街道辦事處的檔案管理工作人員要對檔案的管理內(nèi)容熟記于心；其次能夠熟練使用計算機來進行數(shù)據(jù)存儲錄入；最后能及時更新管理觀念對管理形式進行改進。但現(xiàn)階段大多數(shù)檔案管理工作人員身兼數(shù)職，自身素質(zhì)水平較低，只能使用計算機做一些較基礎的工作，阻礙著街道辦事處的檔案管理工作的進行。

3 街道辦事處檔案信息化建設的工作思路

3.1 改變舊有的傳統(tǒng)檔案管理觀念

目前仍有許多檔案管理工作人員不能從傳統(tǒng)的管理方式中突破出來，勇于接受全新的信息化管理方式。為了打破這一局面，街道辦事處應當做好積極宣傳，讓工作人員轉(zhuǎn)變舊有觀念，自主學習計算機管理技術(shù)，不遵循傳統(tǒng)的硬性規(guī)定，定期做好對管理工作人員的培訓工作，鼓勵其積極創(chuàng)新，才能提高檔案的信息化管理工作的效率。

3.2 構(gòu)建和街道辦事處統(tǒng)一的局域互聯(lián)網(wǎng)

檔案信息化建設過程應當和街道辦事處的辦公自動化系統(tǒng)步調(diào)一致，建立信息化中心,能做到方便隨時對檔案信息進行取用。將辦公系統(tǒng)、社區(qū)委員會、信息中心和電子檔案庫用內(nèi)部網(wǎng)絡進行連接，方便管理人員真正實現(xiàn)對各類數(shù)據(jù)從搜集、整理、錄入、傳輸和調(diào)用等各個環(huán)節(jié)的協(xié)調(diào)統(tǒng)一。

3.3 實現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化

對整個檔案信息進行數(shù)字化處理能推進信息化理念在檔案管理工作中的進一步應用，將紙質(zhì)或以物品形式留存下來的檔案信息用電子數(shù)據(jù)的方式儲存在計算機內(nèi)，建立起檔案數(shù)據(jù)庫。先進的搜索引擎使得檔案管理人員在進行檔案抽調(diào)時能迅速找出所需要的檔案信息并完成對街道辦事處其他部門的實時信息共享，加快工作效率，同時還可以對其他部門傳遞的信息數(shù)據(jù)進行加密處理。

3.4 建立電子信息檔案平臺

城鎮(zhèn)辦事處對民生發(fā)展起著積極的促進作用，能做到為人民服務，在政策的扶持下，檔案管理部門應當建立檔案網(wǎng)站電子服務平臺，將可公布的信息以數(shù)據(jù)形式上傳到外部網(wǎng)絡，方便群眾隨時查看取用。與此同時要做好信息反饋系統(tǒng)，能對來自群眾的各種評價和改進意見進行及時接收并給出反饋，對檔案管理工作進行適當改進。

3.5 吸引人才并加強對人才的培訓工作

相比于第三方勞務人員，高校畢業(yè)的大學生對電腦操作更為得心應手，在老員工帶領(lǐng)下能很快適應工作環(huán)境，此外要定期召開主題講座，方便管理人員查漏補缺，學習新的檔案管理知識，不斷提升自己的專業(yè)水準，街道辦事處應當結(jié)合自己的實際情況和需要，優(yōu)化薪酬福利體系，吸引外來高素質(zhì)人才救治，才能提升檔案管理工作的效率和質(zhì)量。

4 結(jié)束語

綜合全文進行分析，傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)無法滿足現(xiàn)階段對街道辦事處提出的全新需求。為了將信息化理念應用到檔案管理工作之中，管理人員應當真正認識到檔案管理工作的重要性，對計算機管理辦公技能加以熟練掌握，提升自己的工作效率，借鑒吸收先進管理經(jīng)驗，對管理模式進行一定創(chuàng)新，真正實現(xiàn)信息化檔案管理系統(tǒng)的一體化，能對街道辦事處其他部門起到輔助辦公的作用，為人民生活提供信息安全保障。