企業(yè)合同管理存在問題及對策

■陳 明

（棗礦集團(tuán)公司濱湖煤礦）

引 言

企業(yè)經(jīng)營管理中，合同管理作為其中重要組成環(huán)節(jié)，主要針對涉及自身利益，并作為當(dāng)事人所簽字的合同，依照相關(guān)法律法規(guī)進(jìn)行一系列行為和管理，其中包括了簽訂、變更、監(jiān)督、履行、變更、審查、轉(zhuǎn)讓、控制、解除、終止等。合同管理覆蓋了關(guān)系到企業(yè)生存發(fā)展的直接及間接領(lǐng)域，因此加強(qiáng)企業(yè)合同管理，對其中存在的問題有效解決，能夠使企業(yè)所涉及的合同法律風(fēng)險(xiǎn)得以有效規(guī)避和減少，使企業(yè)可持續(xù)發(fā)展得到有效保障。

1 合同管理的重要性

在現(xiàn)代企業(yè)管理中，為了更好地適應(yīng)市場經(jīng)濟(jì)以及企業(yè)發(fā)展需求，需要合同采取動態(tài)化、系統(tǒng)化的全面管理，管理過程需要履蓋合同談判、擬定、簽訂、執(zhí)行以及最后完成整個(gè)過程，其中對尤其需要對合同簽訂前后加強(qiáng)管理。對于企業(yè)可持續(xù)發(fā)展而言，合同管理在企業(yè)社會責(zé)任承擔(dān)、市場承諾落實(shí)、企業(yè)誠信體現(xiàn)以及企業(yè)形象提升方面發(fā)揮著重要作用[1]。另外通過有效的合同管理，能夠確保市場與企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營實(shí)現(xiàn)順利接軌，使企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營能夠更好地滿足市場需求，有效提升企業(yè)市場競爭力和市場適應(yīng)能力，對企業(yè)合法權(quán)益進(jìn)行有效維護(hù)，企業(yè)虧損減少，企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益提升。

2 企業(yè)合同管理中存在的問題

2.1 合同簽訂不規(guī)范

首先合同簽訂是在基于合同雙方意見一致的情況下達(dá)成的，并在雙方出現(xiàn)糾紛和爭議時(shí)，作為雙方一致意見的重要載體，合同文本作為糾紛或爭議解決的關(guān)鍵證據(jù)。但在不少合同簽訂時(shí)存在著約定意思不明確、條款過于簡單、義務(wù)權(quán)利等表述不清晰、不具體的情況，如針對合同違約責(zé)任、訴訟管轄地以及爭議解決方式缺乏嚴(yán)密性的約定，導(dǎo)致合同順利執(zhí)行無法保證。另外關(guān)于合同解除或變更，由于簽訂時(shí)未對權(quán)限予以明確、文字不嚴(yán)謹(jǐn)或主體不當(dāng)、條款存在漏洞等，造成無法按合同約定進(jìn)行辦理，對合同的有效履行造成影響，增加合同糾紛或爭議風(fēng)險(xiǎn)。

2.2 合同缺乏動態(tài)管控

目前在企業(yè)合同管理中，不少企業(yè)仍采用靜態(tài)管理模式，注意簽訂合同前的當(dāng)事人履約能力及資信的審査，通常主要包括審查合同簽訂當(dāng)事人的生產(chǎn)規(guī)模、注冊資本以及以往的履約行為，但對于合同履行的動態(tài)性缺乏足夠的認(rèn)識。如生產(chǎn)經(jīng)營合同其履約過程包括了簽訂合同、生產(chǎn)交貨、產(chǎn)品驗(yàn)收以及結(jié)算等各個(gè)環(huán)節(jié)，在整個(gè)合同履行過程中，合同簽訂當(dāng)事人的資信情況能夠充分體現(xiàn)。但不少企業(yè)對于合同履行各環(huán)節(jié)缺乏監(jiān)督和管理，導(dǎo)致合同管理工作水平較低，使企業(yè)合法權(quán)益無法得到有效保障。另外由于合同管理理念陳舊，管理力度不足，導(dǎo)致合同管理工作中存在著各種不規(guī)范行為，如簽證確認(rèn)不及時(shí)、合同書面變更缺失或變更不及時(shí)、訴訟超過時(shí)效等[2]。

2.3 合同糾紛處理延時(shí)

企業(yè)在合同簽訂后，由于自我保護(hù)意識不足，在發(fā)現(xiàn)對方未按合同執(zhí)行時(shí)，未及時(shí)采取有效措施和手段，要求對方變更相關(guān)條款或及時(shí)履行合同，或根據(jù)相關(guān)法律法規(guī)，對其提出相應(yīng)的索賠要求，導(dǎo)致合同無法覆行的同時(shí)，使企業(yè)自身造成極大的經(jīng)濟(jì)損失。

2.4 管理信息不暢通

企業(yè)合同管理工作中，由于包含眾多職能部門以及管理人員，所涉及的合同審批環(huán)節(jié)較多，極容易對審批效率造成影響，另外由于各部門之間存在著信息不對稱、信息傳遞不暢等問題，導(dǎo)致部門之間的溝通不力，對企業(yè)合同管理效率造成不利影響。

2.5 管理人員綜合素質(zhì)不高

隨著企業(yè)的發(fā)展規(guī)模不斷擴(kuò)大，管理水平也在不斷提高，但由于對合同管理工作的重要性缺乏足夠的認(rèn)識，不少企業(yè)的合同管理人員綜合素質(zhì)和管理能力普遍存在著水平不高的情況。另外大中型企業(yè)相較與小型企業(yè)而言，管理人員素質(zhì)較高，由于合同管理在國內(nèi)仍屬于初級發(fā)展階段，專業(yè)管理人才缺乏，企業(yè)對人才培養(yǎng)缺乏重視，人才培養(yǎng)力度不足，導(dǎo)致合同管理人員對合同管理重要性缺乏足夠的認(rèn)識，管理人員實(shí)踐經(jīng)濟(jì)和管理水平普遍較低，造成企業(yè)合同管理中風(fēng)險(xiǎn)因素增加[3]。

3 企業(yè)合同管理存在問題的有效解決對策

3.1 合同管理制度的健全完善

為了有效避免企業(yè)經(jīng)營中的存在各種風(fēng)險(xiǎn)，同時(shí)確保企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益的最大化，需要加強(qiáng)合同管理。首先需要指定專業(yè)管理人員或管理機(jī)構(gòu)進(jìn)行合同管理，并提高管理人員的合同管理意識，在合同履行的全過程進(jìn)行動態(tài)跟蹤管理及全過程把關(guān)，確保合同管理原則在合同管理工作中貫穿始終，包括；資質(zhì)審查、談判、擬定、簽訂、評審、責(zé)任分解、業(yè)務(wù)交底、變更、履約跟蹤、中止、終止、解除以及合同爭議處理等各環(huán)節(jié)。另外針對合同管理各環(huán)節(jié)，需要對具有操作性、具體的合同管理制度進(jìn)行健全和完善，對合同管理加強(qiáng)考核，確保合同管理力度得以強(qiáng)化，并使各相關(guān)部門的權(quán)責(zé)高度統(tǒng)一，對企業(yè)經(jīng)營管理加強(qiáng)監(jiān)管，使經(jīng)營風(fēng)險(xiǎn)有效減低。

3.2 合同管理人員素養(yǎng)提高

在企業(yè)合同管理中，企業(yè)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人員需要加強(qiáng)重視，對合同管理的重要性提高認(rèn)識，并在企業(yè)各項(xiàng)經(jīng)營決策、管理工作以及計(jì)劃制定過程中作為重要的參考依據(jù)，確保企業(yè)經(jīng)營管理風(fēng)險(xiǎn)得以有效規(guī)避，有效促進(jìn)企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。同時(shí)通過合同管理認(rèn)識的提高，使其能夠在企業(yè)經(jīng)營發(fā)展中充分發(fā)揮作用。同時(shí)企業(yè)應(yīng)對合同管理加強(qiáng)宣傳，使企業(yè)員工的合同管理意識不斷提升，合同管理人員應(yīng)不斷提高自身管理能力和綜合素養(yǎng)。另外企業(yè)也應(yīng)對相關(guān)人員加強(qiáng)合同管理培訓(xùn)，對合同糾紛經(jīng)典案例以及合同糾紛所造成的嚴(yán)重后果進(jìn)行分析和講解，使相關(guān)人員對合同管理的重要性進(jìn)一步加深認(rèn)識。

隨著企業(yè)的不斷發(fā)展，所涉及的合同類型以及合同法律關(guān)系越來越復(fù)雜，合同管理難度也不斷增加，對合同管理人員提出了更高的要求，管理人員的專業(yè)水平和綜合素質(zhì)直接影響著合同管理工作的質(zhì)量和水平[4]。目前合同管理正逐漸朝著規(guī)范化、專業(yè)化、標(biāo)準(zhǔn)化方向發(fā)展，因此需要對專業(yè)能力強(qiáng)、業(yè)務(wù)水平高、工作經(jīng)驗(yàn)豐富的合同管理人才隊(duì)伍加強(qiáng)建設(shè)。另外需要對合同管理崗位責(zé)任制予以完善，同時(shí)還可以利于外聘律師的方式，進(jìn)一步利用專業(yè)人士提供相應(yīng)的法律建議以及可供借鑒的相關(guān)經(jīng)典案例。

3.3 合同管理的網(wǎng)絡(luò)化、信息化建設(shè)

在合同管理中，為了有效提高合同管理信息的暢通性以及管理效率，使企業(yè)在市場競爭中能夠確保決策制定的及時(shí)性和有效效，需要加強(qiáng)各個(gè)管理機(jī)構(gòu)和部門之間的溝通協(xié)調(diào)。對于合同管理工作中合同登記、合同檢索、合同臺帳等技術(shù)含量較低、工作量較大的工作內(nèi)容，可借助計(jì)算機(jī)技術(shù)和信息化技術(shù)，有效提高工作效率的同時(shí)，使合同管理中的工作失誤有效減少。

3.4 動態(tài)管控加強(qiáng)

在合同管理中，需要對合同方信用等級、資質(zhì)評價(jià)體系等進(jìn)行建立，在合同簽訂前，對合同簽訂方的資信情況進(jìn)行全面、系統(tǒng)地審查，使合同風(fēng)險(xiǎn)得到有效規(guī)避。其中需要認(rèn)真核查合同簽訂方的資產(chǎn)、工商記錄、經(jīng)營狀況以及信譽(yù)等，針于有經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)往來的合作單位，應(yīng)加強(qiáng)相關(guān)財(cái)物控制，并通過引入第三方擔(dān)保等方式，使合作風(fēng)險(xiǎn)得以有效予以防范和化解，使合同風(fēng)險(xiǎn)得以最大程度減少，使企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益得以有效保障。

對合同會簽制定進(jìn)行健全和完善，并對合同條款進(jìn)一步細(xì)化，確保管理體系得以有效貫徹落實(shí)，并使合同審查實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)化、專業(yè)化，另外對審核意見應(yīng)加強(qiáng)重視，在合同責(zé)任追究中作為重要的參考依據(jù)。

對合同履行過程中強(qiáng)監(jiān)督和管理，通過確認(rèn)程序強(qiáng)化，避免合同管理出現(xiàn)脫節(jié)的情況。有效的搜集合同履行中各類信息和問題，并對合同簽訂中所存在的問題進(jìn)行及時(shí)評估和反饋，為后續(xù)合同簽訂和合同管理提供有效的參考依據(jù)，使企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益提升得以有效保障[5]。

在合同管理工作中，合同結(jié)算作為重要環(huán)節(jié)和內(nèi)容，企業(yè)需要對其加強(qiáng)重視，通過合同結(jié)算，能夠進(jìn)一步審查合同簽訂的可行性、有效性，同時(shí)對支付程序進(jìn)行嚴(yán)格復(fù)核，使合同管理得以有效落實(shí)，企業(yè)資金周轉(zhuǎn)率得以保證，避免因合同履行情況不良，導(dǎo)致呆賬、壞賬、死賬的出現(xiàn)，對企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展造成不利影響。

在合同管理中，還需要加強(qiáng)信息化手段的運(yùn)用，使合同檔案管理力度強(qiáng)化，同時(shí)通過對合同進(jìn)行定期分類、統(tǒng)計(jì)、歸檔等，對合同履行情況進(jìn)行全面記錄和了解，對合同訂立、履行、變更、終結(jié)等環(huán)節(jié)存在的問題進(jìn)行及時(shí)反饋，并采取的措施予以解決。另外需要對合同管理制度運(yùn)行成效進(jìn)行及時(shí)檢查和評估，對相關(guān)合同管理經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)進(jìn)行總結(jié)，并對合同管理制度進(jìn)一步調(diào)整和優(yōu)化。

4 結(jié) 語

目前不少企業(yè)在合同管理中仍存在一些問題，其中主要表現(xiàn)在合同管理意識淡薄、風(fēng)險(xiǎn)意識缺乏、合同管理制度不完善缺陷以及合同簽訂不規(guī)范等情況，導(dǎo)致合同管理水平受到影響，因此企業(yè)應(yīng)結(jié)合自身發(fā)展特點(diǎn)，提高企業(yè)全體人員的合同管理重要性的認(rèn)識，對合同管理人員加強(qiáng)培養(yǎng)，對合同管理制度以及信息管理平臺加強(qiáng)建立和完善，使合同管理效率和質(zhì)量得到有效提升。