ERP環境對企業內部控制的積極影響探析

●吳 晶

ERP系統是一種集系統、信息與控制為一體的應用方式，其為現代控制提供了IT支持。它運用先進的管理思想和管理模式，幫助企業將客戶的各種需求、供應商的制造資源以及企業本身的運營活動等進行有效地整合，實現了企業會計與業務的一體化。企業管理層可以在第一時間實時了解與掌握各種財務信息，并對業務流程開展動態監控，切實提高了內部控制效率與效果，同時在控制成本等方面起到了極大的促進作用，實現數字化與自動化，從而使企業管理達到前所未有的高度。

一、ERP環境對企業內部控制的積極影響

ERP系統包括財務、生產計劃、供應、物流、供銷、庫存等子系統。由于財務子系統與其他子系統都有著非常緊密的聯系，而其他各子系統的業務數據都可以通過采集、整理信息集成，傳入財務子系統，為企業強化內部控制制度管理提供了切實有效的平臺，在提高會計信息質量，保障資產安全與執行內部控制制度等方面起到積極的作用。同時，企業的內部控制制度在實施過程中，為了在保障生產經營、財務管理、技術創新、物流庫存等方面提供安全有效的可控環境，必須獲得風險評估、信息交流、風險控制等因素的大力支持，這些因素恰恰是ERP系統的理念將要面對與解決的核心問題。

1.有利于控制環境的優化。ERP系統將整個經營流程中的各種板塊，包括供應、制造、銷售、客戶等各個環節都通過一個緊密的供應鏈緊密地鏈接在一起，對于推動企業開展“產、供、銷”活動起到了前所未有的創新。

ERP系統對控制環境的優化還體現在，它的會計控制發生了根本性的轉變。ERP系統的關鍵之處是業務與財務一體化。其一，能夠在任務發生的同時及時收集與整合業務的各種信息，并在第一時間反饋給財務系統，從而實現風險關口前移，實現了對資金流、信息流、物流的全面控制。其二，由于系統的集成性，使得信息計量和傳輸成本極大地降低，企業高層所做出的決策信息能夠實現準確、充分、實時、系統地同步反映，從而使各個層面、各個環節的管理人員都能夠通過此系統將企業高層的決策過程實現共享。其三，ERP系統可以幫助企業由過去的以財務人員為主的財務控制，向以全員為中心的自上而下的全面控制轉變，真正達到內部控制所希望的效果，極大地提高了控制效果。

在集成化的環境下，企業的任何經營活動、資金往來都成了“魚缸里的魚”，無論是企業最高層抑或是每一個環節所做出的各種經濟行為都能夠讓關注ERP系統的人所知曉。因此，ERP系統為企業的風險防范提供了一個非常好的環境，只要認真設計好自己企業的控制機制，充分發揮ERP系統的各項功能，就可以有效地控制任何可能發生的風險，同時還具備了向自主控制方向發展的基礎與可能。

2.有利于切實開展風險控制。ERP系統可以避免和彌補由于會計手工操作所造成的缺陷，同時還可以克服各種因素的干擾，鐵面無私地進行風險控制。

（1）財務系統。其一是貨幣資金方面，能夠進一步加強往來款項與資金的監控和管理力度，財務部門通過ERP的客戶管理功能，可以實時掌握與了解企業每天24小時的所有經濟運營與資金回籠以及賒銷額度，并對往來款項及時進行清賬，能夠極大地加強資金的監管力度，進一步節約財務費用。其二是成本費用方面，ERP系統中所有成本管理都使用共同的數據源以及標準化的報告系統，對所有相關職能部門的收入、支出情況進行全面的監控，一旦發現有疑點，馬上開展重點分析，及時采取措施進行糾正。

（2）運銷系統。企業的全部采購與付款業務均以信息傳遞為主線，按照內部控制制度的相關規定，對采購物品的款項報銷、物流、庫存管理等正常的業務流程進行管理與規范，對相應的崗位與層級進行對應的權限分配，并體現在系統中。系統一旦發現有越權行為都能夠自動拒絕。

（3）生產計劃系統。這一系統的作用在于一方面能夠有效地控制資本性投資的進度與規模，杜絕可能發生的超計劃風險；另一方面，可以將每一個整體投資計劃，逐一分解為具體的投資項目與明確的投資預算標準。

3.有利于控制活動的完善。在ERP系統中信息和業務相結合，通過事前預防和事中檢查來控制生產經營過程中的風險。

（1）有效地開展事前預防，能夠防患于未然，杜絕控制中的各種人為因素干擾，進一步增強控制的客觀性，從而保證各項政策的切實“落地”。其一是預算控制。通過責任到人，將企業的整體目標進一步分解為具體的控制項目與標準，并層層落實到崗到位，到每一位執行人。同時，在實施過程中，一旦發現有不符合目標的行為立刻進行否決，抑或是提請授權機構決策。其二是授權控制。企業中所有組織機構與員工都是經過嚴格的授權才開展工作的，員工的權限及相關信息都在系統的控制中，相關部門都可以實時查詢與監控，以免出現違規行為。

（2）有效地開展事中檢查，發現操作程序的問題及時采取補救措施，從而可以避免人為因素所帶來的各種風險，進一步提高內部控制的可靠性與穩定性。其一是業務操作控制。通過各種軟件將經常性的業務流程進行規范，并充分體現在系統中，在事務處理發生的同時自動生成會計核算分錄，保證了賬實相符。同時隨時可以查詢資金的相關信息，能夠追尋相關的業務活動，從而做出正確的決策。其二是會計系統控制。通過ERP系統在名稱、內容、歸類等方面都設計科學合理的會計科目，設置相關標準，自動完成各種會計實務，進一步規范會計核算過程，確實保證各類會計報表的真實、準確、完整。

4.有利于監測的有效進行。通過ERP系統進行事后糾正，可以從環環相扣的業務鏈中找出問題，提高內控效率。ERP與傳統的環境相比，更重視將風險關口前移，注重事前風險的預防與事中的風險控制，一旦發現問題，馬上采取措施，將風險隱患扼殺在萌芽狀態。相對來說，弱化了事后糾正的環節。其原因就在于ERP為每一筆單獨的資金核算都建立了完整的電子檔案，根據相關線索可以比原始業務更加科學、簡便、準確。

二、實施ERP系統對Y公司內部控制的影響

2004年，Y公司開始實施ERP項目,該項目用的是德國SAP公司開發的R/3系統，其中包含了財務、銷售、采購、庫存、設備維護生產計劃等板塊，其中財務板塊中更是包含了總賬、成本、應收、應付及金庫等子模塊。Y公司通過改變管理理念、優化業務流程和持續不斷的人員培訓等措施，使該系統得以在全公司范圍內有效使用。

在實施ERP系統過程中，Y公司結合自身實際情況，以流程為出發點和終點，重組再造了以財務為核心的包括物資采購、項目投資、銷售分銷、系統支持等管理流程，提高了工作效率，同時也加強了內部管理和控制力度。

1.重塑財務會計核算流程，在一個賬套下進行一級核算。ERP系統的實施，打破了各二級單位獨立建賬、各自建庫的格局,統一在ERP系統中，實現了一套賬、一級核算，科目、客戶和供應商等主數據統一在ERP系統中進行集中維護，各二級單位不需要在自己賬套內維護科目、客戶和供應商等主數據。ERP系統囊括了業務流、資金流、實物流、信息流以及人力資源流等各個領域和層面，會計憑證不只在財務環節形成，在物資采購、工程投資、人力資源部門都在產生會計憑證，使以前會計的事后監督真正移到了事中監督。

2.EPR系統的實施，實現了實時分析，實時控制，全程監督。ERP系統實施前，企業管理人員只有在財務結賬后才能計算查詢報表。ERP實施系統后，采購、銷售和財務模塊集成，信息實時共享。實施ERP銷售分銷模塊，所有銷售業務都進行銷售訂單管理，可通過銷售訂單和相關單據流反映發貨和開票信息，實時形成銷售成本和收入信息；實施物料管理模塊，所有采購進行采購訂單管理，通過訂單能夠實時查詢到收貨和發票情況，企業管理人員能夠在每個月的1-30號內通過ERP系統的財務報表，實時了解與掌握每一筆經濟活動的相關數據與業務集成情況。

3.通過在TR模塊中建立基金中心和承諾項，進行全面預算管理和控制。全面預算管理是目前各企業重要管理手段，ERP系統中的FM（基金管理）模塊就是針對企業編制全面預算，并在全面預算執行過程中進行控制的模塊。一方面，通過建立基金管理的組織單元——基金中心，有效地建立企業的預算管理框架，從而實現相關分析與實時控制；另一方面，通過建立能夠體現企業收入與支出明細項目的承諾項目，進一步建立預算管理模型，完成對明細費用條目的實時、有效的監控。預算管理基于年度預算總額，并通過期間（根據管理需要，可以為月度或季度）滾動計劃釋放預算金額的方式，來實現期間的預算控制。

日常業務包括訂單（合同）錄入、貨物驗收、發票校驗等需要在有預算的情況下才能進行，如果沒有預算或預算不足則不能錄入。只有在追加了預算以后，訂單錄入、發票校驗等業務才能錄入，使預算從源頭得到了嚴格控制。

4.通過PS模塊加強了投資計劃管理和預算管理。ERP系統中的PS模塊可以實現項目投資的審批、預算、結算三個控制過程：其一是審核控制過程：必須按照標準化的相關規定進行操作，PS在以下階段都設立了非常嚴格的審核點：（1）項目創建；（2）預算編制；（3）計劃下達；（4）項目施工；（5）竣工結算；（6）項目關閉。其二是預算控制過程：必須按照WBS元素進行分解層級，通過逐層向下分別控制一直到網絡與作業，從而實現控制預算分解。其三是結算控制過程：這一過程必須在財務部門的大力協助下成。在結算流程中，有的結算數據都要統一到WBS中，同時按照相關規則：結算數不能超過計劃數，從而實現投資控制。

另外，如果某一個項目所發生的成本超出項目預算時，系統將會在第一時間發出警告并且不允許過賬，只能當重新通過審批，同時追加預算才能得以過賬。

由此可以說，Y公司實施ERP系統，進一步改進并優化了流程，大幅降低了整體運營成本，使企業的進貨、銷售、庫存、物流等各個環節的核心信息都在ERP上得到充分的體現，整合了之前各自獨立使用的應用系統，并與財務信息動態實現了集成，切實實現了信息、資金、物流的“三流合一”，極大地提高了企業的核心競爭力。企業高層領導可以在第一時間通過SAP系統實時掌握企業的各項經濟活動，了解、監控與分析企業的各個部門、車間、工段的生產經營情況，從而做出正確的決策，防患于未然，避免各種風險的發生。

三、結語

任何事物都具有兩面性，ERP系統一方面為內部控制的實施創造了有利條件，另一方面它又為內部控制帶來了控制環境、業務流程及數據安全等方面風險加劇的可能。因此，筆者認為運用ERP系統優化企業內部控制的同時，有效防范風險不容忽視。