高職院校科研管理系統的構建與應用
——以遼寧鐵道職業技術學院為例

董亞男

（遼寧鐵道職業技術學院，遼寧 錦州 121000）

高校的科研管理系統是使全校科研工作的各項管理內容、各項審批流程、各項獨立數據全部實現標準信息化的網絡管理信息系統[1-2]。近年來，教育部、財政部等部門強調要“完善科研信息系統，建立校內科研、財務等部門和院系、項目負責人共享的信息平臺，實現科研課題從申報、評審、立項、執行到驗收的全過程數字化管理與服務，提高管理水平，提升服務質量。”[3]目前，本科院校對科研管理系統的建設重視程度高，發展較快，系統的應用比較充分[4-7]。高職院校近年隨著校企合作、產教融合的不斷深入，科研工作隨之發展迅速，科研管理與統計工作量隨之增加，很多高職院校也開始上線科研管理系統。很多高職院校購買市場上成型的科研管理系統，但由于系統內部管理流程由于與學校管理過程差別較大，使用效果較差，有的甚至增加了科研人員和科研管理人員的工作量[8-10]。

2017 年底，我院（遼寧鐵道職業技術學院）啟動科研管理系統建設工作，本著“服務”與“管理”并重的理念，立足于提升科研管理的工作效率與水平，為學建設與發展提供科學準確的數據基礎與決策依據，結合學實際，突出高職院校教科研管理特色，校企聯合開發科研管理系統，為教科研管理工作的科學化、信息化、規范化、實時化和高效化提出解決方法，為輔助教科研管理決策提供真實有效的信息支持，為促進學整體教科研工作發展提供基礎保障，全面梳理了學科研管理流程，構建了一套多種權限使用、多業務并行、多點無紙化辦公的科學、規范的科研管理系統，并通過兩年的調試、運行，取得了良好的應用效果。

一、科研管理系統的構建

（一）修訂科研管理辦法，理順管理標準與流程

用科研管理系統全面有效地管理學的科研工作，非常重要的前提是管理系統的業務流程與學的科研管理辦法高度吻合。我院在進行科研管理系統設計之前，首先對學的科研管理辦法進行了修訂。修訂工作主要是從三個方面入手。

1.修訂認定標準

學充分調研我國科研管理部門和普通高等學對學術成果的認定規范，對我院過去在成果認定、職稱評聘等工作中反映出來的一些認定不規范的問題進行梳理，對這些問題統一進行整改。

一是對認定范圍進行了界定，提高了成果認定的標準。總體來說學只認定經學審批通過并備案的課題和成果，未經學審批、備案的不予認定、獎勵；在學術論文方面，對增刊、擴展版、會議論文、連續型電子期刊論文不再予以認定；在課題方面，子課題不予認定；在獲獎成果方面，非公開發表的獲獎論文、期刊編輯部評選的優秀論文等成果不予認定；在編著方面，再版書籍和未經審批通過或并未應用于實際教學的校本教材不予認定。

二是對認定的證明材料進行了明確規定。各種國際檢索收錄論文均應提供國家權威科技情報所提供的檢索報告和源刊證明材料，中文核心學術期刊以數據庫查詢報告和中文核心期刊要目總覽為準，公開出版物均需提供國家新聞出版廣電總局CIP 檢索證明，其他獲獎成果以證書或官方文件為準。

2.修訂獎勵標準

學分析遼寧省教育廳績效考核中對高職院校科研工作的引導方向，對有影響力、可以納入省級績效考核錄入范圍的成果予以獎勵，其他類成果按照原有標準降低獎勵金額或取消獎勵。為確定獎勵標準，對課題和成果的等級劃分進行明確的規定，對國家級、省級、市廳級進行了組織單位的列表說明，并對省部級劃分為Ⅰ、Ⅱ、Ⅲ、Ⅳ四類，市廳級劃分為Ⅰ、Ⅱ兩類，分別對應論文、著作、成果獲獎、專利、課題結題等不同的成果類型和不同的級別制訂獎勵標準。

3.修訂管理流程

學將科研工作的組織、認定、獎勵工作等依據系統管理的標準重新梳理，明確了學使用科研管理系統進行科研課題的過程管理和科研成果的管理、認定，取消線下流程和紙質版材料的認定。由學科研工作主管部門（我院設在發展規劃處）負責發布課題申報、評審、立項、開題、過程檢查、結題驗收和成果申報等通知；科研人員在科研管理系統中可查收通知并按要求填報相關材料，之后提交申請到所在部門負責人；各部門負責人對申報材料進行初審后，校發展規劃處對申報材料進行審核，需評審、評比的通過系統發送至學術委員會進行在線匿名評審；科研人員可隨時登錄系統查看結果。

（二）設計系統功能模塊，有效對接管理工作

1.成果管理模塊的設計

在成果管理部分，按分類設計原則，共有九個模塊，即著作、論文、成果獲獎、專利、軟件著作、藝術作品、應用成果轉化、標準規范和學術團體管理。這些模塊從整體功能上，均設計了查詢、錄入、導入、導出、團隊成員信息同步、成果審批等功能。各模塊均包含必填信息項（含附件）、成員管理項、選填項三類信息。

下面以論文管理為例說明字段設計情況。

論文管理的必填信息項有論文名稱、所屬課題、本校責任人、所屬部門、本校負責人排名、本校參與人數、期刊名稱、ISSN 號、CN 號、郵發代號、發表日期、論文類型、收錄類別、研究類型、綜合影響因子、是否當年代表作、學科門類等，還需要提交期刊檢索、論文檢索和論文掃描件等三種附件。成員管理項包括作者姓名、所屬組織、承擔角色、署名順序、分數、獎勵金額、獎勵時間、獎勵學年、獎勵學期、責任說明等。在確定各類成果的字段和所需附件時，要充分考慮校內科研統計的需要和向上級部門上報科研數據的需要。另外，為了能夠快速統計不同時間段、不同部門等條件下的教師科研成果、科研獎勵等，單獨設計了成果獎勵查詢、成果綜合搜索、成果獎勵報表等整體查詢、匯總模塊功能，能夠依據不同條件生成明細清單。

2.科研課題管理模塊的設計

課題管理模塊是對橫向、縱向全部課題進行全程在線管理，分別設計有申報管理、過程管理、經費管理三個部分。申報管理的功能設計有申報通知、測評管理、測評結果和申報課題四個部分。申報通知模塊由科研管理人員發布課題申報通知，教師以此為鏈接入口下載申報表格并填報、上傳申報材料；申報課題模塊里包含所有申報課題和申報材料，可按條件篩選查詢；測評管理模塊可由科研管理員建立專家庫和評分標準庫，并根據不同的申報課題選擇適合的專家、評分標準、分數統計方式，然后進行匿名評審，最后成績自動產生在測評結果模塊。過程管理的功能主要設計了在研課題、所有課題、結題課題和里程碑四個部門，分別對處在不同階段的課題進行匯總。里程碑是對一個課題進行過程管理的核心模塊。科研管理人員通過里程碑發送課題研究各階段的檢查通知，如開題里程碑、中期里程碑、結題里程碑等。科研人員接收到里程碑通知后，及時跟進，在線下完成相關工作，然后上傳相應材料。部門管理員（部門科研工作負責人）對材料進行初審，然后提交學科研管理員。學科研管理員將相應材料初步審核后，分配專家審核。經費管理包括收入和支出的過程管理。

3.其他管理功能的設計

除上述主要功能外，還設計有省網數據導出、學術交流管理、資源檢索等功能模塊。省網數據導出功能，是對應上級部門數據平臺統計報表的具體需要，一一設計對應表單，能夠直接導出、生成對應報表；學術交流管理包括學術報告、主辦會議和參加會議管理；資源檢索包含文獻檢索、資源管理、第三方管理庫和附件管理，可使用外部搜索引擎檢索文獻資料。

（三）設計權限和界面，分權限展示功能與結果

1.管理權限的設計

根據學科研工作的任務分工，在系統中共設計了科研管理員、科研管理員（查看）、校領導、部門負責人、科研人員、學術委員會專家六種使用權限。科研管理員權限可設定系統全局參數，對組織和用戶進行管理，對用戶角色進行確定，進行專家庫管理和評審設置，還可對各項申報流程進行配置編輯，對任務和表單進行分配管理，可以進行各類成果的審核和各類課題的管理；能夠查看、下載使用全部數據，但不可修改科研人員的科研數據。科研管理員（查看）權限是當其他部門需要使用學科研數據時，分配此賬號供相關工作人員使用，具備全校數據的查看、導出功能，但不能管理系統設置、不能修改任何數據、不能進行成果和課題的管理。校領導權限對學科研工作主管領導和學主要領導開放，與科研管理員（查看）的具體權限相同，便于了解學科研工作現狀。部門負責人是指教學和其他部門的科研工作負責人，能查看、導出本部門全部科研成果和科研課題材料，能夠對本部門科研人員提交的成果和課題進行審核，便于了解本部門科研工作情況。科研人員權限能夠對個人成果進行管理并提交審核，能查看科研課題立項通知，申請并在獲批后使用系統管理課題全程資料，并依據系統通知，提交各階段研究資料。學術委員會專家權限主要是在評審任務分配后進行線上匿名評審。

2.管理界面的設計

下面以科研管理員為例，說明各種權限界面的設計。登錄賬號后，除可以看到功能菜單外，還可以看到學全部橫向課題數、縱向課題數、成果數、科研經費總額；科研管理員待辦審批事項、近期里程碑、近期科研通知和活動；以餅狀圖顯示的各類成果占成果總數的比例；以柱狀圖顯示的各部門當年人均科研獎勵金額，反映各部門科研工作整體水平；以柱狀圖顯示的各類成果當年獎勵總額；以折線圖顯示的各年度獎勵金額及科研課題經費總數。其他權限相應縮小數據統計的范疇。

（四）合作開發與調試，初步建成科研管理系統

學首先了解清楚軟件公司現有的通用科研管理軟件的功能和使用方法，然后梳理了學科研管理全部工作，具體包括科研成果的審核、認定和獎勵，各類科研課題的申請、評審、立項、過程管理、結題，以及學科研成果的統計、上報等。校企雙方對照學校辦公需求和軟件現有情況，共同確定辦公流程和系統修正方案，確定系統中哪些功能和字段需要修改，哪些流程需要設置，如何劃分使用權限。雙方根據方案開展工作，并由軟件公司進行測試，初步形成適用于我院管理模式的科研管理系統。

二、科研管理系統的應用

（一）做好數據初始化，留存學校科研數據

我院是2008 年從中職升格成為高職院校，從年份上看可以較為完整地留存學校高職辦學以來的全部科研數據。學校科研管理部門首先確定學校教師的人員權限分配，并整理學校2008 年以后全部的科研成果信息和處在各階段的課題信息。軟件公司將數據批量導入后，由科研管理部門審核導入的數據，然后組織全校教師登錄個人賬號，通過確認、修改、補充數據，最終完成學校十年原始數據的導入。這些數據為學校后期各種統計、申報、評比提供了重要的數據支撐。

（二）做好培訓與指導，推動教師適應管理模式

為了使科研管理系統能夠在學校順利使用，徹底改變管理模式，學校科研管理部門對科研管理人員和全體科研人員分角色組織培訓，在培訓中既對科研管理系統的使用進行詳細的介紹，還對數據標準化和管理過程規范化提出了具體要求。科研管理部門與軟件公司合作，在培訓前先制定了各使用權限的用戶手冊，同步發布了學校科研管理修訂辦法，明確提出學校嚴格以系統數據為依據開展科研活動、科研獎勵和其他相關工作。從而通過制度與培訓的結合，推動全校快速適應科研管理模式的轉變。

（三）做好推廣與使用，全面推行系統管理

我院通過三個時間階段完成了系統的推廣和使用工作。在第一階段是由科研人員對批量導入的已有成果和課題進行數據審核并補充附件資料；第二階段是使用系統進行年度科研成果的申報、審核和獎勵；第三階段是使用系統管理科研課題。學校嚴格使用科研管理系統開展工作，除上級部門立項課題需要紙質材料外，不再要求且不允許教師提交紙質材料。科研管理部門有專門管理員及時解答科研人員和其他權限人員關于科研系統使用的各種問題。在收到反饋、發現科研系統存在問題時，及時由科研管理員與軟件公司溝通，對系統進一步修改完善。通過半年時間，學校教師已經完全適應了新的管理方式，并感受到了網絡規范化管理為個人科研工作帶來的便利和幫助。

遼寧鐵道職業技術學院提出構建適合高職院校科研管理工作流程和特點的科研管理系統建設方案，通過設計開發、分階段投入運行、使用反饋等舉措積極組織推進，現已建成并使用科研管理系統。學校升高職以來的全部科研成果和研究課題均已錄入系統，科研課題與成果已全程系統管理，真正實現了多權限登陸、多業務并行、多點無紙化辦公，徹底改變了老師重復往返科研管理部門提交材料、經常填寫繁雜表格、反復組織各種佐證材料的情況，并協助多個部門便捷準確地完成了各級各類科研相關數據統計和材料佐證工作。該系統與我國高職院校科研管理的現狀吻合，為高職院校切實提高科研管理的規范性和信息化程度提供了解決路徑。