制約高職教務管理系統的關鍵性問題研究
——以數字化校園及診改背景為例

翟宏昌

（撫順職業技術學院，遼寧 撫順 113122）

教務管理系統為高校提高教務管理效率和水平起到了舉足輕重的作用，為此，許多高職院校都引入了綜合教務管理系統，使教學管理信息化逐步走向深入和成熟[1-3]。一個成功的教務系統會極大地促進學校的管理水平和工作效率，但現實情況是不同的高校管理辦法和流程都不盡相同，在這個高校運行順暢的系統未必會適合于另一所高校。背景相似的高校在使用同一個系統時也會出現應用水平的高低而導致的使用問題。目前許多高校都在大力建設數字化校園，提高信息化管理水平。教育部也明確要求各高校要基于高職院校人才培養工作狀態數據，建立校本數據中心，在此基礎上建設內部質量保證體系并進行內部診斷與改進工作。在此背景下建設教務系統就有一定的特殊性，因此研究該背景下制約教務系統的關鍵性因素就至關重要[4-5]。

一、背景

教職成司印發的《高等職業院校內部質量保證體系診斷與改進指導方案（試行）》 (教職成司函〔2015〕168 號），（以下簡稱《指導方案》）明確提出，要建立基于高職院校人才培養工作狀態數據、學校進行自主診改、省級教育行政部門根據需要進行抽樣復核的工作機制，促進高職院校在建立教學工作診斷與改進制度的基礎上，構建網絡化、全覆蓋，具有較強預警功能和激勵作用的內部質量保證體系，實現教學管理水平和人才培養質量的持續提升。根據以上要求，我們必須做好兩項工作：一是做好人才培養狀態的數據采集；二是在數據采集的基礎之上建立院校內部質量保證體系并進行內部診斷與改進工作，在此背景下高職院校建設教務管理系統會有一定的特殊性。

二、信息化條件下教務系統的現狀

根據教育部《教育信息化十年發展規劃（2011—2020 年）》關于“加強高校數字校園建設與應用。利用先進網絡和信息技術，整合資源，構建先進、高效、實用的高等教育信息基礎設施”的要求，高職院校要立足本校實際情況，建設數字化校園系統，而教務系統屬于數字化校園的一個主要的構成部分。目前，高職院校一部分是引進的，由國內公司開發研制的教務系統；另一部分是由本校自己開發并維護的。根據調查和研究，許多院校對現有的教務系統滿意度不是很高，有的院校只使用了教務系統的部分功能。其主要原因：一是教務系統本身的不完善，主要表現在教務系統和教學管理流程不相符；二是教學改革和教育理念的改變而引發的教學管理制度的改變，從而影響了教務系統的建設。為了更好地使用好教務系統，研究數字化校園背景下制約教務管理系統的問題就顯得非常迫切和必要。

高職院校教務管理系統的全面實施大致分可以為三個階段：第一階段是2000 年以前，教務系統基本是以c/s 架構的；第二個階段是2000—2014 年，主要是以c/s 架構及b/s 架構為基礎的；第三個階段是在教育部人才培養狀態數據平臺及診斷與改進工作背景下，要求統一建設校本數據中心，進一步加強數字化校園的建設[6]。

隨著我國教育信息化的發展，數字化校園理念應運而生。它要求采用最新的計算機技術、網絡技術、數據庫技術、通信技術，通過一定的規范來統一信息標準、集成校園的各種資源，進而構建安全、可靠的便于擴展、可進行二次開發的容易維護的智能化、數字化的校園系統。對于共享的數據一般有完整性、準確性和一致性要求，一般包括OA 系統、學工系統、教務系統、人事系統、科研系統等。教務管理是高職院校教學管理的關鍵環節工作之一。高等教育規模擴大、教育制度的變化特別是學分制、基礎課程的分級管理等都給教學管理帶來了一系列需要解決的問題。隨著全國專委會制定的《智能化校園建設導則》的頒布和推出、高職院校人才培養狀態數據采集對數據的要求越來越規范、診改工作在高職院校的逐步推廣，高職院校教務系統的推進和實施就要做相應的改變。面對當前形勢，教務管理系統就要勇于變革，抓住機遇，完善教務系統內容，使教務系統更加充分地服務教學，促進診改工作，更大程度上提高教務管理工作效率和管理水平。

三、影響教務系統實施的關鍵性問題

教務系統是一個復雜的數據系統，它包括教學計劃、考試、成績、學籍、評教等模塊。教務系統的復雜性決定了不可能一蹴而就，而是要先抓住教務系統的主要部分[7-8]。教務系統實施過程中的最關鍵之處是要打通如下關鍵環節。

（一）教務系統使用過程中重要模塊應用問題是關鍵

1.教務系統的培養方案及教學計劃是教務系統的核心

培養方案是高職院校按照專業進行教學和管理的綱領性文件，是保證人才培養全過程質量控制和落實教學計劃的重要文件，其主要任務是確定人才培養目標并根據總目標設置相應的基礎課、專業課及實踐環節，是組織教學、完成教學任務的基本依據，是教務管理系統的起始環節。有了培養方案就可以按照專業進行教學計劃和教學安排。開課管理是本院教務系統的特色環節，是確定教學計劃之后在排課之前的一個中間環節。其任務是落實教學計劃中提出的若干關鍵性及特殊性的要求，例如合班課程的安排都是屬于這個環節。制定好教學計劃之后，通過開課管理環節可自動生成學期的教學任務書、教學安排表等，并在教學安排表中生成合班、教學班，任課老師信息，教材信息等，最終形成開課通知單。教務系統的開課通知單是排課、選課、成績管理、教材管理、考試管理的數據來源。因此做好開課管理是合理編排課表的必要條件。用好教學管理模塊主要是要處理好幾個關系并解決好幾個難題。

一是處理好幾個關系：梳理好教學標準、培養方案及教學計劃之間的邏輯關系，梳理好教學計劃和執行計劃之間的關系，處理排課與教室資源之間的關系。

二是解決好兩個難題：要解決好排課算法的科學性；要解決好選課與不足的硬件之間的關系。

2.學籍異動的管理一定要詳細和完善

學籍管理工作是學校教務管理的重要組成部分，而學籍異動是學籍管理中最繁瑣、工作量最大最容易出錯的環節，是最應該受到關注的部分。學籍異動通常指學生學籍上的非程序化變動，主要包括參軍、休學、復學、退學、轉專業、轉學（轉入及轉出）、專升本、保留入學資格、提前畢業、延期畢業、留級、降級、旁聽等，是學籍管理領域的常用術語。學籍異動還會給學生提供學籍預警信息等。如果處理不好這個環節，教務系統就會出現多米諾骨牌效應。這些問題都會對教務系統的考試、選課、成績、補考等環節產生巨大影響，如果處理不當，會造成學籍管理人員許多不必要的工作量。現在國家每年都從應屆大學生中進行征兵，而且會給予升學、就業等方面的優惠政策，入伍后要保留學籍，復學后要恢復學籍。這部分的學生數量與日俱增，而且休學、參軍的學生復學的日期還不太確定，都給教務管理帶來了很大的不確定性；另外還需要考慮如下問題對學籍的影響：學制的不統一例如五年制、三年制、擴招后的學生學籍問題，學籍管理人員的頻繁換崗遺留問題等都是學籍模塊本地化要首要考慮的問題[9]。

3.成績模塊要處理好教學計劃及學籍間的關聯

成績管理是學籍管理的重要環節，是教學計劃和學籍管理之間聯系的紐帶。教學計劃變動和學籍的異動會直接對成績管理產生重大影響。對學生而言考試成績非常重要，不能出一點差錯，因此教務系統在生成成績名單的環節很關鍵。一方面要理清異動學生名單、五年制學生名單，不能缺失；另一方面要理順補考名單和畢業前補考名單。新教務系統引入后這些都是考察的重點，需要模塊操作者及時和廠商溝通，確保名單的準確性。

（二）兩個無縫銜接是教務系統本地化的重要保障

1.充分對接好研發人員和使用者間的無縫銜接

教務系統無論是校本開發，還是購買商業公司的產品都存在一個重要的盲區——開發人員與使用者對學校管理方面的了解嚴重不對稱。改進措施是：一是由不同模塊的使用者不斷提出需求和使用過程中存在的問題及解決方案，這些細節都應該記錄在案；二是系統管理員將這些需求和問題提供給公司的研發人員，開發者解決后反饋給系統管理員，然后將解決方案提供給模塊使用者，問題得以圓滿解決。這個過程看似稍顯繁瑣，但是如果研發人員及模塊使用者即使發生變動也不至于影響系統的運行和管理，系統管理員會牢牢掌控教務系統的管理和運行。許多院校對此問題研究不夠深入，必然會導致使用者的問題和公司的問題而導致的上下不銜接的空檔，很多高校教務系統用不好，教務系統本地化存在問題，原因就在于此。

2.教務系統與數字化校園及診改工作的無縫銜接

教務系統屬于數字化校園的重要一環，也是人才培養狀態數據平臺采集數據的一個重要子系統，更是診改工作的不可缺少的重要組成部分。校本數據中心建成后必須能從教務系統里自動抽取數據作為數據平臺的數據源，人才培養數據平臺是它們之間建立關聯的文檔接口。診改工作的基礎是人才培養狀態數據平臺，平臺的數據來源于各業務系統。教務系統是平臺數據來源最大的組成部分。在“高職院校內部質量保證體系診斷參考指標（坐標）體系”中，包含5 個診斷項目，15 個診斷要素，37 個參考診斷點，共涵蓋了學校、專業、課程、教師和學生五個層面。教務系統對這五個層面的數據都有所涉及。因此要確保這部分數據源頭清晰、數據準確。目前要做好兩大工作：一是要建立教務系統與人才培養狀態數據平臺的“6.師資隊伍”“7.2 課程設置”這兩部分的對接。因為這部分數據量最大，準確性要求非常高，是數據平臺的骨干部分。對接后作為教務系統的一個重要功能，發揮系統的作用，可以有效地減少人工采集數據出現的錯誤率，顯著提高數據采集的工作效率。二是要做好就業、財務、學工等應用系統與數據平臺的對接工作，最終達到實現校本數據中心的目的。此項工作涉及面廣，涉及部門多，必須爭取學校層面的介入，加大資金投入，才能實現預期目標。

目前教務系統和數字化校園建設的主要問題表現在：一是缺少頂層設計，“孤島”問題顯著，各子系統之間互不相連；二是數字化校園子系統注重硬件建設輕視軟件建設，投入資金很多，但軟件部分后續應用不給力；三是沒有全面掌控并熟悉各個系統的“領頭羊”統攬全局，導致問題一大堆，解決乏力。

（三）要解決好制約教務系統良好運行的其他影響因素

一是報表的打印及報表定制方面的問題。教務系統目前有c/s、b/s 以及c/s b/s 結合的架構，b/s架構的打印功能需要插件的啟用，操作很不方便，還有待提高。而選用c/s 與b/s 結合打印功能就要好很多。

二是遇到問題后，系統需要直接使用數據庫查詢語句去修改，非常麻煩，不易上手，維護性差，版本升級時容易忽略。

三是廠商答應的數據遷移得不到有效執行，最后不了了之。因此需要在簽合同階段都要把這些問題考慮進去。

四、數字化校園及診改背景下制約教務系統的解決對策

在數字化校園及診改的背景下，教務系統面臨不少新的問題，要解決好這些問題需要著力解決好如下幾個方面問題[10-11]。

一是做好頂層設計，要讓管理者充分認識到教務系統與數字化校園建設及診改工作的關聯性，自上而下抓好管理，落實責任，暢通解決問題渠道。

二是以人才培養狀態數據平臺為接口，建立校本數據中心，做好教務系統、學工系統、就業系統、財務系統與診改工作的充分對接。

三是明確教務系統各模塊操作者及系統管理員職責，對系統推進過程中提出的需求要記錄在案，確保系統管理人員和操作者對這些需求和問題同時掌控，不因人員變動出現操作上的斷層。

四是在引進成熟的教務系統的前提下，進行院校級的二次開發。使教務系統能充分適應本校實際的教學流程，進而解決教務系統本地化“水土不服”問題。

五是對操作人員進行全面培訓并加強隊伍建設，讓操作人員有強烈的歸屬感和幸福感，在評職方面給予適當傾斜。

因此，數字化校園與診改背景下建設教務系統存在諸多特殊情況，只有著力解決好影響教務系統的關鍵性問題，才能更好應用教務系統，建立完善的校本數據中心，為診改工作打下良好基礎。