淺談高中檔案管理信息化建設(shè)策略

羅曉蓉

(重慶市黔江中學(xué)校 重慶 黔江 409000)

1.順應(yīng)潮流，與時(shí)俱進(jìn)

1.1 應(yīng)用信息技術(shù)，簡(jiǎn)化辦公流程。對(duì)于學(xué)校而言，檔案管理的先進(jìn)與否直接關(guān)系到整個(gè)學(xué)校基礎(chǔ)管理工作的質(zhì)量?jī)?yōu)劣，同時(shí)也牽涉學(xué)校的對(duì)外形象，因此，加快建設(shè)檔案管理現(xiàn)代化體系迫在眉睫。目前，學(xué)校的檔案管理已經(jīng)建立了比較成熟的信息管理系統(tǒng)，檔案管理人員應(yīng)依托于現(xiàn)有的信息技術(shù)，不斷創(chuàng)新管理模式，不斷優(yōu)化辦公和精簡(jiǎn)辦公流程，使檔案管理實(shí)現(xiàn)信息化，辦公流程實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化。比如在檔案歸檔過(guò)程中，需要建立卷號(hào)，打印卷皮，檔案管理人員在借助于計(jì)算機(jī)中的專用檔案卷皮設(shè)計(jì)軟件，事先預(yù)設(shè)好卷皮尺寸、頁(yè)邊距、字體、字號(hào)大小等技術(shù)參數(shù)，然后形成一個(gè)固定模式的電子模板，當(dāng)涉及到打印卷皮的工作內(nèi)容時(shí)，管理人員可以直接從存儲(chǔ)硬盤當(dāng)中調(diào)取電子模板，只需要改動(dòng)文字與歸檔日期，就可以快速輸出檔案卷皮，既節(jié)省了建檔、歸檔時(shí)間，同時(shí)，也統(tǒng)一了卷皮格式，大幅提升了工作效率。

1.2 無(wú)紙化辦公，共享式資源。信息技術(shù)的高速發(fā)展催生出一種新式的檔案類型，即電子檔案，該類型的檔案具有信息存儲(chǔ)量大、占用空間小、資源更新便捷高效等特點(diǎn)，受到檔案管理人員的普遍青睞。電子檔案的推廣使用也逐漸淡化了紙質(zhì)檔案的實(shí)用功能，逐步形成了一個(gè)無(wú)紙化的辦公環(huán)境，不但節(jié)省了購(gòu)買紙張的投入成本，同時(shí)，也為檔案查詢、檔案借閱提供了便捷渠道。比如過(guò)去，如果任課教師要查詢往年的具有代表性的課程教案，需要翻閱大量的逐一核對(duì)教案的年限與具體日期，由于教案的歸檔名目具有較高的雷同率，教師在查詢時(shí)，往往依次對(duì)檔案名目進(jìn)行篩選，浪費(fèi)了大量的寶貴時(shí)間。而建立了電子圖書以后，任課教師只需要在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中的查詢欄內(nèi)輸入檔案的名目、年限等信息，查詢界面就會(huì)立即出現(xiàn)教師所需要的檔案資料。

1.3 資源轉(zhuǎn)換快捷，檢索通道高效。學(xué)校檔案管理人員可以借助于現(xiàn)代化的電子設(shè)備隨時(shí)隨地將現(xiàn)有的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)換為電子檔案資源，比如掃描儀、數(shù)碼照相機(jī)、數(shù)碼攝像機(jī)等，這些高科技電子工具能夠快速掃描或者提取紙質(zhì)檔案的內(nèi)容，進(jìn)而將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)換為圖片格式、視頻格式的電子檔案，如果檔案資料需要重新進(jìn)行編輯，也可以將圖片格式轉(zhuǎn)換為word或者wps的可編輯文檔格式，為檔案管理人員提供了便利條件。而依托于大數(shù)據(jù)技術(shù)建立的檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，能夠同時(shí)存儲(chǔ)巨量的檔案信息，包括文字信息、圖片信息、聲音信息、視頻影像信息等。檔案查閱人員只需要登錄檔案信息系統(tǒng)，就可以直接在檢索界面搜索到所需的內(nèi)容。

2.管理科學(xué)，拓寬視野

2.1 樹立管理超前意識(shí)，提高專業(yè)技能水平。信息化技術(shù)在學(xué)校檔案管理工作當(dāng)中根深蒂固，而檔案管理人員經(jīng)過(guò)長(zhǎng)時(shí)間的適應(yīng)過(guò)程，也逐步對(duì)檔案信息化管理產(chǎn)生了正確認(rèn)知。由于檔案信息管理系統(tǒng)接入互聯(lián)網(wǎng)或者內(nèi)部局域網(wǎng)，極易受到網(wǎng)絡(luò)病毒、網(wǎng)絡(luò)黑客或者內(nèi)部人員的攻擊，導(dǎo)致檔案信息泄漏，給學(xué)校造成無(wú)可彌補(bǔ)的損失。基于此，各級(jí)管理人員應(yīng)當(dāng)樹立檔案管理的超前意識(shí)，凡事未雨綢繆，制訂檔案信息化管理的風(fēng)險(xiǎn)防范機(jī)制與應(yīng)急事件響應(yīng)機(jī)制，確保學(xué)校檔案的安全性。比如在安全風(fēng)險(xiǎn)防范方面，檔案管理人員可以協(xié)同信息技術(shù)人員設(shè)置系統(tǒng)的登錄權(quán)限，通過(guò)身份證號(hào)碼認(rèn)證、指紋識(shí)別、刷臉識(shí)別、復(fù)雜密碼認(rèn)證等措施，限制學(xué)校以外的其他人登錄系統(tǒng)，同時(shí)在系統(tǒng)內(nèi)部設(shè)置一道堅(jiān)固的防火墻，以阻擋網(wǎng)絡(luò)病毒與黑客的入侵，避免學(xué)校重要信息的外漏。此外，檔案管理人員必須不斷學(xué)習(xí)新技術(shù)、新方法，通過(guò)內(nèi)部培訓(xùn)、外部培訓(xùn)、遠(yuǎn)程培訓(xùn)等方式，夯實(shí)專業(yè)知識(shí)基礎(chǔ)，提升專業(yè)技術(shù)水平，提高個(gè)人職業(yè)素養(yǎng)，打造一個(gè)高水準(zhǔn)、高科技含量、高安全性能的現(xiàn)代化檔案管理格局。

2.2 模擬人工立卷，規(guī)避人為失誤。計(jì)算機(jī)技術(shù)的迅猛發(fā)展衍生出諸多新功能，比如計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的模擬功能，可以模擬人工立卷的工作流程，程序員只需要將檔案管理人員的日常工作流程以程序代碼的形式輸入計(jì)算機(jī)系統(tǒng)當(dāng)中，就可以實(shí)現(xiàn)這一模擬功能，該功能可以對(duì)檔案立卷的全過(guò)程進(jìn)行虛擬化的模擬操作，將人工操作的每一處細(xì)節(jié)通過(guò)可視化的模擬界面展現(xiàn)出來(lái)，管理人員可以清晰地觀看模擬過(guò)程，進(jìn)而及時(shí)查找出存在的問(wèn)題，程序員根據(jù)問(wèn)題點(diǎn)，對(duì)程序代碼重新進(jìn)行修改，保證模擬過(guò)程準(zhǔn)確無(wú)誤。這種模擬人工立卷的方法，能夠有效避免人為失誤情況的發(fā)生。

2.3 加大投入力度，做好巡視監(jiān)督。學(xué)校檔案屬于涉密信息，因此，在安全管理方面必須加大投入力度，進(jìn)一步完善檔案管理的硬件設(shè)施，比如紙質(zhì)檔案的存儲(chǔ)空間、信息化管理的終端控制機(jī)房、相關(guān)電子設(shè)備以及附屬設(shè)施等。由于信息化管理需要計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)通信工具、移動(dòng)電子設(shè)備的支持，而任何一個(gè)電子產(chǎn)品均有使用年限及使用壽命，這就給信息技術(shù)管理人員以及檔案管理人員提出了更高的要求，在日常工作當(dāng)中，管理人員應(yīng)不辱使命，對(duì)檔案管理系統(tǒng)涉及的軟件與硬件設(shè)施、設(shè)備進(jìn)行巡視檢查，如果發(fā)現(xiàn)系統(tǒng)故障，應(yīng)及時(shí)予以解決，以防止檔案信息泄漏。

3.結(jié)束語(yǔ)

高中檔案管理的現(xiàn)代化建設(shè)是一項(xiàng)長(zhǎng)期而艱巨的任務(wù)，單單依靠于檔案管理人員的個(gè)人能力遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠，必須動(dòng)員與集合全學(xué)校各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)、教務(wù)人員以及廣大教師的力量，用積極進(jìn)取的精神、開(kāi)拓長(zhǎng)遠(yuǎn)的視角、現(xiàn)代科學(xué)的理念將檔案管理工作做扎實(shí)、做精細(xì)。同時(shí)，充分發(fā)揮檔案現(xiàn)代化管理模式的優(yōu)勢(shì)，為學(xué)校的各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)、廣大師生提供更加優(yōu)質(zhì)、高效、便捷的服務(wù)。