基于辦公自動化的醫(yī)院行政管理流程再造

葉盛淇

關(guān)鍵詞：辦公自動化? 醫(yī)院行政管理? 流程再造

隨著國家對醫(yī)療改革的重視，各家醫(yī)院的行政管理方式發(fā)生了翻天覆地變化，老舊的醫(yī)院管理流程是十分繁瑣且沒有秩序，醫(yī)務(wù)人員要對各種報表進(jìn)行簽字，辦理業(yè)務(wù)還要進(jìn)行審批，這樣在無形之中就浪費(fèi)了大量的工作時間，醫(yī)院內(nèi)部的管理方式十分松散，分設(shè)了很多多余層級，監(jiān)督和管理也存在著大大小小的問題，這些因素都嚴(yán)重影響著醫(yī)院的辦事效率。現(xiàn)在，很多醫(yī)院已經(jīng)意識到了這個問題，開始重視辦公自動化的引入，并付諸于實踐當(dāng)中。辦公自動化可以讓審批流程變得簡單，讓醫(yī)務(wù)人員進(jìn)行線上工作，對醫(yī)院原有的行政流程進(jìn)行再造，為醫(yī)院搭建一個規(guī)范、富有人性化的辦公新模式。

一、現(xiàn)代醫(yī)院行政管理的現(xiàn)狀及問題

醫(yī)院的行政管理涉及的領(lǐng)域是很廣的，除了醫(yī)療管理以外的事情都是由行政管理負(fù)責(zé)的，是醫(yī)院內(nèi)部最基礎(chǔ)的管理。雖然基礎(chǔ)但是同樣重要。如果在某些流程中出現(xiàn)了問題，是很容易為各個科室增加工作負(fù)擔(dān)，造成不必要的損耗，導(dǎo)致管理的成本有所增加。有些醫(yī)務(wù)人員本職工作比較繁瑣復(fù)雜，對于管理流程并不熟悉，醫(yī)院對于流程的安排也并不合理，有些時候職工沒有按照流程進(jìn)行辦公。因此，醫(yī)院對自動化辦公的引入就更加迫切。

二、引入自動化辦公理念，創(chuàng)建新的行政流程

醫(yī)院的各個辦公平臺中實現(xiàn)新的流程創(chuàng)建，主要通過制作科學(xué)表單的方式來實現(xiàn)。針對醫(yī)院的具體情況，將以往的紙質(zhì)表單進(jìn)行電子化的處理，表單內(nèi)容根據(jù)醫(yī)院的需要進(jìn)行完善和調(diào)整，既方便職工填寫，又可以將表單中的內(nèi)容進(jìn)行合理的歸納。自動化辦公還可以根據(jù)員工的職務(wù)、科室、主項工作等信息，為他們制作出專屬于自己的流程圖，員工根據(jù)此圖便可很直觀地看到自己的工作是如何安排的，流程圖的引入實現(xiàn)了醫(yī)院對不同科室不同職能的人員進(jìn)行更加便捷的管理。醫(yī)院要及時將行政流程的整改措施上傳下達(dá)到各個部門，還可以制作出宣傳手冊，方便新老員工的學(xué)習(xí)。對于新入職的員工還要進(jìn)行相對應(yīng)的培訓(xùn)，熟悉自己的工作步驟，提高各個部門的工作效率。

三、自動化辦公為醫(yī)院行政管理帶來的實際效果

（一）節(jié)約了大量人力，節(jié)省了辦公時間

在醫(yī)院的各個辦公平臺中，可以省去很多流程審批的時間，減少了申請人員到各個部門辦理業(yè)務(wù)的環(huán)節(jié)，實現(xiàn)行政流程同職工之間的實時對接，在最大的程度上節(jié)約辦公耗時。

（二）行政流程實現(xiàn)了透明化，全體員工可實施監(jiān)督

辦公自動化技術(shù)的加入，使每一步的審批流程都能夠在辦公平臺上得以查閱，職工可以查看審批的負(fù)責(zé)人是誰，審批的進(jìn)度也可以被知曉，每個過程中審批者標(biāo)注的意見和最終的處理結(jié)果都可以得以體現(xiàn)。

（三）醫(yī)院的行政流程更加人性和智能

醫(yī)院在進(jìn)行平臺設(shè)計的時候，加入了流程超時處理的機(jī)制。在員工辦理某些業(yè)務(wù)的時候，辦理人員由于某些原因不能及時處理業(yè)務(wù)，系統(tǒng)便會及時提醒辦理人員，督促其按時工作。如果辦理人員因特殊情況無法進(jìn)行業(yè)務(wù)的辦理，系統(tǒng)則會將該事務(wù)迅速交給其他人員進(jìn)行辦理。這種人性化的系統(tǒng)可以大大提高醫(yī)院的辦事效率。

四、結(jié)束語

簡而言之，自動化辦公模式使行政管理變得更加精細(xì)、有條不紊，防止管理秩序發(fā)生混亂。人員的監(jiān)督管理也趨于透明化，使管理過程公平公正。管理平臺使行政管理流程更加人性化，節(jié)省了很多的辦公時間，提高了醫(yī)院的管理水平。

參考文獻(xiàn)

[1]屈金嬌.醫(yī)院護(hù)理電子病歷信息自動化核查系統(tǒng)設(shè)計[J].自動化與儀器儀表，2018（11）：147-150.

[2]劉斌，徐新.辦公自動化系統(tǒng)在醫(yī)院的應(yīng)用實踐與探索——以首都醫(yī)科大學(xué)附屬北京兒童醫(yī)院為例[J].中國醫(yī)院建筑與裝備，2018，19（11）：94-96.

[3]王偉.辦公自動化環(huán)境下醫(yī)院檔案管理探討[J].辦公室業(yè)務(wù)，2018（20）：183.

[4]許健，金瑋，黃黎明，潘偉華.基于工作流自動化的醫(yī)院多終端管理與安全策略研究與實踐[J].中國數(shù)字醫(yī)學(xué)，2018，13（09）：91-93.

[5]王靜，陳晶玲，李振軍，蘇茵.基于辦公自動化的醫(yī)院經(jīng)濟(jì)合同管理模式探討[J].醫(yī)院管理論壇，2018，35（08）：73-74.

[6]周崢，張菁，米海燕，趙蕊，李明星.PDCA循環(huán)管理在提高醫(yī)院門診自動化調(diào)劑設(shè)備出藥速率中的應(yīng)用[J].中國藥房，2018，29（05）：587-590.