現階段檔案信息化建設中的數字化與智慧化

季芳

檔案信息化建設的含義是什么？楊公之《檔案信息化建設導論》中給出了精確的定義“在檔案管理部門的統籌規劃組織下，在檔案管理工作中運用現代化信息技術，對檔案信息進行收歸、儲存和提供與檔案相關的服務。”換而言之，檔案信息化建設是在信息技術日新月異的時代前提下，利用計算機技術、網絡技術、物聯網技術等高新技術對傳統檔案業界的一次革命性的更新與優化。因此，在各種技術高速發展的現階段，檔案信息化建設出現了許多向前發展的方向，其中數字化與智慧化成為了當下檔案信息化建設中最主要的發展方向。

數字化與信息化成為主要的發展方向的原因，主要是其克服了傳統檔案業面臨的局限與困難，顛覆了整個傳統檔案業。傳統檔案業以紙質作為檔案的存儲手段，其業務范圍圍繞著紙質檔案而展開，現階段下我國以紙質為主要媒介的檔案類業務業已運行相當長的一段時間，各種業務已經熟手熟路，但操作上的熟手熟路并不能彌補技術上的不足，在檔案業界開拓創新的各種先例如2000年南京大學檔案管理系統的開啟、2003年清華大學檔案電子系統的運行的指引與驅動下，現階段檔案業界開始踏上數字化與信息化的道路。

數字化與信息化相互之間各有異同，又具有優勢互補的特點。那么，數字化與信息化之間的關系可以用什么來概括呢？清華大學檔案館的薛四新教授給出了相當準確的觀點——“替代”、“包含”、“并存”三種主要關系。“替代”是指檔案數字化與智慧化之間在某些服務上存在著可以發揮等效的作用，從而展現出在某一服務上數字化與智慧化可以相互替代彼此，表現出其密不可分的伙伴關系。“包含”是指數字化著重于對信息技術、網絡技術等高新技術對檔案業界的融入與修正，其中智慧化的檔案建設需要數字化提供的技術支持，于是呈現出“包含”的關系，智慧化本身則更深入于具體的服務與操作，總體而言，“包含”即指數字化建設中包含智慧化建設。“并存”是指以技術變革為導向的數字化與以人的感受為導向的智慧化在檔案信息化建設中的密不可分的伙伴關系，在各種檔案信息化建設的先例中，人們發現在數字化提供技術的同時，也需重視用戶的操作空間和體驗，因此，數字化與智慧化的并存便應運而生，一同指導著檔案信息化建設的進步方向。

現階段的檔案信息化建設中的數字化與智慧化方興未艾，預示著其在新時代下有著廣闊的發展空間。檔案業始終在我國各個方面發揮著重要的作用，在新時期下，加強對檔案信息化管理已成為國家機關、團體組織考察業績的重要指標，因此，數字化與智慧化為主的檔案信息化建設亟需向前發展，為新時代下的檔案業界注入新的活力。

（張家港市公安局）