加強高校教學檔案管理的策略探析

李玉榮

摘 要：近年來，隨著經濟與社會的不斷發展，越來越多的人開始意識到檔案信息資源的重要性，對于高校來說，教學檔案管理工作也是其學校管理的一項重要組成部分，教學檔案是教學管理工作以及高校實踐活動的重要載體資料，加強對其的管理能夠有效提升高校管理水平，提升高校競爭力，更好的促進高校的長遠持續發展，當前，部分高校教學檔案管理工作在實踐中還存在一些不足之處，基于此背景下，本文針對加強高校檔案管理的策略做出了探討，以供參考。

關鍵詞：高校;教學檔案管理;策略

一、加強高校檔案管理的重要意義

所謂的高校教學檔案，其的本質是高校在進行教學管理工作以及所開展的一系列教學活動中所形成的材料信息，其的形式并沒有直接界定，一般會根據實際情況而以文字、影像或圖表等形式存在，高校檔案可以說記錄了高校發展過程中的各個重大環節，其互相之間也或多或少的存在一定的聯系，對于高校教學檔案管理工作來說，實際管理質量高低與否會直接影響到高校教學質量與教學水平，另外，高校重視對于教學檔案的管理，能夠在很大程度上促進高校自身的發展進步，并且通過對于教學檔案的整合與利用去吸取教訓總結經驗，能夠充分的發揮教學檔案的價值，為高校教學與發展過程中所需要做出的一系列決策提供強有力的信息依據，從而推動高校更好的發展，落實對于學生全面綜合素質的培養，而現如今，隨著時代的進步與科技信息技術的不斷發展成熟，數據信息的種類與數量也在呈井噴式涌現，其給傳統的高校教學檔案管理工作帶來了很大的影響，因此高校檔案管理工作也需要應時而動，如何在時代的發展中找到屬于自身的教學檔案管理方式，從而不斷增強教學檔案管理工作質量，促進高校的可持續發展成為了越來越多人關注的問題[1]。

二、高校教學檔案管理存在的問題

（一）教學檔案管理的設施條件不足

多數高校在開展實際的教學檔案管理工作的過程中，其還是沿襲著以保管紙質檔案與實體形式為主的方式，如此一來，就要求高校需要建立專門的檔案室，然而實際上，多數高校由于辦公場地有限而不會去建設檔案儲存室去專門存放教學檔案，這就導致檔案不夠集中，只是零散分布在各個辦公室內的收納盒或鐵柜中，隨著高校辦學年限的不斷增加以及高校內師生人數的上漲，越來越多的教學檔案已經沒有足夠的擺放空間，普遍存在檔案材料隨處在辦公桌周邊的現象。

（二）高校對于教學檔案管理工作重視不夠

在高校的管理工作及教學活動開展的過程中，還是顯著存在部分高校管理部門對于教學檔案管理工作不夠重視的情況，因此很多高校領導在學校的管理工作部署中，往往容易忽略對于教學檔案管理的安排，這就導致相關部門的管理人員在針對教學檔案進行管理的過程中，因為分工不明確、負責人未落實而出現互相推諉的問題，另外，從學生及教師角度出發來看，部分學生很容易出現在參與教學實踐活動或實驗項目的過程中，不夠重視檔案材料的提交，導致其的實踐報告或實驗記錄等內容出現漏交或應付式的摘抄網絡上的內容，再者，部分教師也存在不夠重視教學檔案管理的情況，其在工作中需要整體歸納的一系列教學方案、教學總結、期末分析材料等等材料要么不交要么延期，由于這一系列問題的影響，使的高校教學檔案的完整性受到很大的影響，導致學校的教學管理等工作的開展受到嚴重阻礙[2]。

（三）缺乏專業的教學檔案管理團隊

管理人員是教學檔案管理工作的主要執行者及主導者，現如今，多數高校為了縮減辦學成本，其不會特意去組建專業的教學檔案管理團隊，通常其會交由非專業的教師進行管理，甚至有教師找尋自己班內的學生促使其去進行教學檔案管理的一系列工作，這就使得教學管理工作的質量不達標，教學檔案的管理存在很大的風險。

（四）教學檔案管理相關的規范制度有待完善

無規矩不成方圓，教學檔案管理工作想要實現規范化發展也需要相關的工作標準與規章制度來做出，而多數高校并未建立相關的管理章程，使得教學檔案管理的各個環節都沒有明確的規定與標準，使得該工作松散懈怠，不夠嚴謹，過于敷衍。

三、高校教學檔案管理的有效策略

（一）建立完善的教學檔案管理制度

為了能夠為高校教學檔案管理工作提供依據，相關人員需要加強對于教學檔案管理制度的健全與完善，其可以立足于自身現存的規范及標準，去制定相對應的檔案管理制度，不同類型的教學檔案都需要根據自身的特點去針對規格、保存、分類等內容做出細致合理的規定，從而使得管理工作人員能夠在每一個管理環節都有據可依，實現教學檔案管理的制度化，系統化發展，在此基礎上，高校還可以將教學檔案與教學評估資料進行結合，使兩者能夠得到科學合理的銜接及融合，以此有效規避檔案資料片面性或檔案材料重復堆砌等問題，此外，對于管理人員的職權還需要進行細致合理的劃分落實，使管理工作能夠秩序井然的開展。

（二）提升教學檔案管理重視加強檔案利用

高校需要加強對于檔案管理工作的重視，正確認識檔案材料的價值，從而確保檔案管理工作的順暢合理運行，但不能僅僅局限于對檔案的管理，還需要加強對于檔案的開發利用，從而為教學工作、教學研究、學生服務等工作提供有效的助力，充分發揮檔案材料的價值，促進高校與學生的全面發展[3]。

（三）組建專業的教學檔案管理團隊

專業的教學檔案管理團隊能夠在很大程度上提升教學檔案管理工作的質量與效率，高校要重視專業管理團隊的組建，基于此，其需要選聘具備良好的信息技術，檔案管理系統知識與檔案管理經驗等優勢的先進專業人才，并確保其專業技能以及綜合素養和業務水平能夠滿足高校檔案管理工作的發展需求，以此不斷優化管理工作，使其朝著規范化、精細化的管理方式轉變，另外，不同教學單位之間還需要加強交流與溝通，不斷提升自身的管理能力，還可以學習其他高校的管理方式，從而不斷完善自身的管理觀念以及管理模式。

（四）借助先進技術與方式促進檔案管理現代化發展

科學技術與信息技術的不斷發展，使得傳統的人工檔案管理方式已經難以滿足高校的發展需求，因此高校檔案管理部門也需要與時俱進，不斷優化創新，基于此，其首先需要完善教學檔案管理相關的設施，加大對其的成本投入，針對檔案盒，檔案柜、打印機、計算機等硬件設施進行合理的配備，以此為部分以紙質形式存在的檔案材料的管理提供便利，另外，為了不斷提升檔案信息的安全性與完整性，高校需要落實信息化管理手段，比如建立檔案信息管理系統，借助安全度高且容量較大的存儲設備進行檔案的歸檔備份，并根據管理人員自身的職責進行檔案權限的建立，以此杜絕檔案的損壞及丟失問題，實現檔案的查找，調閱等工作的規范化發展[4]。

結語：綜上所述，高校教學檔案管理工作在高校的發展過程中有著舉足輕重的地位，但其難免存在一些問題，因此高校管理人員要采取有效措施，規避不足，更好的提升管理工作的質量，推動高校的長遠發展。

參考文獻：

[1]王爽.加強高校教學檔案管理的策略探析[J].蘭臺內外，2019，0（2）

[2]嚴繼瑩，方文彬.加強高校教學檔案管理的策略探析[J].浙江檔案，2018，0（4）

[3]黃媛.高校教學檔案管理現狀及其改善策略[J].西部素質教育，2019，5（14）

[4]李小云.淺談加強教學檔案管理工作的策略[J].學理論，2015，0（29）

（重慶青年職業技術學院 ?400021）