探討基層單位文件檔案管理現代化路徑

許彩霞

摘 要：檔案是各種信息的記錄和存儲的一種方式，對于基層單位來說，檔案是非常重要的，基層單位在日常的工作過程中會產生許多的信息，這些信息可以豐富檔案的內容，同時，這些檔案內容可以為基層單位的工作提供有力的依據和參考，保證基層單位中的各項工作可以更加順利的開展。基層單位必須要重視文件檔案管理工作，采用與時俱進的理念，不斷的對這項工作進行創新，通過高效的文件檔案管理，實現基層單位工作的順利開展。本文對基層單位文件檔案管理現代化路徑進行分析，并且提出了幾點淺見。

關鍵詞：基層單位;管理模式;文件檔案管理

文件檔案管理是基層單位中的重點工作內容，這項工作的開展效果，會直接的關系到基層單位各種工作。基層單位的文件檔案管理必須要與當前的社會發展趨勢保持高度一致，這樣才能滿足實際的工作需求。現階段，我國已經全面進入到了信息時代，信息技術給各個行業帶來的影響是巨大的，基層單位的文件檔案管理也要積極的與這項技術進行融合，通過信息技術，實現管理工作的創新。下文對此進行簡要的闡述。

一、基層單位文件檔案管理的現狀

在我國當前的基層單位中，文件檔案管理工作存在許多的問題，這些問題的存在，會直接的影響到文件檔案管理工作的效果，同時也會影響到基層單位的正常工作。有些基層單位在文件檔案管理工作開展的過程中，缺乏一個完善的管理制度，這種情況已經成為了管理工作的通病，由于對工作人員的限制性不強，許多的工作人員在開展這項工作的時候都非常的隨意，檔案的安全程度嚴重不足，很容易造成檔案的混亂或者檔案的缺失，對基層單位非常不利;文件檔案管理的目的，就是為了在基層單位工作需要的時候，可以馬上的找出相關的檔案文件，為單位提供參考，所以為了查找文件的便利性，需要設置檔案目錄。但是在當前的許多基層單位中，檔案目錄都存在不同程度的問題，有一些檔案的目錄已經破損或者丟失，目錄的存在以及失去了實際意義，有一些目錄的編碼不正確，與文件檔案的實際內容存在很大的偏差，這些檔案目錄的問題都是由于工作人員在歸檔問題以及責任意識不足的問題引發的;在當前的基層單位中，文件檔案管理的信息化程度不足，作為當前應用最廣泛的一項技術，信息技術的在文件檔案管理中可以發揮出非常重要的作用，利用信息化的管理模式，可以有效的提升文件檔案管理工作的效果，無論是在檔案信息的存儲、歸檔還是查詢上都具有非常明顯的優勢，也是我國的基層單位必須要重視的一項技術，由于基層單位缺乏對信息技術的重視，信息化程度不足，會直接的影響到文件檔案管理的效果;此外，在基層單位的文件檔案管理工作開展過程中，存在管理人員素養不足的情況，作為文件檔案管理工作的直接執行者，管理人員的個人能力與這項工作的開展效果存在非常直接的聯系，文件檔案管理是一項綜合性工作，管理人員如果素養不足，就會給文件檔案管理的開展造成一定的阻礙，就當前的形勢來看，在我國許多的基層單位中，檔案管理人員的素養都與實際的工作需求存在差距，缺乏足夠的專業性，業務能力與信息技術的應用能力都嚴重不足，有一些文件檔案管理人員是在其他的部門抽調過來的，或者直接由其他部門的人員兼任，在這種情況下，文件檔案管理工作的開展效果可想而知。

二、基層單位文件檔案管理現代的建議

通過上述的分析可以得知在我國當前的基層單位文件檔案管理工作中還存在許多的問題，因為這些問題的村子，給文件檔案管理帶來了不同程度的影響，必須要得到有效的改進。可以從以下幾個方面進行：

1.完善文件檔案管理制度

完善的制度是管理管理工作開展的基礎，基層單位要緊密的結合當前的社會形勢，對單位的檔案管理情況進行深入的分析，結合這些方面的內容，制定一個完善的管理制度，同時，要隨著基層單位實際情況的變化，實時的對這個制度進行調整，保證兩者處于高度的匹配狀態。信息技術的普及，給文件檔案管理工作提供了新的方向，基層單位要積極的引入信息技術，利用這項技術，提升文件檔案管理的效果。信息技術的落實要在制度中有所體現，檔案管理人員要利用信息技術，編制電子檔案，必須要保證檔案內容的真實性和準確性，開展規范化的信息檔案管理，徹底的對傳統的紙質版檔案管理模式進行革新，利用數據信息的存儲方式，實現信息化的文件檔案管理，同時，要不斷的對相應的信息技術進行完善，做好網絡安全防護工作，提升基層單位檔案信息的安全性，保證基層單位文件檔案管理工作可以高效的開展。

2.提升文件檔案管理人員的能力

作為文件檔案管理工作的直接執行者，管理人員的個人能力會直接的影響到這項工作的開展效果。所以，加強管理人員的個人能力是非常有必要的。檔案信息管理工作具有一定的復雜性，管理人員不僅需要有足夠的業務能力，對檔案管理工作的流程可以熟練的掌握，同時，要對一些專業知識有一定的了解，在信息技術的影響下，管理人員還需要具有一定的信息技術應用能力，只有這三個方面的能力都具備，才能保證文件檔案管理工作可以達到預期的開展效果。基層單位要在這三個方面入手，加強對管理人員的培訓工作，提升管理人員的個人能力和信息素養，保證管理人員的綜合能力與文件檔案管理工作保持高度的匹配。

結束語

綜上所述，對于基層單位來說，文件檔案管理是一項非常重要的工作，但是在當前的許多基層單位中，文件檔案管理工作都存在許多的問題。為了減少這些問題帶來的困擾，實現文件檔案管理的現代化，就需要引入現代化的理念，把信息技術應用其中，實現信息化的文件檔案管理。基層單位要加強對管理人員的培訓，通過人員素養的提升，來達到文件檔案管理效果提升的目的，保證基層單位的各項工作開展的更加順利。

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