關于加強行政事業單位固定資產管理的思考

趙彩云

摘要：作為我國國有資產的重要組成部分，行政事業單位固定資產是公共事務運行和社會公共服務的物質基礎，也是行政事業運行效率提高的基本保障。近年來，行政事業單位的固定資產管理水平不斷提高，在一定程度上保障了國有資產的保值增值。我國《政府會計制度》自2019年1月1日已經正式實施與執行，《政府會計制度》對行政事業單位固定資產管理提出了更高的標準和要求。文章旨在從我國行政事業單位固定資產管理的基本特點、重要內容以及現實意義等三個方面出發，結合行政事業單位固定資產管理的實際情況，從行政事業單位的管理意識、內控制度體系、內部審計、信息技術水平以及人員素質角度等五個方面，分析現階段行政事業單位固定資產管理中存在的主要問題，并針對上述問題提出有針對性的對策建議，以供我國行政事業單位參考借鑒，不斷提高行政事業單位的資產管理水平，保護國有資產的安全以及有效發揮財政資金的經濟效益。

關鍵詞：行政事業單位;固定資產;資產管理

一、行政事業單位固定資產管理概述

（一）行政事業單位固定資產管理的內涵

行政事業單位固定資產是公共事務運行和社會公共服務的物質基礎，更是行政事業運行效率提高的基本保障。近年來，隨著國家規范行政事業單位內部管理的各項政策、法規的頒布，行政事業單位的內部管理建設以及管理質量受到公眾關注的程度越來越高，行政事業單位的各項管理相比以前規范化程度有所提高和改善。但是現行有關固定資產管理的規章制度中，針對企業的較多，針對行政事業單位的較少。行政事業單位固定資產管理能力有待加強與提高。

固定資產在行政事業單位資產構成中占有較大的比重，是我國國有資產的重要組成部分。行政事業單位的資產配置的資金渠道主要來源于財政撥款，且普遍存在著“重購買、輕管理”的現象，主要表現在固定資產的使用率較低，大多數行政事業單位固定資產的購、管、用脫節。

（二）行政事業單位固定資產管理的主要內容

行政事業單位固定資產是指單位價值在1000元以上（其中，專用設備單位價值在1500元以上）且使用年限超過一年，并且在使用過程中基本保持原有物質形態的資產。行政事業單位中有部分資產，雖然單位價值未達到規定標準，但使用時間預計在一年以上的大批同類物質，也作為固定資產進行管理。行政事業單位固定資產主要包括六類：房屋及構筑物;專用設備;通用設備;文物和陳列品;圖書、檔案;家具、用具、裝具及動植物等。

（三）行政事業單位加強固定資產管理的現實意義

1. 有助于提高國有資產的使用效益

行政事業單位應該從固定資產的購置、使用、出租出借到處置等方面，對固定資產進行全過程、全方面地管控和監督，逐一排查固定資產管理的風險隱患。購置固定資產前，行政事業單位需對資產購置的必要性和可行性進行充分評估，并在此基礎上制定切實可行的預算，避免重復購置、購買后閑置的現象發生。當行政事業單位對資產的購置、使用、保管及維護等四個方面能做到很好的監控管理時，就能實現對資產的實物管理和價值管理進行有效的控制，從而提高國有資產的使用效益和效能，最大化實現國有資產的價值。

2. 有助于建立健全行政事業單位的內控體系

從編制固定資產購置預算開始，行政事業單位建立專門的購置預算流程，部門提出固定資產購置需求，采購部門及內部管理小組評估預算的合理性、必要性，判斷該固定資產是否屬于必須購置的項目。通過單位內部充分評估后，編制固定資產采購預算項目，提交財務部門進行預算申報。待固定資產購置預算經財政部門評審后，單位采購人員經過授權批準后按照政府采購流程的要求進行資產購置;驗收人員根據單位采購制度進行驗收入庫，使用部門或使用人履行相應手續后申領固定資產;資產管理人員根據資產使用情況定期對固定資產進行維護保養，追蹤其使用情況;財務部門每月與資產管理部門進行對賬，將實物管理與價值管理有效結合起來。由此可見，規范建立固定資產的管理制度，有助于建立健全行政事業單位的內控體系。

3. 有助于防范固定資產管理工作的舞弊和欺詐

行政事業單位通過強化固定資產管理的內部控制執行力度，定期讓財務部門與資產管理部門對賬，進行資產盤點、清查及匯總工作，動態跟蹤固定資產的使用情況，結合固定資產管理的實際現狀，建立和落實激勵獎勵機制，將固定資產的管理履行情況與相關人員的績效工資相掛鉤。通過定期或不定期對資產管理工作進行監督檢查，保證管理過程的透明化，從而有效地預防舞弊和欺詐現象的發生。

二、現階段行政事業單位固定資產管理中存在的問題

（一）行政事業單位對固定資產管理的重視程度不夠

實際工作中，大多數行政事業單位的管理者及相關管理人員對固定資產的管理認識度不夠強，思想上沒有引起足夠的重視，管理理念有待更新及提升。由于資產管理部門、財務部門以及資產使用部門之間缺乏有效的溝通和協調，導致部門之間、崗位之間的權責不夠明晰，缺乏獨立的管理固定資產部門的行政事業單位不計其數。行政事業單位固定資產種類繁多，放置地點變動可能性較大，而且有的行政事業單位未設置專門的固定資產管理員，一人多崗多職未做到不相容崗位相分離，造成管理職責不夠明確。大多數行政事業單位的固定資產管理員對財務知識認識不夠，財務素質偏低，沒有足夠的財務經驗等情況，都會造成固定資產管理過程出現差錯，比如登記固定資產臺賬不及時或者與財務部門的臺賬不相符、以及相關明細賬紊亂等等。上述問題的存在后果就是相關管理人員對固定資產的管理缺乏主觀能動性和嚴肅性，賬務和管理產生脫節，從而形成財務舞弊行為。

（二）固定資產管理制度不健全

大多數行政事業單位已制定固定資產管理制度，但是尚存很多不完善之處，對固定資產管理制度沒有更新優化，不符合現階段資產管理的要求。管理者對單位固定資產管理沒有明確的建設規劃，導致單位固定資產管理沒有合理的制度進行規范、約束，甚至沒有主要負責人，更不可能深入到內部結構的建設，這一系列因素嚴重阻礙了固定資產的發展，“重購置、輕管理”的現象較為普遍。有關固定資產出租、出借的流程制度要么沒有，要么執行起來不夠嚴謹，實物與賬務不相符的現象較為普遍。部分制度執行時流于形式，應付差事的嫌疑較大，比如固定資產定期盤查制度，大多數行政事業單位在實際執行中都沒有定期盤點，哪怕能做到年底一次大規模全盤盤點的單位也為數不多。在固定資產處置上，未建立規范的處置流程，或者處置時比較隨意，未按照財政部門的相關手續報批，自行處置。未建立明確的目標責任體系，使得管理者無法準確掌握本單位現有的資產情況。

（三）內部審計的監督管理不到位

大多數行政事業單位內部未設立單獨的內部審計部門，同時單位管理者的監管意識薄弱。行政事業單位一直延續下來的通行做法是被動地接受來自上級單位的監督檢查，而很少從制衡的角度來協調單位內部的固定資產管理工作。有的單位甚至出現固定資產的實物和賬務表面上有分工，但實質上實物賬和財務賬均由同一人來進行管理的現象。行政事業單位每年至少會有一次外部審計，但是外部審計通常時間緊、任務重，很難對固定資產管理的各個方面從內部控制執行的角度逐一來進行審查。這一點與上市公司或大型企業比起來存在一定的差距，上市公司在年審時要求對公司的內部控制的執行情況出具相應的報告。行政事業單位因缺乏相應的內部審計監督，容易產生舞弊的行為，從而導致國有資產流失。

（四）固定資產管理信息系統利用效率不高

信息化大爆炸時代，信息技術很大程度上滲透到了行政事業單位的各個方面，顯著地提高了行政事業單位的公共事務服務質量。然而，行政事業單位的固定資產管理系統利用效率并不高，由于使用不當并沒有讓該系統的職能和作用充分發揮。甚至存在仍然通過使用單機系統的方式來對固定資產進行管理，沒有有效地借助網絡化信息系統的管理優勢，從而限制了固定資產的實時維護、管理和監督。而且經常由于信息不共享，固定資產管理人員及時維護資產管理系統的主觀能動性偏低，導致固定資產管理的不透明和不及時。

（五）固定資產管理人員素質參差不齊

為了保證固定資產的管理質量水平，行政事業單位應對固定資產負責人和管理人進行層層挑選后進行合理的配置。但是，大多數行政事業單位對固定資產管理的重視程度不夠且管理結構不完善，缺少合格稱職的專業管理人員和技術人員。因為大多數行政事業單位的財務人員的財務素質偏低，更不用說固定資產管理人員的配備情況。固定資產的具體管理人多為兼職人員這種人員配備不當的情況較為普遍，當地財政部門應加強對行政事業單位固定資產管理的監督和指導工作。很多行政事業單位的固定資產負責人和管理人員沒有財經專業背景，對固定資產管理的目的、方法和意義理解程度不到位，不能很好地與財務人員協調溝通。現階段行政事業單位各項事務繁瑣雜亂，對固定資產管理的專業性提出了更高的要求，兼職報賬一人兩崗，既要做好當前工作，還要兼顧報賬工作，對報賬人員要求非常高，而實際報賬員專業能力差，更沒有時間和精力去管好固定資產的臺賬。同時，受專業水平影響，這些人員對固定資產管理的重視程度也相應大打折扣，從而直接影響著該單位的固定資產管理水平。

三、提升行政事業單位固定資產管理質量的對策

（一）提高行政事業單位對固定資產管理的重視程度

傳統的管理者對財務的重視程度都不高，行政事業單位也不例外。 行政事業單位的管理者應該充分認識到固定資產管理的必要性和重要性，明確資產的管理人員、使用人員和財務人員的責任，同時要加強對本單位固定資產的管理、指導和監督工作，通過在本單位內部不斷加大對固定資產管理的宣傳，來調動員工對固定資產管理的意識和責任心。定期組織培訓，包括固定資產的購置、管理、使用、處置及財務處理方面，通過學習培訓及時發現和解決固定資產管理中存在的問題，在學習培訓中逐漸培養固定資產的管理意識。同時也要培養單位財務人員以及管理者，使之明確自己的責任與權利，從而具備提高固定資產管理水平的責任意識。

（二）建立健全行政事業單位固定資產管理制度

為了適應當前的發展情況，行政事業單位應該建立健全一套科學規范的固定資產管理制度，包括固定資產購置預算的編制制度、采購制度、管理制度、財務核算制度等方面。在編制固定資產購置預算時，應由提出固定資產購置需求的部門和人員對該項固定資產的類別、型號、價格等方面進行明確，固定資產的管理人員對其需求的真實性、必要性進行充分調研，確定該固定資產購置不可或缺時，提交單位管理層進行集體決策。決策通過后，由固定資產管理部門編制項目預算，提交財務部門進行預算申報。預算申報后，固定資產管理部門按照上級主管部門或本級財政的時間要求提交評審材料。待資金批復后，在購置行政事業單位的固定資產設備時，要嚴格按照固定資產項目已批復資金，合理地進行分配，避免鋪張浪費。資產購置后，固定資產管理人員按照單位固定資產管理制度要求進行驗收入庫后，固定資產管理人員登記資產賬，財務人員進行財務賬務處理，務必保證兩者的金額、時間及折舊信息保持一致。固定資產購置人員與財務人員應保證不相容崗位相分離，各部門互相監督，避免資產無故流失。

（三）行政事業單位應加強對固定資產的監督檢查

行政事業單位為了提高對固定資產的管理水平，應加強對固定資產管理的監督檢查，并將這項內容納入到管理者的離任審計中。當行政事業單位的管理者調離現在單位或離職時，都應該對其任職期間的固定資產管理情況進行徹底的清產盤點并實施必要的審計程序，防止固定資產的管理漏洞產生。行政事業單位在制定符合本單位固定資產管理特點的會計核算體系的前提下，應對固定資產的會計核算等內容進行細化和監督，杜絕賬外資產，保證資產的完整性。要保證會計賬目能對本單位固定資產的實際情況進行真實、準確且有效的記錄和反映。除了建立健全固定資產管理制度外，要積極發揮單位內外部的審計監督檢查作用。

（四）實現行政事業單位固定資產管理的信息化

行政事業單位應打破傳統的固定資產管理模式，通過采用智能化的信息管理模式，將資產管理信息系統與財務系統相對接，優化信息管理系統，從而實現資源共享。行政事業單位可以充分利用電子計算機及網絡技術，建立資產管理平臺的數據庫，對固定資產預算、入庫、領用、維修保養、盤點、報廢等全流程的日常信息狀態及時更新。利用先進的資產管理系統，對每項固定資產生成唯一的ID號，可以通過掃描該ID號實時了解該固定資產的狀況，讓該固定資產卡片真正地“動”起來。財務核算時也要充分利用財務軟件的便利和準確性，正確地對固定資產進行財務核算，并保證財務核算的數據與資產管理系統的數據完全一致，不斷提高固定資產管理效率與效果，讓行政事業單位的固定資產管理的數據趨于科學化。

（五）提高行政事業單位固定資產管理相關人員的管理素質

一方面，適當加強固定資產管理人員的專業能力。招聘固定資產管理人員時，盡量選擇有財務專業背景的人員，并對其進行崗前培訓;或者通過各方面培訓（如財務培訓、固定資產管理制度培訓、實際業務操作培訓等）提高現有固定資產管理人員的能力和素質，盡可能地提升實際工作效率。另一方面，對單位財務人員的培訓也必不可少，這樣才有利于固定資產管理人員和財務人員之間的配合。總之要根據實際情況，制定符合本單位實際情況的無意識方案，目的在于及時解決當前存在的問題。與此同時，單位管理者要對培訓學習工作予以高度重視，確保有效提升資產管理人員和財務人員的業務水平。

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（作者單位：北京學校）