淺談做好高職院校學生檔案管理工作的對策與措施

田妍

摘 要：在高職院校的教學當中做好學生的檔案管理工作對于確保學校的正常管理具有十分重要的意義。基于此，本文首先對高職院校當中檔案管理存在的問題進行分析，之后從三個方面研究了能夠有效提升高職院校檔案管理工作質量的方案，以供有關人員進行參考。

關鍵詞：高職院校;檔案管理;工作方案

隨著我國的高職院校的招生范圍以及數量不斷擴大，高職院校當中的學生管理資料越來越多，在現階段的管理當中仍舊存在著不少的問題，影響著實際的管理效率，所以我們應加強管理研究，致力于提高資源管理的效率。

1 高職院校檔案管理工作當中存在的問題

1.1 檔案管理意識不強

不少的工作人員在實際工作當中對于檔案管理工作的認識程度不足，不能夠很好的認識到檔案管理工作對于學生以后工作的重要性，在基本的檔案管理人員分配、檔案基礎設施建設上并沒有進行精確的規劃，存在著不少的問題。在高職院校的檔案管理當中沒有認識到專業的檔案管理人員對于檔案管理工作的重要性，不少的教師身兼多份工作，僅僅了解檔案管理的基本工作，對于專業化的管理技術手段了解得不夠深入，存在著較大的技術漏洞，同時大量的工作使得教師沒有充足的時間進行檔案管理，檔案管理的質量不高。再加上在檔案管理工作當中一些工作設備的精細化程度較低，不少的檔案設備較為老舊，沒有及時地進行更新，導致工作過程當中存在著較低地運行效率，影響著實際的檔案管理工作。對于檔案的儲存，一些檔案室較為狹窄、潮濕，沒有結合現代化的技術設備進行更換，導致一些檔案資料在不恰當的管理工作當中損失，影響著檔案的使用狀況。在檔案管理當中對于檔案服務型的工作認識不足，檔案管理工作處于較為尷尬的境地[1]。

1.2 檔案管理人員需要完善

一些檔案管理人員的自身技能不足，對于現代化的技術操作以及技巧掌握的并不完善，在工作的過程當中仍舊采用較為傳統的方式來進行工作，影響著工作的效率。一些高職院校當中把并沒有專業的檔案管理部門，通常是歸屬于辦公室和領導部門，通過配備一兩名專職或者兼職的檔案管理人員對檔案進行監管，這會造成工作人員的專業技能不足的狀況。不少的工作人員負責著多樣化的技術工作，對于檔案管理工作的技術研究不夠深入，在實際的工作當中存在著較大的差距，不能很好地承擔起科學的檔案管理工作。再加上隨著高職院校當中的學生數量逐漸增多，各種各樣的事務需要搜集學生的基本信息，資源信息量較為龐大，不夠專業的資源管理人員以及不夠完善的工作環節容易使得在資源管理當中出現信息爆炸，造成管理癱瘓[2]。

1.3 缺乏檔案保護意識

在進行檔案管理工作當中應當及時地對檔案的管理質量進行檢查，查找在檔案管理過程的缺漏，避免造成信息的損失，及時地進行反思和反省，將檔案管理工作的損失降到最低，這些是進行檔案管理的必要工作條件。但是在當今的高職院校檔案管理工作當中一些管理工作人員的主動性較差，處于較為被動的管理地位，對于檔案信息資料缺乏必要的保護意識。一些高職院校在檔案管理工作當中沒有設定專業化的管理職責，當管理工作當中出現問題時，經常會出現相互推脫和界限不清的狀況，完成不了基本的工作要求[3]。隨著我國的現代化的信息技術的不斷發展，在管理工作當中經常會應用到現代化的設備進行管理，大多將信息資源儲存在優盤、磁盤當中，但是由于這些設備容易受到一些外界環境的侵害，在管理當中如果沒有把控好儲存的基本條件，就會導致資料損失，影響管理工作。因此，及時的加強對于現代化的信息技術的學習，了解不同設備的基本保管條件，及時進行檢查，對于確保檔案管理工作的質量具有十分重要的意義[4]。

2 提升檔案管理水平的措施

2.1 加強對檔案管理工作宣傳力度

加強對檔案管理工作的宣傳能夠調動全員參與到檔案管理工作的各個環節當中，將檔案管理的信息搜集、資源整理、信息儲存等各個環節進行有效地加強，提升檔案管理的質量。為了能夠更好地對檔案管理工作進行宣傳，首先應當提升高職院校管理人員以及工作人員的工作意識，確保工作人員的先進性，及時的更新工作的手段，加強對新的知識、設備學習，提升自我管理能力。之后，借助校園當中的宣傳欄、宣傳墻等加強對管理工作的宣傳，對工作當中涉及的問題及時地進行搜集，在宣傳欄上進行詳細的說明，及時的幫助工作人員進行學習，了解檔案管理的技術以及儲存的手段，確保管理的安全性，進一步提升工作的質量。另外，加強對專業化的管理技能的學習，通過多樣化的渠道聯系校園之外的專業管理機構，進行更加系統化的信息技術管理學習，提升自身的工作質量。

2.2 創建專業的管理隊伍

專業化的管理隊伍能夠進一步確保學生檔案工作管理質量，優良的檔案管理隊伍應當具備專業化、高效化、責任化、先進化的管理意識，在各個環節當中能夠嚴謹對待，具備較高的責任意識。在選拔管理人員的工作當中應當對管理人員進行考核，了解管理人員的工作狀況，避免出現身兼多職的狀況，采用技術考核的方式了解管理人員的資源管理技術，嚴格檔案管理人員的準入門檻。在工作人員在職工作當中，要及時地進行工作技術培訓，對工作當中應用地設備進行了解，了解不同設備地運行以及更新狀況，根據實際需要，對設備進行更換，確保設備的先進性。對工作人員應當定期進行培訓，加強對人員的知識教育，將先進化的知識通過講座、研討會等方式向工作人員進行傳授。對工作當中的實際操作進行一對一教授，了解工作當中存在的問題，及時地進行解決，提升工作質量。積極聯合專業化的管理部門對工作人員進行技術培訓，了解更加專業化的管理技術方案。在管理工作當中涉及的資源量較多，數量較為龐大，為了能夠提升管理的質量，可以為管理人員配備助手，對檔案管理過程中的零碎工作進行管理，減少工作時間，提升綜合工作效率，在共同合作的模式下提升資源管理的質量。

2.3 嚴格執行檔案管理制度

嚴格的檔案管理制度能夠有效地幫助工作人員提升管理意識，認識到檔案管理工作對于高職工作的重要性。首先在高職院校當中應當嚴格的制定檔案管理制度，對檔案管理工作當中的各個環節進行明確，對工作的基本細節進行設計，研究好在每一個階段當中基本規定，確保制度在工作當中的全面覆蓋。對制度的落實狀況進行審查，檢測工作人員的工作狀況，定期對儲存的資源進行審核，確保資源管理和儲存的環境。對工作人員的工作技能進行考核，嚴格對工作人員的檢測，制定責任落實制度，對工作當中出現的問題及時的進行審查，提高工作的效率。檔案管理工作制度應當根據實際狀況進行設計，加強制度與實際的相互配合，給予實際的檔案工作更加精確的指導。領導人員要重視對于檔案管理的制度設置，將落實對于制度完成情況的監督，及時進行工作狀況抽查，充分的發揮制度在監察過程當中的優勢，提升高職院校檔案管理工作的效率。

3 結束語

綜上所述，在高職院校進行檔案管理的過程當中應當積極加強專業化的教師人員的建設，加強對管理信息設備的更換，注重將更加先進化的檔案管理系統進行引入，加強檔案管理質量。

參考文獻

[1]孫文靖.淺談高職院校檔案管理專業隊伍建設現狀與對策[J].科技風，2017（13）：44-44.

[2]陳曉娜.高職院校檔案管理工作中存在的問題與對策研究[J].知識經濟，2017（16）：147-148.

[3]王楠.關于高職院校學生檔案管理方法淺談[J].文存閱刊，2017（21）：17-17.

[4]豆亞玲.淺析高職院校檔案的社會化服務研究[J].決策探索（下半月），2017（5）：73-73.