街道辦事處檔案管理存在的問(wèn)題及對(duì)策思考

張霞

摘 要：街道辦事處在社區(qū)服務(wù)中占據(jù)著關(guān)鍵地位，目前隨著城市化進(jìn)程日益加快，社區(qū)規(guī)模也與日擴(kuò)增。需要做好街道辦事處檔案管理工作，全面提高街道辦事處的服務(wù)水平和質(zhì)量。文章分析了街道辦事處檔案管理的必要性，針對(duì)檔案管理存在的問(wèn)題提出有效的對(duì)策。

關(guān)鍵詞：街道辦事處;檔案管理;問(wèn)題;對(duì)策思考

檔案管理是街道辦事處日常管理工作的重心之一，這對(duì)行使基層政府部門賦予行政職權(quán)有著一定的推動(dòng)意義，加大街道辦事處檔案管理工作，能夠如實(shí)地反映區(qū)域居民最低生活保障、下崗職工基本情況等各項(xiàng)內(nèi)容的落實(shí)情況，加大檔案管理工作，為街道辦事處開展一切工作提供依據(jù)。因此，現(xiàn)階段必須要加大街道辦事處檔案管理工作，更好地為群眾居民提供便利的服務(wù)。

1 街道辦事處檔案管理的必要性

在街道辦事處日常事務(wù)開展過(guò)程中，加大檔案管理工作，首先，它能為群眾提供更加可靠的公共服務(wù)，街道辦事處的主要職責(zé)是維護(hù)社區(qū)的穩(wěn)定和和諧。在辦事處檔案管理工作落實(shí)過(guò)程中，它和基層民生項(xiàng)目有著密切的聯(lián)系，能為基層群眾排憂解難，化解矛盾，推動(dòng)街道辦事處各方面工作的規(guī)范化和科學(xué)化，為了全面提高工作質(zhì)量，需要加大檔案管理工作，提高人員的管理意識(shí)以及法制觀念，提供更加貼近民心的服務(wù)。其次，加大檔案管理工作也是基層政府行使管理權(quán)的重要環(huán)節(jié)。在進(jìn)行街道檔案建設(shè)過(guò)程中，不僅包括各類基礎(chǔ)性工作，還包括日常檔案管理工作，這對(duì)提升街道文明，促進(jìn)社會(huì)和諧有著積極的推動(dòng)作用。尤其是對(duì)于街道辦事處而言，各項(xiàng)工作必須依托于檔案資料，才能提高管理水平，化解社會(huì)糾紛、矛盾，推進(jìn)社區(qū)精神文明建設(shè)。最后，它能有效的提高人們檔案管理意識(shí)。在信息化時(shí)代，各項(xiàng)工作在開展過(guò)程中都離不開計(jì)算機(jī)信息技術(shù)，為了充分發(fā)揮檔案管理的重要性，可以有針對(duì)性的收集和群眾相關(guān)的信息內(nèi)容，制定融入時(shí)代元素的民生檔案，做好針對(duì)性管理，提高人員的檔案管理意識(shí)。

2 街道辦事處檔案管理存在的問(wèn)題

2.1 基礎(chǔ)設(shè)施落后

目前在街道辦事處檔案管理過(guò)程中存在基礎(chǔ)設(shè)施落后問(wèn)題，由于大多數(shù)的街道辦事處受到思想限制，再加上去經(jīng)濟(jì)條件的限制，會(huì)存在經(jīng)費(fèi)嚴(yán)重不足的情況。街道辦事處在進(jìn)行檔案工作開展過(guò)程中，可能會(huì)將少量的經(jīng)費(fèi)投入到項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程中，檔案管理缺少規(guī)范化，沒(méi)有建立專門的檔案室，也可能部分的檔案室基礎(chǔ)環(huán)境較為落后，通風(fēng)差陰暗潮濕、限制檔案工作穩(wěn)健運(yùn)行。

2.2 忽視檔案收集

對(duì)于檔案信息資料來(lái)說(shuō)，必須要以完整性真實(shí)性為主，街道辦事處檔案工作，在落實(shí)過(guò)程中涉及的內(nèi)容較為廣泛，可能在海量數(shù)據(jù)搜集過(guò)程中無(wú)法做到真實(shí)完整。大多數(shù)區(qū)域在進(jìn)行檔案管理過(guò)程中，使用的是紙質(zhì)存儲(chǔ)的方式，結(jié)構(gòu)較為單一，信息在存儲(chǔ)過(guò)程中容易出現(xiàn)丟失。一方面，在進(jìn)行檔案管理過(guò)程中，缺少完善的管理體系，會(huì)出現(xiàn)檔案沒(méi)有移交現(xiàn)象。另一方面，在進(jìn)行檔案日常管理過(guò)程中，人力資源不足，大多數(shù)的管理人員綜合素養(yǎng)不高，忽視檔案管理工作的重要性，只是單純地進(jìn)行機(jī)械操作，責(zé)任心不足，檔案收集工作會(huì)出現(xiàn)各種各樣的問(wèn)題。

2.3 人員流動(dòng)性不足

對(duì)于在街道辦事處工作的人員來(lái)說(shuō)，具有一定的流動(dòng)性，尤其是檔案管理人員可能是其他職員擔(dān)任的。由于薪資待遇不高檔案管理人員對(duì)本部門的業(yè)務(wù)并不熟悉，工作質(zhì)量不高，無(wú)法確保檔案工作順利進(jìn)行[1]。

3 街道辦事處檔案管理的對(duì)策

3.1 加大經(jīng)費(fèi)投入

目前，在街道辦事處檔案管理工作開展過(guò)程中，必須要加大經(jīng)費(fèi)的投入工作，才能改善檔案存儲(chǔ)環(huán)境，可以加大檔案室的建設(shè)，選擇專用的檔案柜，做好防潮、防蟲蛀的相關(guān)措施，在硬件投入層面也可以加大信息技術(shù)的引入，使用計(jì)算機(jī)技術(shù)加大檔案管理，確保檔案管理工作更加的現(xiàn)代化和科學(xué)化。可以使用云計(jì)算、大數(shù)據(jù)技術(shù)對(duì)檔案進(jìn)行全方位的管理，做好信息分類，降低工作人員的負(fù)擔(dān)[2]。

3.2 重視檔案收集

檔案資料也是信息資源收集到重要內(nèi)容，具有一定的使用價(jià)值，在街道辦事處日常檔案工作管理過(guò)程中，應(yīng)該充分發(fā)揮檔案信息的使用價(jià)值，做好街道建設(shè)服務(wù)工作為街道辦事處發(fā)展提供一定的信息支撐，在日常工作開展時(shí)，首先，需要重視檔案收集工作，確保信息的完整性和真實(shí)性，可以使用先進(jìn)的信息技術(shù)，完善檔案資料內(nèi)容，強(qiáng)化檔案管理工作。其次，需要做好檔案資料的信息分類，挖掘檔案信息的潛在價(jià)值[3]。

3.3 落實(shí)檔案管理制度

目前，落實(shí)街道辦事處檔案管理工作制度是各類工作順利進(jìn)行的基礎(chǔ)。在落實(shí)檔案管理制度的同時(shí)，需要做好檔案管理各方面的工作。定期的進(jìn)行工作總結(jié)和分析，針對(duì)存在的管理問(wèn)題制度化。加大相關(guān)硬件設(shè)備的管理工作，充分發(fā)揮硬件基礎(chǔ)設(shè)施的作用。與此同時(shí)，還應(yīng)該落實(shí)責(zé)任制度，使得管理人員的職責(zé)更加的精細(xì)化，責(zé)任落實(shí)到個(gè)人，做好信息的反饋工作，提高人員的責(zé)任心，全面提高檔案工作管理質(zhì)量[4]。

3.4 加大人員培訓(xùn)

現(xiàn)階段，加大檔案管理工作人員培訓(xùn)，才能保證街道辦事處檔案管理工作具有較高的業(yè)務(wù)水平。通過(guò)定期培訓(xùn)的方式可以提高人員的綜合素養(yǎng)，首先，在人才選拔方面使得檔案管理團(tuán)隊(duì)更加的結(jié)構(gòu)化。在各個(gè)方面加大檔案管理人員的綜合考核工作，無(wú)論是綜合素質(zhì)責(zé)任心還是業(yè)務(wù)技能，都需要強(qiáng)化，符合培養(yǎng)符合新時(shí)代需求的檔案管理人員。其次，需要對(duì)檔案管理人員做好業(yè)務(wù)方面的培訓(xùn)工作，定期的進(jìn)行繼續(xù)教育，加大職業(yè)道德的培訓(xùn)，可以使用集中培訓(xùn)的方式，以提高人員的業(yè)務(wù)技能知識(shí)水平為主，也可以融合必要的激勵(lì)措施，做好全方位的人員考核。針對(duì)考核成績(jī)不佳的員工給予適當(dāng)?shù)奶幜P，而考核成績(jī)優(yōu)異的，可以給予一定的獎(jiǎng)勵(lì)，更好的激勵(lì)工作人員。除此之外，在信息化時(shí)代背景下，街道辦事處在落實(shí)檔案管理工作的同時(shí)，應(yīng)該充分挖掘信息資源價(jià)值，建立完善的檔案管理工作內(nèi)容，以提高檔案管理工作效率和質(zhì)量為主[5]。

4 結(jié)語(yǔ)

綜上所述，在街道辦事處檔案管理工作落實(shí)過(guò)程中，要針對(duì)目前存在的問(wèn)題，無(wú)論是基礎(chǔ)設(shè)施、檔案收集，還是人員流動(dòng)性等問(wèn)題進(jìn)行全面探討，才能采取有效的措施，加大經(jīng)費(fèi)的投入、做好檔案管理資料的收集、建立完善的早安管理制度，實(shí)現(xiàn)人員培訓(xùn)，才能強(qiáng)化檔案管理人員的職責(zé)，保證人員按照相關(guān)的工作內(nèi)容展開日常管理工作，為檔案管理高效運(yùn)行提供基礎(chǔ)保障。

參考文獻(xiàn)

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[4]馬秀娟.街道辦事處檔案管理存在的問(wèn)題及對(duì)策解析[J].辦公室業(yè)務(wù)，2018，（11）：102.

[5]劉艷欣.試論街道辦事處檔案管理存在的問(wèn)題及對(duì)策[J].數(shù)字化用戶，2018，24（37）：174.