新時期科研單位檔案信息化建設路徑分析

楊競云

摘 要：新時期現(xiàn)代信息技術在推動國民經(jīng)濟與社會發(fā)展中發(fā)揮著重要作用，加快檔案信息化建設步伐已經(jīng)成為各個領域的共識，也在國家信息化建設中占有重要的地位。科研單位也要充分認識到檔案信息化建設的意義，能夠主動采取應對措施，解決當前檔案管理工作中的問題，不斷提升檔案管理與利用的效率。本文將簡述檔案信息化的內(nèi)涵，然后分析了科研單位檔案信息化建設的現(xiàn)狀，最后提出了新時期科研單位檔案信息化建設路徑。

關鍵詞：科研單位;檔案管理;信息化

在信息技術快速發(fā)展過程中，互聯(lián)網(wǎng)逐步成為信息交流最為便捷的方式。科研單位承擔著科研成果轉(zhuǎn)化與科技服務的職責，隨著各種數(shù)字化資料的形成，科研單位加快檔案信息化建設進程已經(jīng)勢在必行。但是在傳統(tǒng)檔案管理模式下硬件設備落后，規(guī)章制度不完善，人員結構與工作方式等難以滿足信息化建設要求。對此科研單位應該主動出擊，為檔案信息化建設提供更多支持，為科技發(fā)展提供更好的服務。

1 檔案信息化的內(nèi)涵

在科研單位檔案信息化建設之前，應該對檔案信息化建設內(nèi)容有足夠的了解，即在檔案管理中充分應用信息技術，讓檔案信息資源得到有效的收集、整理、存儲、開發(fā)與利用，不斷提升檔案數(shù)字化、信息化和規(guī)范化水平，也為檔案信息資源的共享創(chuàng)造良好條件。在檔案信息化建設過程中，檔案管理模式將發(fā)生變化，由傳統(tǒng)實體保管逐步轉(zhuǎn)變?yōu)樾畔⒒铡Ｓ蓹n案信息化內(nèi)涵可知，科研單位檔案信息化建設主要包括檔案信息資源建設、檔案管理基礎設施建設、應用系統(tǒng)建設、標準規(guī)范建設、信息安全保障體系建設及人才培養(yǎng)等內(nèi)容。

2 科研單位檔案信息化建設的現(xiàn)狀

1）信息化建設程度不高。當前科研單位檔案信息化建設工作體系不夠完善，對檔案管理人員很少積極整理與歸檔，導致檔案管理工作顯得非常被動，對科研部門送來的所有檔案都進行信息化處理，讓檔案信息化工作流于形式[1]。檔案管理人員自身主觀能動性未能得到體現(xiàn)，很少有意識篩選出來檔案中的部分內(nèi)容，這樣后期信息資源整合工作量將大幅度增加。此外，檔案信息化建設對資金的要求較大，特別是在工作初期需要投入足夠的資金，這樣檔案管理軟硬件設施才能完善。且檔案信息化建設見效周期很長，很多科研單位忽視了資金投入，認為這項工作會占據(jù)過多資金，從而檔案所需各項軟硬件設施不完善，檔案管理工作環(huán)境也需要進一步完善。

2）管理辦法與標準規(guī)范不明確。很多檔案信息化建設仍然處于起步狀態(tài)，雖然會保存科研工作中形成的電子檔案，然而由于科研單位管理部門眾多，所形成的電子文件格式結構未能統(tǒng)一下來，既不兼容與無法轉(zhuǎn)化，管理難度較大?？蒲袉挝灰踩鄙龠m合長期保存、備份電子檔案的載體，容易在人力、財力和信息資源等方面出現(xiàn)浪費。這要求科研單位將檔案信息化管理標準與規(guī)范確定下來，這樣才能對檔案管理部門形成約束，也在檔案形成各階段文件中體現(xiàn)作用。

3）檔案管理人員綜合素質(zhì)有待提升。在以往紙質(zhì)檔案管理過程中，工作人員僅僅掌握了檔案管理基礎知識，能夠保證做好紙質(zhì)檔案管理與利用工作。在科研單位推進檔案信息化建設中，工作人員也必須學習計算機操作技能，能夠有效應用網(wǎng)絡及時。當然很多科研單位檔案管理人員缺乏較強的計算機操作技能，不熟悉應用網(wǎng)絡技術構建的檔案管理網(wǎng)，也無法正確操作檔案管理系統(tǒng)，讓檔案管理工作難以有效進行。也有的科研單位忽視了培訓工作，造成檔案管理人員知識結構變得老化，不能滿足信息化建設的要求。由于檔案管理人員綜合素質(zhì)偏低，缺乏必要的技術與技能，這嚴重制約了檔案管理信息化建設。

3 新時期科研單位檔案信息化建設路徑

1）增強檔案管理信息化建設意識。當前科研單位工作人員必須樹立新的檔案管理理念，滿足信息時代為檔案管理提出的要求，要在檔案管理工作職能上進行擴大與調(diào)整，不斷轉(zhuǎn)變現(xiàn)代化服務方式，提高服務意識，通過對內(nèi)挖掘和對外開放，保證檔案服務水平實現(xiàn)提

升[2]。科研單位也需要將信息網(wǎng)服務利用起來，注重對農(nóng)業(yè)科研信息化的傳播，結合現(xiàn)有檔案管理部門的情況，逐步形成輻射周邊農(nóng)村的檔案信息共享體系，保證信息傳遞更加便捷與高效，讓檔案信息化資源真正實現(xiàn)共享。

2）增加投入，配齊設備?？蒲袉挝灰爰涌鞕n案信息化建設的步伐，應該在資金上給予足夠的保證，投入更多的基礎性資源，將軟硬件設施配置齊全，并引進更多的資金，保證更新改造的有效進行。在科研單位檔案信息化建設的過程中，應該提高對辦公自動化的重視程度，這樣能夠保證檔案管理工作的水平與效率?？蒲袉挝灰獙⑾冗M計算機管理軟件、掃描儀、刻錄機、微縮復印技術以及靜電復印技術等現(xiàn)代化設備利用起來，通過在基礎設施上的完善，可以為科研單位大奧現(xiàn)代化檔案信息網(wǎng)絡奠定良好基礎。

3）完善檔案制度建設?？蒲袉挝辉跈n案信息化建設中標準不夠統(tǒng)一，已有檔案管理制度無法滿足檔案信息化建設要求?？蒲袉挝灰獜膶嶋H特點出發(fā)，充分考慮到行業(yè)管理標準與經(jīng)驗，對相關標準

與制度進行統(tǒng)一與完善，這樣檔案信息化建設工作才能規(guī)范、有序進行[3]?？蒲袉挝灰雽σ?guī)章制度進行完善，應該做好以下措施：第一，加強數(shù)字化檔案收集工作。通常在邏輯歸檔結束后，科研單位應該將所有歸檔電子文件集中下載至檔案管理部門可脫機保存的存儲介質(zhì)上，將物理歸檔工作做到位。第二，加強數(shù)字化檔案保管工作。要想避免信息出現(xiàn)丟失的情況，避免出現(xiàn)非法更改的問題，應該關注管理工作。第三，關注數(shù)字化檔案利用工作。在文件制作與檔案管理過程中，應該運用統(tǒng)一的系統(tǒng)軟件，保證文件制作與編制檢索工具同步進行。

4）加強技術研究，確保信息安全?？蒲袉挝粦摌嫿ㄍ晟频男畔踩w系，這是檔案信息化建設中的重要內(nèi)容，需要在理論與技術等方面加大研究力度，保證信息安全風險水平實現(xiàn)提升，從而形成高效、安全的檔案綜合性數(shù)據(jù)庫與網(wǎng)絡服務平臺[4]。第一，應該對局域網(wǎng)與外網(wǎng)進行隔離。第二，對檔案信息化安全管理制度進行優(yōu)化，完善檔案查詢流程。第三，在技術上做好防范措施，在檔案公開查詢服務過程中，應該運用防火墻、身份認證及密鑰管理等手段，讓檔案信息系統(tǒng)可以正常運轉(zhuǎn)。

5）提升檔案管理人員綜合素質(zhì)。科研單位檔案管理是一項專業(yè)而復雜的工作，檔案管理人員既要求掌握扎實基本知識，也應該具備辨別科技信息與處理科技信息的能力，這也對檔案管理人員知識結構與素養(yǎng)提出了更高的要求?？蒲袉挝粦摱ㄆ陂_展對檔案管理人員的培訓工作，促使他們的知識結構不斷優(yōu)化，可以與本地高校加強合作，結合檔案管理人員需求調(diào)整培訓內(nèi)容，或者是聘請檔案領域?qū)I(yè)開展講座與技能培訓，這也能幫助檔案管理人員提升綜合素質(zhì)與專業(yè)能力，從而更好的勝任檔案信息化建設工作。

4 結語

總之，科研單位只有將網(wǎng)絡技術、計算機技術和信息技術充分利用起來，對文獻檢索信息進行總結，可以保證檔案管理效率實現(xiàn)大幅度提升。檔案管理人員應該增強自身的信息服務意識，樹立信息系統(tǒng)化理念，對科研單位檔案信息數(shù)字化與網(wǎng)絡化緊迫性有足夠的認識。這樣才能真正將科研單位檔案信息化建設作出重點工作內(nèi)容，為今后檔案信息開發(fā)與利用創(chuàng)造更好的條件。

參考文獻

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