現代企業檔案管理優化對策分析與研究

龍益丹

摘 要：檔案管理作為現代企業革新發展的重要內容，影響著整體運營效果。本文在了解當前供熱企業發展情況的基礎上，結合近年來檔案管理展現出的重要地位，明確新時代發展對現代企業檔案管理提出的要求，分析如何進行管理優化，并提出有效對策，以此加快現代企業發展步伐。

關鍵詞：現代企業;檔案管理;思想教育;工作能力;管理制度

檔案作為企業管理中不可或缺的一部分，主要用來記載企業的發展經歷，如運營期間的重要事件。在新時代下，隨著社會經濟和科技水平的提高，現代企業檔案管理也面臨著全新挑戰與發展機遇。尤其是在現代信息技術提出后，企業不僅要轉變傳統工作理念，還要提出全新的管理對策，只有這樣才能保障檔案信息的完善性與客觀性，以此為現代企業革新發展提供有效依據。因此，下面對現代企業檔案管理優化對策進行研究。

1 當前供熱企業發展情況分析

城市居民集中供熱是現如今城市公共職能的基礎內容，影響著每位居民的生活質量。尤其是在北方高寒地區，集中供熱涌現出的問題非常嚴峻。因為供熱企業與其他行業不同，不付錢也不能隨意切斷熱源，就算分戶計量，也無法不讓困難戶取暖，所以目前大部分供熱企業都是“入不敷出”。其中，最常見的問題為收繳費用難。以北方地區為例，近兩年雖然隨著經濟水平的提高，居民繳納費用也在隨之提高，但從整體角度分析供熱收費率依舊在持續降低，且歷年拖欠熱費可以達到20多億元。長期受這一現象的影響，將會限制供熱企業穩步發展，尤其是在建筑施工項目增加，供熱面積越來越大的背景下，隨著用戶欠繳費用的提高，供熱企業虧損現象也會越發嚴峻[1]。此時若沒有提出全新的管理對策，必然會引發經濟、社會等多方損失。檔案作為供熱企業發展的核心內容，對優化供熱質量和改善居民居住環境具有積極作用，因此管理人員要從檔案工作入手，科學引用現代化信息技術，以此在提升企業檔案服務效能的基礎上，構建符合企業發展需求的管理體系。

2 檔案管理的重要地位

1）有助于利用企業資料。企業從發展初期開始，會有大量資源，如圖紙、文件及財務報表等，對這些內容進行科學整理與保存就是檔案管理。在新時代背景下，企業決策要結合各類資料進行整合研究，因此對企業領導者來講，不管是信息還是人才，抑或是資金都占據同等地位，有時信息的重要性會遠遠高于其他因素。目前，現代企業檔案管理尤其是中小民營企業的檔案管理意識過于單一，且依舊在沿用傳統管理模式，這樣不僅無法充分展現檔案資料的現實意義，而且難以充分利用企業資源。為了解決這一現象，現代企業管理人員必須要構建全新的檔案管理意識，并結合自身發展趨勢提出明確的管理制度，以此在科學保存企業資料的基礎上充分利用。

2）有助于提升管理水平。對現代企業而言，不管是經營業務還是行政管理都要進行事務性工作，如簽章蓋印、文印收發等。部門員工要根據原始憑證、文件記錄等，按照規定程序制度辦理相關手續，同時要有保存原始文件的習慣與意識，這樣不僅能保障各環節工作有據可依，而且可以提升整體管理水平[2]。

3）有助于促進企業經營發展。企業檔案作為企業在各項經營管理和生產活動中形成對社會、國家及企業發展具有保存價值的資料，具體形式有文字、圖標及音頻、視頻等。在日常管理中，管理人員在累積各類文件資料的基礎上，還要加強實踐管理水平，并按照特殊規定分類管控各項資源，這樣不僅有效利用檔案信息，而且可以為現代企業實現預期目標奠定基礎保障。

3 如何優化現代企業檔案管理對策

1）強化思想教育，明確檔案管理價值。思想作為行動的主要依據，為了提高供熱企業檔案管理水平，必須要從管理人員的思想意識入手，向他們積極宣傳檔案管理的重要性。只有員工認識到檔案管理的獨特價值，才能在實踐工作中強化檔案管控力度，以此提高現代企業檔案管理水平。同時，還要強化企業領導的思想意識，確保他們可以在實踐探究中發現檔案管理的現實意義，而后合理引入先進技術及設備，并積極配合部門員工的管理工作，這樣不僅能解決以往企業檔案管理存在的問題，而且可以從基礎上保障檔案資料的完善性與科學性。由此可知，管理人員的關注度決定了企業檔案的發展程度，而基層員工的重視度影響著實踐工作落實效果。在新時代背景下，供熱企業必須要轉變傳統管理理念，注重組織各部門員工積極參與多樣化的思想教育培訓活動，以此在了解崗位工作職責的同時，明確檔案管理工作內容，而后嚴格按照規定要求有序落實。

2）提高工作能力，保障檔案管理效果。檔案管理人員的工作水平影響著整體工作效率，決定了現代企業發展步伐。因此，在了解實踐管理問題的基礎上，供熱企業要整合以往工作經驗，合理運用先進技術理念，并提出全新的管理對策，同時還要針對不同需求設計多樣化的培訓活動，而后組織員工積極參與，這樣不僅能提高管理人員的工作能力，而且可以優化整體管理水平。一方面，企業要對員工進行思想教育，確保他們具備良好的職業道德素養，且擁有正確的服務意識;另一方面，企業要根據時代發展做好業務培訓，如語言溝通技能、計算機技術等，這些都是供熱企業檔案管理人員必須要熟練掌握的技能之一[3]。

3）優化管理制度，強化檔案管理力度。完善的管理制度有助于保障實際工作有序落實。為了優化自身檔案管理水平，供熱企業要先整合預期目標提出明確的管理制度。具體內容包含：其一，收集資料、歸檔及借閱等制度，這一內容主要用來管控部門員工的信息收集及整理工作;其二，資料保密制度，這一內容主要用來強化資料應用的安全性，確保企業信息不會外泄或受損;其三，懲處制度，這一內容主要用來處理運營期間的違規違法等行為;其四，檔案管理的晉升制度等，主要用來激發部門員工的工作熱情，促使他們擁有更為廣闊的發展空間。

4）應用現代設備，優化檔案管理方式。隨著不同專業的檔案管理工具被引用到實踐工作中，促使企業在減少人力資源消耗的基礎上，提高了整體管理水平。因此，在企業競爭越發激烈的背景下，現代企業必須要加大對先進管理工具的認識，注重結合自身需求進行硬件優化。尤其是在新時代背景下，隨著數字化和信息化技術的全面推廣，供熱企業要想減少數據錯誤、儲存難度等，必須要合理運用各種專業的檔案管理工具，這也是未來建設發展的必然選擇。

5）改善工作模式，保障檔案資料精確性。為了優化供熱企業檔案管理水平，管理人員要突破傳統工作模式的限制，從以往被動管理轉變為主動工作，并提出事前介入和事后跟蹤的工作模式。這樣不僅能減少數據誤差，而且可以提升檔案管理效率和質量。例如，在處理重要文獻資料時提前介入，促使管理人員在旁聽及跟進中有效接應對應資料，同時也要加快有關部門收集資料和歸檔的速度，并做好事后跟蹤調查，以此保障最終檔案資料的完善性和精確性。

4 結束語

綜上所述，在現代信息技術飛速發展中，供熱企業要想合理利用現有發展機遇，必須要正確應對檔案管理工作的全新挑戰。在日常管理中，從市場需求入手，持續優化檔案管理對策，并培養及聘用大量優秀管理人員，提出完善的檔案管理制度，合理運用現代科技技術及設備，只有這樣才能在提升檔案管理水平的同時，引導現代企業穩步發展。

參考文獻

[1]賈茵.檔案信息化的安全管理優化對策探析[J].辦公室業務，2017（15）：52-52.

[2]胡積明.企業檔案管理模式研究[J].現代企業文化，2017（14）：102-102.

[3]連美琴.高校數字化檔案與紙質檔案管理對策研究[J].長江叢刊，2018（29）：167-167.