淺談企業(yè)管理中電子檔案管理方法和途徑

李清華

摘 要：電子檔案是對傳統(tǒng)企業(yè)紙質檔案的升級，它同時具有傳統(tǒng)檔案的優(yōu)勢，也能實現(xiàn)電子化的檔案存儲，借助先進地計算機網(wǎng)絡技術來對檔案進行管理，這種管理具有較強的自動化以及智能化，從根本上促進了檔案管理效果的提高。電子檔案管理模式對于企業(yè)的管理來講是非常有益的，能夠為企業(yè)整體管理質量的提升奠定堅實基礎。基于此，本文對企業(yè)中電子檔案管理方法以及執(zhí)行地途徑進行了研究。

關鍵詞：企業(yè)管理;電子檔案;途徑;方法

對于企業(yè)來講，檔案管理是必須進行的一項工作，互聯(lián)網(wǎng)信息技術為檔案管理帶來了新的活力，電子檔案也隨之興起，這為企業(yè)的檔案管理工作帶來了一定的便利，是企業(yè)整體運營質量提升的前提。電子檔案管理比傳統(tǒng)的檔案管理模式更加智能、自動，能夠快速為企業(yè)提供有效的信息。

1 電子檔案概述

電子文件是指人們將硬盤、磁盤等作為文件信息的有效載體，對文件的信息進行記載，它涵蓋著電子文書、電子信件以及電子圖書等。與傳統(tǒng)的紙質檔案相比，電子檔案表現(xiàn)出以下特點：電子檔案的文件已經(jīng)不再是紙質的文件類型，它需要在依靠現(xiàn)代化的辦公設備才能閱讀和瀏覽電子檔案;同時電子檔案能夠通過計算機等方式來進行快速傳遞，距離已經(jīng)不再是限制電子檔案傳播的元素;電子檔案的保存環(huán)境以及條件要求已經(jīng)發(fā)生了明顯的變化，它能夠被復制或者存儲在不同的介質當中，獲得者借助電腦便可以對電子檔案內的信息進行閱讀。電子檔案屬于創(chuàng)新性的文件管理形式，對企業(yè)的發(fā)展有所幫助，因此需要加強對電子檔案的建設，為企業(yè)的快速發(fā)展奠定基礎。

2 電子檔案與傳統(tǒng)檔案的區(qū)別

2.1 保管方式不同

電子檔案大多是借助多媒體信息技術來進行文件信息儲存，設置文件的可讀性。在收到相關的檔案信息之后，管理部門可以將其打印出來作為備份，當然最終還需要計算機技術來輔佐，這樣檔案管理部門便能夠實現(xiàn)對電子檔案文件格式的轉化，使其被轉化為統(tǒng)一的格式內容，這能夠為以后檔案的利用以及管理更具規(guī)范性和統(tǒng)一性。

2.2 電子檔案分類不同

電子檔案本身具有一定的特殊性。作為檔案管理部門，在接收到相關的電子檔案文件之后，如果條件允許，可以借助全方位的檢索工具來對相關的信息進行有效檢索。檔案的管理人員便可以利用這些信息來對檔案文件信息進行檢索，這有效地降低了檔案管理人員的檢索難度。

2.3 文件查詢方式不同

唯有與企業(yè)規(guī)定相符的人員才可以獲得瀏覽信息的權限，他們可以利用遠程登錄等形式，在計算機系統(tǒng)進行身份核查和確認之后，便可以查詢相關的電子檔案信息，這能夠有效保證電子檔案信息的安全有效性。

3 電子檔案管理的方法與途徑

3.1 各相關部門積極配合

電子檔案管理制度嚴格，電子檔案的文件來源相對比較廣泛，相關的人員不僅僅包括對接的業(yè)務管理部門人員，也涵蓋著檔案信息錄入人員以及計算機技術人員等等。需要一定的制度對這些與檔案接觸的人群進行約束，使得相關的檔案人員能夠自覺遵守這些制度規(guī)則。那么完善相關的檔案歸檔制度就成為必然之舉。將電子檔案的歸檔納入企業(yè)歸檔制度體系的一部分，同時對檔案信息工作的布置、登記以及總結等工作環(huán)節(jié)進行約束，對電子檔案工作流程進行考核。為了實現(xiàn)有效的檔案管理，檔案的管理部門、計算機部門以及信息技術部門需要進步結合起來，對電子檔案管理的流程進行完善，提升企業(yè)電子檔案信息管理的質量和效率。電子檔案文件的形成部門對相關的管理工作更加熟悉，對文件的形成規(guī)律以及相關文件之間的聯(lián)系了解得比較深入，它們是承接電子檔案管理工作的主要責任人，在對相應的工作價值進行鑒定時往往更加具有發(fā)言權。計算機部門以及信息技術部門能夠對電子檔案的形成、變更等，對于電子檔案的管理提供了必要的技術支持。因此良好的電子檔案管理需要建立在三者相互配合的基礎上。

3.2 “兩套制”歸檔

“兩套制”歸檔的形式有助于提升電子檔案的安全性。在新的時代背景下，印章或者是簽字生效的標志在于具有法律效力的文件能夠通過文件的形式進行存儲。電子檔案信息能夠被不留痕跡地修改，因此需要將重要的電子檔案信息拷貝到硬盤當中進行存儲以此來保證數(shù)據(jù)信息的安全有效性。

3.3 技術處理工作

為了提升電子檔案的安全有效性，就必須做好技術處理的工作，以此來防止出現(xiàn)信息丟失的現(xiàn)象。對于已經(jīng)歸檔的文件需要借助加密、姓名簽署或者身份認證等不同的形式來對其進行技術處理，除此之外，文件閱讀的權限可以被限制，當文件被設置為只讀后，大部分人只能閱讀文件但是卻不能對其進行修改，“這使得電子檔案的原始憑證能夠被有效留存，促使電子檔案與紙質檔案是統(tǒng)一的，在企業(yè)管理中發(fā)揮出其應有的價值。從理論上來講，以化學磁作為載體的電子檔案可以被永久性保存，這類文件中信息的傳導不需要直接接觸，電子文件能夠在介質層中被密封，不會受到外界的影響和干擾，也不會受到空氣中灰塵、水分以及有害物質的侵襲。但是電子文件的儲存時間未得到有效的驗證，所以對電子文件進行備份是非常必要的，避免出現(xiàn)文件信息丟失的現(xiàn)象。

3.4 工作平臺方面的創(chuàng)新

建立相應處理系統(tǒng)的目的在于優(yōu)化傳統(tǒng)業(yè)務工作借軟件編程、數(shù)據(jù)庫管理技術等，實現(xiàn)計算機工作流程的重塑，并維持后期的各項執(zhí)行管理機構的運轉以及業(yè)務活動。通過信息系統(tǒng)的創(chuàng)新應用，對于企業(yè)辦公領域而言，可以創(chuàng)建起性能完善的工作平臺，集登錄、流轉、收集、鑒定、保存、利用等，具有涉及信息數(shù)據(jù)量大、參與人員多、數(shù)據(jù)庫穩(wěn)定、信息傳遞準確迅速、便于交流溝通、和辦公工作流程接近等優(yōu)勢。不難看出，其可以為企業(yè)員工提供現(xiàn)代文明化辦公、規(guī)范化管理的平臺，與此同時通過信息系統(tǒng)的創(chuàng)新和建立能夠為企業(yè)的業(yè)務活動提供規(guī)范的信息流，實現(xiàn)合理的控制數(shù)據(jù)集中信息靈活利用等平臺，使得文件和檔案管理有效突破傳統(tǒng)期間的瓶頸問題。

3.5 管理模式創(chuàng)新

對于現(xiàn)代企業(yè)檔案管理部門而言，要具有采取科學化、合理化管理手段的意識，進而可在極大程度上實現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化發(fā)展，并為此打下堅固基礎。當前是信息化發(fā)展時代，計算機經(jīng)常出現(xiàn)設備故障、病毒入侵、用戶操作失誤等各種影響因素所導致的問題，這樣就會造成計算機系統(tǒng)的進一步被破壞，導致數(shù)據(jù)的丟失等。所以這就需要在檔案管理期間添加信息安全管理這一重要舉措，首先可設置防火墻等電腦技術手段，這樣就可在硬件設施方面阻隔不安全隱患的出現(xiàn)，保障系統(tǒng)運轉的安全性和穩(wěn)定性;其次，還要強化工作流程文件夾管理、信息保管的管理，保障信息運轉的可靠性、流暢性。最后，設立相應的系統(tǒng)管理員負責流程的運轉、監(jiān)控、管理等，這是系統(tǒng)保障安全穩(wěn)定運行的重要內容之一，也可以保障系統(tǒng)所產(chǎn)生應用的電子文件的真實性、原始性、完整性。與此同時，還需要工作人員提起重視強化責任意識，端正工作態(tài)度，積極投入到管理工作當中。

4 結束語

隨著我國信息科學技術的快速發(fā)展，企業(yè)檔案管理也逐漸走向電子化。電子檔案為企業(yè)提供了更加有效的檔案管理方式，有助于企業(yè)內部人員及時獲取到相關的信息，存儲檔案更加簡單、便捷，這對于企業(yè)來講是非常有益的。同時電子檔案也存在一定的安全風險，因此企業(yè)需要制定出針對性的措施來應對電子檔案信息可能被竊取的狀況，以此來保證檔案信息的安全性。