論社會保險業務檔案管理工作的信息化

宋哲豪

摘 要：隨著我國社會經濟市場的快速發展，人們的物質文化水平的到了普遍的提高，許多新的技術接踵而來，例如云技術、大數據、多媒體的應用極大地豐富了人們的生活，這些新技術實現了信息之間的相互轉換，將其運用到社會保險檔案的管理中，可以促進工作高效、快捷的完成，現時期，社會保險事業跟每一個人勞動者都有著切身的利益，所以，做好保險業務檔案管理的工作是極其重要的，檔案管理的安全性是維護社會保險業務可靠性、客觀性的前提，在信息技術的飛速發展下，保險業務的檔案管理人員也應該緊跟時代的發展，用科技的力量實現信息化管理，確保檔案信息管理更加的安全、高效。在社會保險業務檔案管理工作展開和實行我的過程中，信息化管理已經成為檔案管理人員探究的課題，在社會保障體系中，社會保險是其中的重要構成部分，是為廣大人民群眾提供社會服務保障的重要機制，所以做好社會保險業務檔案管理工作關乎到每一個來勞動者的利益，在實際社會保險制度中，相關檔案是使保險工作開展的重要依據，提升檔案管理工作的信息化發展，可以有效的促進保障社會保險制度的發展。本篇文章，主要是對社會保險業務檔案管理工作的信息化進行了研究和探析。

關鍵詞：社會;保險業務;檔案管理;信息化

1 社會保險檔案管理信息化的必要性

1）有利于檔案的查詢。社會保險業務檔案管理工作信息化是指通過計算機將顧客的信息進行錄入，在對顧客實現保險業務時，只要在計算機上輸入相關的關鍵詞，就可以搜索到相關的檔案資料，由此可見，對檔案會進行信息化管理有助于提升員工的工作效率，同時在計算機上還可以對檔案進行加密處理，確保了檔案的保密性，進而提升檔案信息的處理的快速進行。

2）實現檔案信息資源管理的精確化。保險檔案管理的信息化，是應用現代化科技技術來代替傳統的檔案保管，現代化高科技技術是經過互聯網和大數據、云計算等新技術進行的，這些科技技術具有對信息處理的準確性和精確性，把社會保險檔案資料管理用科技進行信息化的管理，不但提升了社會保險的服務功能，而且，還實現了答案信息資源管理的精確化，帶動經濟的發展[1]。

3）有助于進一步提升檔案管理工作的可靠性。社會保險檔案管理員想要實現信息化優化配置，就必須將傳統的理念轉變成為適合時代發展要求的信化管理理念，實習社會保險業檔案管理的信息化管理，企業必須積極的展開相應的探討，如此一來，在實現信息資源優化配置時，也從根本上提高了社會保險檔案管理的時效性，從而進一步提升了社會保險業檔案管理工作的可靠性。

2 社會保險業務檔案信息化管理的原則

1）標準化原則。在對社會保險業務進行檔案信息化管理時應當根據保險業務檔案管理規定和標準進行錄入檔案信息，要注重對檔案信息標注化儲存和檔案網絡建設規程標準化，社會保險業務檔案信息具有一定的特殊性，所以在進行檔案信息化管理時，需要分層次的建設檔案信息網絡，從而確保了社會保險業務檔案信息的使用范圍，將檔案信息管理實現軟件的標準化，可以提升軟件的通用性，促進社會保險業務檔案信息管理軟件的統一。

2）數字化原則。在對檔案進行管理和接受數字化檔案信息管理過程中，工作人員需要確保對電子文件的使用特點足夠的掌握，明確對電子文檔進行歸檔的規則和管理標準，可以及時的將檔案進行不同數據庫和平臺的電子文件歸檔，所以，社會保險業務檔案信息儲存的過程中應該遵循數字化的原則，確保錄入信息的數字化和檔案信息管理和接受的數字化，除此之外，還需要錄入的電子文件格式進行統一管理，是檔案信息融合現有的電子檔案數字化。

3）網絡化原則。社會保險檔案管理部門需要發揮網絡信息的作用，實現信息化技術作用的發揮，用檔案信息檢索方式的智能檢索和網絡化檢索，對社會保險檔案管理進行系統的管理，從而不斷的提高系統的工作效率，保障系統可以實現資源的共享，所以，實現社會保險檔案信息化管理網絡化的原則，可以有助于進一步實現檔案的數字化，實現網絡化原則是促進檔案實現數字化的重要標志[2]。

3 社會保險檔案管理信息化面臨的問題

1）檔案管理信息化模式不符合要求。在當前我國的社會保險檔案信息化工程的進程中，信息化系統建設是主要的內容，但是由于預設方案缺乏嚴謹性，導致社會保險檔案管理信息化建設中存在著許多不完善的地方，在進行社會保險檔案信息化設計時，如果沒有長遠性的戰略規劃和不夠深入的研究，就會使得建設的內容模式不適合發展的需求，同時，許多從事社會保險業務的工作人員，只會盲目的對實體檔案進行信息化處理，但是缺乏對檔案信息化處理的了解，只關注系統的本身，忽略了信息資源的開發和利用，從而造成了我國數據保險檔案管理工作實現信息化的緩慢。

2）檔案信息的安全系數較低。相比于科技的快速發展來說，我國的社會保險檔案信息管理業務還存在這一定的滯后性，由于我國社會保險檔案實習信息化起步較晚，實施的戰略缺乏一定的規則性，長期以來，我國的社會保險業務都是采用人工管理的方法，采用傳統的紙媒介方式發展，這與當前的信息化社會發展無法適應，所以在對檔案進行信息化管理時，相關工作人員具有一定的盲目性和有效性，使社會保險答案管理信息化缺乏妥善的保障措施，導致我國社會保險檔案信息化管理無論是在剛開始的階段還是在日益發展的過程中都缺乏一定的嚴謹性，可能會引起病毒入侵、電磁泄露等現象的出現，對檔案信息化管理帶來不良的影響，從而降低社會檔案的安全系數。

3）社會檔案信息管理部門缺少專業化的人才。現階段，在社會保險檔案管理的工作人員相比于其他部門比例較低，對社會保險檔案信息化管理產生了不良的影響，由于檔案管理部門缺少掌握專業知識和綜合素質較高的工作人員，使得沒有人可以勝任信息化工作的實踐要求，從而不能高效的推進社會保險檔案管理信息化工作的開展，再加上，各地政府不重視對人才的培養，使得很難有人為檔案信息化發展提出前瞻性的建議，致使社會檔案信息化建設受到影響，這些因素都會影響和制約社會保險檔案信息化的深入發展。

4 社會保險檔案管理工作實現信息化的過程

1）不斷完善社會保險檔案管理信息化體制。無論是在區域性的社會保險單位還是整個地區的社會保險單位，檔案信息化工作都是一個現實的系統工程，不管是啟動社會保險檔案信息化工作，還是改善社會保險信息化工作，都應該先進行系統的邏輯構建，將檔案管理標準進行統一規范，使其在高效、合理的制度下實現資源的優化配置[3]。

2）對社會保險檔案管理工作信息化方式進行改革。社會保險檔案信息化管理工作最終是要落實到具體的信息化系統建設上來，所以要充分的滿足當前信息化工程的實際需求，創新對信息服務管理的方式，通過對網絡服務系統的靈活運用，進一步提升保險檔案信息化的管理水平。

3）不斷提高社會保險檔案管理人員的專業水平和綜合素質。在社會保險檔案信息化的工作中，人才建設是最為重要的內容，關乎著社會保險檔案信息化管理的安全運行，所以要對檔案管理人員進行定期的培訓，讓管理人員具備較強的專業水平，從而便于對電子文件進行歸檔，有利于社會檔案管理工作的正常開展。

5 結語

隨著社會經濟的快速發展，社會保險檔案管理工作在社會的發展中的重要性也越來越體現出來，為了更好的提高社會保險檔案的管理工作，就應該加強推進社會保險檔案信息化的管理，對檔案進行精確的定位，并制定合理的信息化建設策略，促進社會保險檔案信息化的安全、健康發展。

參考文獻

[1]黃炳輝.社會保險業務檔案管理工作的信息化研究[J].辦公室業務，2018（21）：60.

[2]范晶.論社會保險業務檔案管理工作的信息化[J].辦公室業務，2017（18）：101.

[3]梁欣蕾.商業保險檔案管理探究[D].黑龍江大學，2017.