信息時(shí)代檔案管理工作的創(chuàng)新策略

王浩

摘 要：信息時(shí)代下，檔案管理工作需要進(jìn)一步創(chuàng)新，才能實(shí)現(xiàn)新發(fā)展，邁上新臺(tái)階。當(dāng)下，守信息時(shí)代的影響，檔案管理工作的創(chuàng)新措施正在朝著智能化、集成化、多元化方向不斷發(fā)展，對各種現(xiàn)代化信息技術(shù)的應(yīng)用方式也日趨成熟。據(jù)此，本文分析信息時(shí)代下檔案管理工作的創(chuàng)新措施，以期能為檔案管理工作在信息時(shí)代中實(shí)現(xiàn)質(zhì)的飛躍提供幫助。

關(guān)鍵詞：信息時(shí)代;檔案管理;工作創(chuàng)新

在我國社會(huì)不斷發(fā)展過程中，檔案管理工作在其中發(fā)揮著重要作用。從我國目前檔案管理工作中不難看出，傳統(tǒng)檔案管理模式以及管理方法已經(jīng)無法適應(yīng)社會(huì)的快速發(fā)展。檔案管理工作的落后將會(huì)對我國社會(huì)發(fā)展產(chǎn)生嚴(yán)重影響，所以，在如今信息時(shí)代下，為實(shí)現(xiàn)社會(huì)的可持續(xù)發(fā)展，使檔案充分發(fā)揮自身作用，需要對檔案管理工作進(jìn)行創(chuàng)新，制定出符合社會(huì)市場發(fā)展的工作模式以及工作內(nèi)容等。所以，本文將針對信息時(shí)代下，檔案管理工作的創(chuàng)新策略以及影響等內(nèi)容進(jìn)行相應(yīng)闡述。

1 檔案管理基本概述

檔案管理也可以稱為檔案管理工作，檔案管理工作不僅需要對檔案內(nèi)容進(jìn)行收集、保存，還需要檔案管理部門針對檔案材料進(jìn)行細(xì)致化管理工作，同時(shí)可以利用檔案，使檔案發(fā)揮最大價(jià)值與作用的總稱被稱作檔案管理工作。檔案管理工作在國家檔案事業(yè)中發(fā)揮著不可替代的作用，結(jié)合檔案管理工作的性質(zhì)與作用，可以將檔案管理工作視為管理性工作，管理性工作具有一定特點(diǎn)，例如，服務(wù)性、政治性。所以，檔案管理工作無法像其他管理工作一樣創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)效益，而且檔案內(nèi)容并不是由檔案部門以及相關(guān)工作人員制作或者應(yīng)用。檔案管理工作主要是針對各部門形成的歷史文件進(jìn)行管理，由此可見，檔案管理工作具備一定管理性質(zhì)。

2 信息時(shí)代檔案管理工作創(chuàng)新的必要性

就傳統(tǒng)檔案管理工作情況來看，已經(jīng)無法滿足現(xiàn)如今信息發(fā)展需求，檔案管理工作創(chuàng)新迫在眉睫，因?yàn)橹挥薪柚诰W(wǎng)絡(luò)技術(shù)、計(jì)算機(jī)技術(shù)等一系列先進(jìn)的現(xiàn)代技術(shù)，才能真正對檔案進(jìn)行高效的管理。第一，傳統(tǒng)檔案管理本身就存在較多的問題，具體表現(xiàn)在管理人員管理理念不夠先進(jìn)，在管理過程中沒有及時(shí)對檔案信息進(jìn)行收集，對于檔案信息的使用也沒有起到足夠的重視。第二，在檔案管理手段上十分陳舊，需要花費(fèi)較多的人工以及時(shí)間來進(jìn)行管理，整個(gè)管理過程效率十分低下，只能借助于手工編輯、整理才能提高檔案管理工作質(zhì)量，而且檔案管理的完整性也很有可能會(huì)受到影響。第三，檔案管理人員自身素質(zhì)有待完善，整個(gè)檔案管理工作質(zhì)量無法得以保障，且信息保密措施也存在不足，沒有創(chuàng)新意識(shí)、大局意識(shí)，使的檔案管理工作信息資源受到了威脅。由此可見，在這種現(xiàn)狀下加強(qiáng)檔案管理工作創(chuàng)新也就成為時(shí)代發(fā)展的重要舉措，更是提高檔案管理工作效率與質(zhì)量的重要舉措，而本文對此進(jìn)行研究也是為了能夠更好地實(shí)現(xiàn)檔案高效

管理。

3 信息時(shí)代下檔案管理工作的創(chuàng)新措施

3.1 適當(dāng)?shù)臏p少紙質(zhì)檔案

1）重要的文獻(xiàn)資料采用“紙質(zhì)+電子”形式保存。對于一些重要的文獻(xiàn)資料來說，因?yàn)槠渥陨韮r(jià)值非常高，所以在選擇保存形式的時(shí)候就不能從“省錢”而是要從“安全”的角度去考慮，由于紙質(zhì)檔案本身容易遭蟲蛀、水泡和火燒，并不安全，為保證這些文獻(xiàn)資料萬無一失，必須要采用“紙質(zhì)+電子”的雙保險(xiǎn)保存形式。2）普通的檔案用電子形式保存。普通的檔案由于信息量大，應(yīng)用范圍廣，如果僅依靠紙質(zhì)文件保存，那無疑是費(fèi)時(shí)費(fèi)力費(fèi)空間，所以對于這些檔案信息，可以采用純電子形式進(jìn)行保存，如果有需要的時(shí)候可以打印出來形成紙質(zhì)文件副本，至于文件中重要的簽章，可以使用電子簽章功能進(jìn)行轉(zhuǎn)換和識(shí)別，避免出現(xiàn)章印、簽字受污的情況。

3.2 大范圍引入配置較高的計(jì)算機(jī)

1）適應(yīng)信息時(shí)代檔案管理軟件的不斷更迭。現(xiàn)代化的檔案管理軟件是隨著檔案管理工作的開展而不斷改良的，所以其更新速度要遠(yuǎn)遠(yuǎn)高于計(jì)算機(jī)硬件的更新速度，為了保證在較長的時(shí)間段內(nèi)硬件可以完全支撐軟件的更新頻率，檔案管理部門要舍得花錢大范圍引入配置較高的計(jì)算機(jī)。2）保證檔案的檢索效率。配置較高的計(jì)算機(jī)除了是要匹配軟件更新頻率外，更重要的是要適應(yīng)軟件的各項(xiàng)復(fù)雜功能，保證人在使用計(jì)算機(jī)檢索檔案信息的時(shí)候不會(huì)出現(xiàn)卡頓、系統(tǒng)硬件故障、藍(lán)屏、黑屏等等情況，最大限度的保障檢索效率和質(zhì)量。

3.3 開發(fā)檔案管理軟件

1）檔案管理軟件應(yīng)適合檔案管理實(shí)情。現(xiàn)在市面上也有不少的檔案管理軟件，這些集成化的軟件只是涵蓋了傳統(tǒng)檔案管理工作的大面，但是具體的細(xì)節(jié)處的問題并沒有解決，為了保證檔案管理軟件符合檔案管理實(shí)情，檔案管理人員一定要在嚴(yán)選這些軟件的基礎(chǔ)上把軟件功能了解全面，有必要的話，還是應(yīng)當(dāng)和軟件企業(yè)合作，開發(fā)新軟件。2）軟件功能配置應(yīng)以人性化管理為標(biāo)準(zhǔn)。檔案管理軟件開發(fā)過程中，其中的每一項(xiàng)功能都必須是有用的，對于那些重復(fù)的、無用的功能可以合并或是剔除。在整合軟件功能配置的過程，檔案管理人員一定要把自己的需求表達(dá)清楚，自己想要什么樣的功能，想實(shí)現(xiàn)什么樣的操作方式，這些都必須要開發(fā)人員溝通好，這樣做出來的軟件才是以人性化管理為標(biāo)準(zhǔn)的優(yōu)質(zhì)軟件。

3.4 引入大數(shù)據(jù)技術(shù)

1）利用大數(shù)據(jù)技術(shù)深入挖掘檔案信息的價(jià)值。大數(shù)據(jù)技術(shù)的產(chǎn)生本就是為了解決繁雜信息無法處理的情況，而隨著該技術(shù)的不斷發(fā)展和完善，利用它深入挖掘檔案信息的價(jià)值已經(jīng)成為可能。所以在現(xiàn)階段的檔案管理軟件中，或是與之相配合的軟件中一定要及時(shí)引入大數(shù)據(jù)技術(shù)，從而提高檔案信息的利用率。2）把大數(shù)據(jù)技術(shù)引入檢索系統(tǒng)，提高檢索率。大數(shù)據(jù)技術(shù)除了能提升信息價(jià)值外，還能被引入檢索系統(tǒng)中，從而進(jìn)一步提高檢索率。實(shí)際檢索過程中，檔案檢索的入口就像是百度首頁一樣，只有通過大數(shù)據(jù)技術(shù)分析成千上萬的檢索關(guān)鍵詞，才能在用戶模糊查詢的時(shí)候及時(shí)置頂最有可能的檢索結(jié)果，從而提高檢索率。

3.5 提高管理人員的信息素養(yǎng)

1）培養(yǎng)其互聯(lián)網(wǎng)思維。信息時(shí)代，信息的交換方式和以前大不相同，檔案信息作為信息中的一種，自然也需要順應(yīng)時(shí)代發(fā)展潮流，以全新的交換方式體現(xiàn)自身的先進(jìn)性。而作為檔案信息管理人員，只有增強(qiáng)互聯(lián)網(wǎng)思維，才能助力檔案管理工作的現(xiàn)代化發(fā)展，這是毋庸置疑的。2）增強(qiáng)其軟硬件使用能力。檔案管理軟件再好，計(jì)算機(jī)配置再高，如果沒有高素質(zhì)的使用人，也發(fā)揮不了作用。所以在信息時(shí)代下，提高管理人員的軟硬件使用能力，能夠解決日常使用過程中的一些小問題，不僅能夠節(jié)省軟件的運(yùn)維成本，更可以節(jié)省不少的工作時(shí)間。

4 結(jié)語

綜上所述，在社會(huì)不斷發(fā)展過程中，檔案管理工作的價(jià)值也在不斷提升，信息時(shí)代下如何做好檔案管理工作成為各個(gè)企業(yè)以及單位都十分重視的問題，而為了能夠更好地提高檔案管理工作智能化與信息化，本文就信息時(shí)代檔案管理工作創(chuàng)新的必要性以及措施進(jìn)行了具體的分析，希望能夠以此來進(jìn)一步提高檔案管理工作的質(zhì)量和效率。

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