信息技術在事業單位檔案管理中的應用

彭娜

摘 要：事業單位檔案管理信息化建設不能急于求成，需不斷完善檔案管理信息化建設的過程，由于社會在不斷地發展進步，不同的企業管理形式不同，不過對于企業的信息化建設需要基本相同。事業單位是國家機構的一部分，所以檔案管理工作和企業相比更加復雜，而且檔案管理工作在事業單位中十分重要。由于傳統的檔案管理并不能適用于現階段事業單位的檔案管理，降低了事業單位檔案管理的效率，將信息化建設和事業單位的建設相融合，符合了時代的發展，做到了與時俱進，也提高了檔案管理的工作效率。

關鍵詞：事業單位;檔案管理;信息化建設

近年來，隨著社會的發展，我國經濟水平逐步提升，市場競爭日益激烈，事業單位要想提升市場競爭力，就必須全面加強各項管理工作的完善，合理引進先進的管理理念、技術及設備。在信息化時代背景下，計算機技術、網絡技術、數據庫技術等逐步滲入到事業單位管理工作中，在這種情況下，事業單位應該緊跟時代潮流，引進現代化信息技術，完善技術設施配置。在事業單位檔案管理方面，構建信息化管理平臺，充分認識現代化信息技術在檔案管理中的價值，加大資金投入，引進現代化信息技術，完善相關軟件、硬件設施配置，大力培養信息化檔案管理人才，實現事業單位在檔案管理工作中的優化轉型升級。鑒于此，本文圍繞“提升事業單位檔案管理信息化建設的對策”進行分析研究，具備一定的價值意義。

1 現代化的信息技術

近年來隨著網絡技術、通信技術、計算機技術的進步，信息技術在現代社會中的作用日益突出，它的發展正逐漸顯著改變著我們的生產生活方式。信息技術是應用計算機科學和通信技術來設計、開發、安裝和實施信息系統及應用軟件，利用信息技術來管理和處理信息更加快速高效，使得技術的發展更上一個臺階，但信息技術主要是由微電子技術與軟件技術來作用于生產實踐的，也可以說二者缺一不可，兩者是相互作用，相輔相成的關系。微電子技術在廣義來說對國家的綜合實力有著重要的影響力，伴隨著時代的更新變化，微電子技術的發展歷經多個發展階段，不斷地改進完善，優化集成度，提高技術的高效性能，更實現著低成本，降低功能的損耗的方向發展。而作為軟件技術而言，語言的編程成為其核心基本內容要求，不管是何種編程階段，軟件技術的開發應用作為信息技術的軟肋，是必不可缺發的技術要求，并且高級軟件編程有助于實現信息技術的革新換代。時代是在不斷變化著的，速度化創新性是時代的代名詞，面對越來越快速化的生活模式，面對事業單位管理的嚴格要求與創新發展，信息技術的革故鼎新越來越重要，新興的技術開發需要更廣闊的空間，更需要大量的技術人才，拓展技術應用的空間與格局。

2 事業單位檔案管理信息化建設問題分析

2.1 檔案管理信息化建設力度不足

信息技術的不斷發展，在各個領域都得到了廣泛應用，提高了我國國民經濟的發展水平，為我國國民經濟創新作出了巨大貢獻，所以信息技術的重要性在各行各業都具有非常重要的影響力。事業單位的檔案管理工作也要通過信息技術來完成，盡可能地提高檔案管理工作的效率。由于目前還有一些事業單位管理人員未認識到信息化檔案管理的重要性，還是使用傳統的檔案管理方式;也有的事業單位領導對信息技術有很大的看法，認為信息化建設需要損耗巨大的人力資源和大量的資金，所以多數事業單位的領導和工作人員對檔案管理信息化的態度是觀望，對于檔案管理信息化建設來說有很大的影響，甚至影響了事業單位的未來發展。有的事業單位雖然將信息化建設與檔案管理相融作為重點的內容，可是僅僅是了解，并沒有對比進行深入的探討，也沒有建立一個完整的檔案管理體系。

2.2 缺乏保密性與安全性

在網絡環境下，檔案信息化建設面臨著保密性與安全性不足的缺點，具體如下：1）檔案保密法律制度不健全。《中華人民共和國保守國家秘密法》無法滿足社會信息安全保障的需求，導致檔案信息化管理保密工作的開展沒有健全的法律依據。2）檔案管理人員保密意識不強。管理人員對于信息化檔案管理模式不熟悉，因此經常會做一些具有泄密風險的事情，比如說利用公共計算機進行電子檔案信息的錄入、傳輸或查詢等。3）保密技術落后。我國網絡安全防護技術較為落后，保密防范措施無法跟上網絡開發的腳步，網絡信息安全性無法得到有力的保障。

3 事業單位檔案管理信息化建設策略

3.1 堅持安全利用，維護檔案權威

電子檔案雖然有諸多益處，但是由于網絡環境的不穩定性，信息泄漏風險較大，為了保持人事檔案信息保密及適度公開的平衡，應該從以下兩個方面保障檔案安全：1.制定嚴格的檔案安全管理制度。事業單位應根據檔案利用的需求，制定科學合理的開放利用程序，構建差異化的等級權限制度以及責任追究制，對于涉及個人隱私及組織機密的部分，只提供給需知情的合法利用者。2.以科技手段及技術設備來保障檔案安全。確保原始檔案的唯一性，而且必須要有當事人的親筆手稿、簽名或者是公章等具有法律效用的憑證，在檔案管理過程中，做好電子檔案備份工作，并且合理利用計算機防火墻，以免計算機故障，或者是遭到電腦黑客、病毒入侵導致電子檔案丟失，或者泄密。

3.2 加大事業單位檔案管理工作人員的培訓

事業單位的檔案管理工作是需要時間和精力去完成的一個工作，檔案管理工作系統性很強，涉及的范圍大，與事業單位的很多的部門之間都有聯系，也有很大的影響。為了順應時代發展的潮流，也確保檔案管理信息化建設可以進行，需要事業單位加大對信息化建設項目資金的投入，改變以往的管理形式，制定合理的計劃，加大對管理人員的培訓。由于檔案管理工作是事業單位的內部工作，需要有關的部門在單位的內部對檔案管理人員進行技術的培訓，然后對工作人員進行知識的教育，提高工作人員對信息技術學習的積極性。有關的部門可以為此制定考試，考核參加培訓的工作人員，檢測培訓的結果，建立獎懲制度，對于考核成績優秀的工作人員給予獎勵，對于考核成績不合格的人員進行批評指正，這樣不僅提高了工作人員的學習興趣，也可以使工作人員更好地掌握有關知識，做到因地制宜，加快信息化建設的步伐。

3.3 注重檔案信息資源的開發利用

檔案信息資源建設是檔案信息化建設必不可少的，如果缺少可以利用的檔案信息資源，檔案管理信息化就沒有辦法建成。首先，以檔案的目錄為主體進行全部檔案的建設，對事業單位中各部門之間分散的信息進行整理。檔案資料的整理應該在“統一領導、分級管理”的檔案管理體制之下實現現有的國家檔案資源的有效配置，方便適應檔案資源的社會共享。其次，利用數字化對檔案資料進行處理，保證實體的紙質檔案資料全部轉變為數字化信息資料，對于相應的圖片，需要采用技術性能，保證圖片的完整完善性。最后，根據電腦信息化管理平臺再對檔案信息進行分門別類，盡量運用最簡單的方式呈現出相關檔案信息，幫助檔案管理人員提高工作實效。

4 結語

在大數據時代背景下，傳統的檔案管理工作模式及技術手段已經無法滿足現階段社會對于檔案利用的需求，應用現代化的科學技術手段，比如說計算機技術、數據庫技術，構建一個完善的網絡化、數字化檔案管理體系，實現檔案信息化建設的目標，提高檔案管理工作效率及質量，提高檔案利用的時效性、效率及價值，是檔案管理工作發展的必然途徑。因此，事業單位需注重檔案管理信息化建設工作，進一步帶動事業單位整體管理水平的提升。

參考文獻

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