堅持和實施紙質檔案和電子檔案雙軌制管理

摘 要：當前高校檔案管理工作中存在兩種偏向：一、忽視了電子檔案的作用和建設。二、忽視了紙質檔案地位和作用。這兩種偏向都不利于高校檔案工作的正常開展。其實，紙質檔案和電子檔案各自的優(yōu)勢和劣勢已經決定了檔案管理的雙軌制管理方向。做好檔案雙軌制管理工作，首先要正確處理好紙質檔案和電子檔案的關系，增強雙規(guī)制管理的觀念，要切實做好雙軌制管理過程中規(guī)范整理，融合統(tǒng)一和科技支撐三項基本工作，尤其要做好檔案工作的人才素質培養(yǎng)工作。

關鍵詞：紙質檔案;電子檔案;優(yōu)勢;劣勢;雙軌制;措施

隨著我國信息化時代的到來，全國各大高校的管理都在向著數(shù)字化、科學化、信息化的方向進軍。于是，新型電子檔案在高校應運而生。[1]電子檔案信息的承載介質發(fā)生了根本變化，能集成多元信息，做到圖文并茂，三維立體顯示，使當時的活動真實地再現(xiàn)出來。這些電子檔案信息給檔案管理工作帶來了新的生機。電子檔案以其存儲信息量大，傳輸快，查閱方便等優(yōu)點給傳統(tǒng)紙質檔案注入新的活力，而紙質檔案也以其原始真實性，穩(wěn)定性和隱私性等優(yōu)勢更是電子檔案一時不能取代。因此，在相當?shù)臅r間內，高校檔案管理還需要紙質檔案和電子檔案并存共處，雙軌運行。

1 當前我國高校檔案管理工作的現(xiàn)狀

當前，高校檔案管理工作仍存在兩種偏向：其一，偏重于傳統(tǒng)紙質檔案的管理途徑和方法。大數(shù)據(jù)時代的趨勢越來越明顯，而一些高校的檔案管理工作卻缺乏信息化處理的意識，使得管理呈現(xiàn)單一化弊端。有的學校雖然開始嘗試信息化檔案管理建設，但缺乏完善的信息化基礎配套，無法實現(xiàn)信息化資源共享，給檔案資料檢索和利用帶來困難。同時，一些學校檔案員素質偏低，他們面對信息化的到來束手無策，無法把信息技術與傳統(tǒng)檔案有機融合起來。其二，忽視傳統(tǒng)紙質檔案管理的地位和作用。一些學校領導或檔案管理工作者只看重電子檔案的優(yōu)勢和地位，他們喜新厭舊，把紙質檔案視為麻煩的包袱，一門心思搞檔案的信息化建設，認為只要信息上機儲存就萬事大吉，不想再做那些收集、分類、編目、裝訂和維護等項麻煩工作，基本無視紙質檔案的存在。以上兩種偏向都不利于高校檔案工作的有序開展。

2 紙質檔案和電子檔案各自優(yōu)勢和劣勢決定了檔案的雙軌制管理方向

紙質檔案和電子文檔由于各自特點、優(yōu)勢和劣勢，要求檔案管理必須對具有同一信息內容的文件施行紙質檔案與電子檔案并存管理的雙軌制管理。

1）紙質檔案的優(yōu)勢是具有真實的原始性。[2]所謂真實性，則是因為在傳統(tǒng)記錄方式中，記載信息的原件上，需要具有法律效力的印章和簽字，并且還需要特定的作者在特殊條件下制作完成的一種實體紙質材料，只有滿足以上所有條件，才可以確定其真實性。紙質檔案的原始價值的原始文稿即原稿，是當事人經過審閱修改，最后生成的有效的文稿。原始文稿作為重要原始文本，它用文字或符號的方式真實記錄了當事人此情、此景和此想，體現(xiàn)了文件生成的思想和意圖，較之于電子檔案，這種紙質檔案的原始性顯得尤為珍貴。同時，由于印章和簽署是文件生效的主要標志，在現(xiàn)有技術條件下，對一些具有憑證作用和法律效力的文件，必須以紙質形式保存，還需要采取以紙質檔案為主、電子檔案為輔的做法來存。此外，紙質檔案還有很強的穩(wěn)定性和隱私性，這些特性都是電子檔案不具有的優(yōu)勢，也是紙質檔案的生命力所在。

2）電子檔案也有自己的優(yōu)勢。首先，電子檔案儲存量大，傳輸快。電子檔案可將檔案通過計算機方法快捷地進行儲存歸檔。電子檔案無論是存儲的形式還是存儲文件信息類型都更加多樣化，可以存儲圖像、文字、視頻和聲音等多種類型的信息數(shù)據(jù)。在存儲媒介上有很大優(yōu)勢，通過硬盤、光盤、膠卷等電子儲備，可以將文件收取、存儲、分類、統(tǒng)計和訪問。電子檔案儲存器雖小，但信息量特別大，這些優(yōu)勢是需要太大儲存空間的紙質檔案無法相比的。電子檔案作為一種數(shù)據(jù)構成其無論是傳遞還是轉換，其速度都遠高于紙質檔案，不僅可以解決傳統(tǒng)檔案利用方式在時間、空間上存在的局限性，而且還能達到多人在多臺計算機上查閱同一份檔案信息的目標。同時，電子檔案為檔案文件的查閱提供更加方便高效的方式和手段。

3 實施檔案雙軌制管理的措施和對策。

1）增強雙軌制檔案管理的理念。首先要提高學校領導和檔案工作者的思想認識，充分認識紙質檔案和電子檔案各自特點，正確處理二者關系，既要看到二者相對的獨立性，又要看到二者相互補漏、相互依存、相互促進的統(tǒng)一性。在同一個檔案室里，對同一件檔案信息歸檔管理時，既要保存好紙質檔案，還要保存好電子檔案，要全面研究二者的特點、優(yōu)勢和缺陷，做到同籌兼顧，雙向推進。

2）做好雙軌管理過程中的“三步走”工作。第一步：規(guī)范整理。要對館（室）藏檔案進行全面清理，剔除那些重份和無查考利用價值的文件和資料，然后按照管理規(guī)范和科學方法重新分類、組卷、編目、撰寫案卷標題等，以達到紙質檔案和電子檔案標準化和規(guī)范化的管理要求。第二步：融合統(tǒng)一。把紙質檔和電子檔有機融合，規(guī)范管理流程，統(tǒng)一執(zhí)行標準和口徑，明確從電子文件到紙質檔案轉換接口的唯一性。以確保電子文件的真實可用及與紙質檔案的一一對應，以達到紙質檔案與電子檔案科學統(tǒng)一的標準。第三步：科技支撐。要加強硬件和軟件建設，完善信息化基礎配套，運用科學技術手段，保證紙質檔案與電子檔案之間的動態(tài)鏈接，通過數(shù)據(jù)庫和網絡技術的結合為大量電子檔以及紙質檔存儲條目提供快捷的全文檢索或是條目尋找，從技術上確保電子文件輸出的紙質檔案與實物完全相符。

3）加強人才隊伍建設工作。檔案的雙軌制管理對檔案員的素質提出了新的挑戰(zhàn)。首先，檔案員在做好紙質檔案工作的同時，還要運用大量現(xiàn)代科學信息技術去完成電子檔案工作，這就要求檔案工作者不僅要學習和掌握紙質檔案手工操作的方法和經驗，還要求他們積極學習和掌握現(xiàn)代科學信息技術，要學會電腦打字、網絡設置、網絡搜索、網絡傳輸、網絡下載、網絡儲存、網絡閱覽等方面的知識和技能，從而全面提高業(yè)務素質。同時，面對“雙軌制”管理，檔案員迎來了雙重工作任務，這無疑加大了工作量，這對檔案員職業(yè)道德素質又是一個更大的挑戰(zhàn)。檔案工作者只有堅守職業(yè)道德、愛崗敬業(yè)、高度負責，才能真正擔當起雙軌制下檔案工作的重任。

參考文獻

[1]白鵬.科技應用背景下檔案信息安全的哲學思考[D].太原科技大學，2014.

[2]陳招娣.電子文件管理的幾點思考[J].蘭臺世界，2011（9）：15.

作者簡介

胡潔東（1986-），女，漢，河南省南陽人，助理館員，從事檔案管理工作。