事業單位數字化檔案管理現狀及對策探討

高靜

摘 要：現如今，社會在不斷地發展，人們的工作離不開信息和數字化。計算機技術的不斷進步，在一定程度上方便了檔案管理工作，它不僅可以提高檔案工作效率和利用率，而且可以優化工作流程以及更加完善檔案管理工作。目前，事業單位數字檔案管理還存在一些問題，數字化、信息化仍需推廣。因此，本文首先論述了事業單位數字檔案管理過程中存在的問題，然后提出了相應的解決策略，希望能為事業單位數字檔案管理的改進提供一些有價值的參考依據。

關鍵詞：事業單位;數字化檔案;檔案管理;解決對策

在信息技術的快速發展下，有大量電子文件產生在信息處理過程中，信息化與數字化已成為事業單位檔案發展的主要方向。但在時代的快速革新下，事業單位數字化檔案管理中仍存在諸多問題，制約了數字化檔案管理工作的有效實施。因此，為了更好地進行數字化檔案管理工作，就必須有效解決這些問題，從而將數字化檔案管理工作的作用最大化發揮出來。

1 管理問題分析

1.1 檔案管理人員素質不高

現階段，在事業單位數字化檔案管理中，缺少專業管理人員，甚至一些基層部門根本就沒有人員進行管理。而產生這些問題的主要原因，就是因為基層領導對基層檔案管理工作不夠重視，檔案管理人員素質不高，難以充分了解檔案管理的相關法規，不僅大幅度降低了檔案管理的工作效率，還導致工作人員在檔案管理工作開展中更加的散漫。同時，檔案管理部門工作人員交接不明確，調動較為頻繁，工作人員素質水平參差不齊，導致檔案保密性不高，容易出現缺失的情況。

1.2 檔案管理意識薄弱

近些年來，事業單位的基層工作只致力于地方建設，重視實踐帶來的經濟效益，忽視了檔案管理的重要性。因此，許多檔案管理部門的領導無法制定出一套切實可行的工作制度，對檔案管理投入的精力和時間也是少之又少。對于檔案管理工作，一些工作人員認為無法促進基層的各方面發展，只是擁有記錄功能，所以導致檔案管理人員在工作中較為散漫，情況較為混亂。

1.3 檔案管理基礎設施落后

隨著科學技術的快速發展，無論是工作中還是生活中已經廣泛應用了科技，但是我國基層檔案管理工作已經無法滿足時代的發展需求，仍然在采用傳統的工作手段，導致工作效率難以有效提升。主要是因為基層工作的領導不夠重視和經濟的限制，缺少保護措施，存儲檔案的檔案室條件差，一些年代久遠的檔案已經失去了保存價值，甚至已經字跡模糊、變質發霉。同時，很多工作人員還在采用人工手段進行查閱、錄入、收集檔案資料，不僅降低了工作效率，還加大了工作的復雜繁瑣性。

1.4 檔案管理制度不規范

現階段，我國基層檔案管理工作人員散漫、素質不高，工作較為混亂，檔案存儲及收集難度較大，工作效率較低，而缺少合理、規范的管理制度就是這些問題產生的主要原因。沒有健全的檔案管理制度，就無法明確規定各種手續與程序，無法明確工作人員的職責，導致檔案經常存在缺失、泄密的現象，甚至一些工作人員為了自身利益，利用工作之便篡改文件，不僅加大了后續工作的難度，還嚴重損害了檔案的有效性與真實性。

2 應對對策研究

2.1 完善檔案工作的基礎設施建設

完善的基礎設施是檔案工作信息化開展的硬核條件，若基礎設施條件不完善，就會難以展開檔案管理信息化建設工作。可從以下三個方面來完善基礎設施：首先，包括電腦、掃描儀等硬件設施，電子產品的基礎就是硬件，所以，信息化工作質量與硬件的好壞有著密不可分的關系;其次，計算機運行網絡，其所指的是一種系統，可以錄入、整理檔案管理資料及數據。先進的計算機運行網絡系統，能連接各個部門，提高工作效率;最后，提高檔案信息的保密性，做好檔案資料的管理工作，避免出現檔案缺失問題，及時備份檔案資料與數據。

2.2 樹立先進的檔案管理觀念

樹立先進的檔案管理觀念在基層檔案管理中是至關重要的，管理者必須加大重視檔案管理信息化建設的力度，這也是保證各項檔案工作順利開展的前提條件，是保證信息化建設質量與速度的重要手段。因此，管理者要進入基層對各項工作的開展情況進行了解與掌握，科學合理地制定管理制度，認真聽工作人員的匯報，定期與工作人員進行交流，及時改正發現的問題。另外，管理者還應規范工作流程、明確職責、合理分配檔案管理部門的工作，培養工作人員的先進觀念，定期開展檔案管理培訓工作，從而對管理工作混亂的問題進行最大程度的解決。

2.3 提高信息化水平，建立檔案信息管理條例

在經濟的快速發展下，保證檔案安全性是非常有必要的，因此，應建立檔案信息管理條件，約束整理、查閱檔案信息的全過程，避免出現信息泄露問題以及各種不符合規定的行為。同時，應加大對專業計算機人才聘請的力度，擴展數據庫，為檔案信息化建設提供技術支持，節約檔案存儲成本，建立規范化、標準化的檔案信息管理系統，從而使信息化檔案管理工作更加完善，提高檔案管理工作的效率與質量。

2.4 擴展開發利用范圍

利用信息技術，我們可以有效利用網絡技術和媒介，加速檔案信息化的建設，完善我國檔案公眾信息網，為我國檔案工作的管理拓展了更為廣闊的信息資源，加快了檔案編研部門和外部信息的交流，提升了檔案信息的傳播力度和深度。其中檔案局域網的建設推動了檔案館信息化建設的進度，也是成為當前我國檔案編研工作發展的最終目標。比如《清會典》已經全文數字化，為廣大群眾提供了更為豐富的文化知識盛宴。另外是利用網上遠程實現了檔案編研工作的開展，使檔案編研信息與網絡傳播有機地結合在一起，從而使檔案編研信息的傳輸效果發生質的飛躍。

2.5 完善檔案管理安全保密制度

個人檔案和組織檔案對其信息都有一定的保密要求。如果他們的信息泄露，可能會被不法分子利用，給檔案館館主帶來不便甚至傷害，因此，事業單位需要建立健全檔案管理的安全保密制度。對于不同的檔案，要有不同的保密方式和級別，使用權限也要有一個保障信息安全的支持系統來指導。在日常工作中，工作人員應保持嚴謹的態度，只有在需要時才能公開所需的信息，使用后應及時關閉，防止他人信息外泄;同時，單位要配備專業技術人員對檔案進行加密，平時定期對辦公設備進行檢查和維護，發現隱患及時消除;此外，單位應配備足夠的安保人員，嚴格保護重要資料存放場所。

3 結束語

總之，事業單位必須提高對數字化檔案的認識，同時在一定程度上提升檔案管理工作水準，將檔案的內在價值全面發揮出來。然而，現階段事業單位數字化檔案管理中仍存在諸多問題，只有對這些問題進行有效解決，才能高效提升檔案利用率，充分發揮出檔案的作用，為百姓進行更好地服務，進而促進社會的發展。

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