物業公司內部控制問題研究

周梅

摘 要 企業經濟活動內部控制是為了嚴肅管理體系，整治企業內部松散、不成體制的管理問題，旨在提高管理水平、營造和諧的管理氛圍、弘揚企業文化而出臺的一系列制度，是現代企業內部管理的一個重要組成部分。企業經過長期的摸索和實踐，創建并實行符合企業實際經營情況、具有可行性的內部控制體系，有利于提升企業內部管理技能和水平，正確的風險意識和較強的防范風險能力是企業制勝的法寶。物業管理在國外已經有100多年的歷史，其內容、經驗和技術均十分成熟。我國物業管理行業發展具有特殊性，是伴隨福利分房制度的終結而產生的，先天具有社會管理的特征。此外，我國物業管理從最初行業入門的低門檻，到現在行業從業人員的地位變遷，呈現出行業專業價值被低估和被忽視的現象。物業管理企業目前存在的主要問題是理論研究不深入，法律、法規滯后，管理人才匱乏，管理項目紛雜，公司內部控制欠缺，導致財務管理混亂，制度、流程形同虛設，影響了公司的持續發展，以至于出現各種社會問題。本文主要研究如何提高物業財務管理水平，加強公司內部控制，節支增收，在提高服務質量的同時增加企業利潤。

關鍵詞 物業公司 內部控制 物業管理

一、物業公司實施內部控制的意義和重要性

（一）實施內部控制的意義

建立及完善物業管理內部控制體系，可以為物業公司持續、穩健發展提供重要的發展動能和安全保護。內部控制體系的存在對物業公司來說，是提升自身經營管理水平、調整內部治理結構的重要基礎，也是促進公司戰略實施、穩步發展的重要因素，對物業管理公司發展具有重要意義。

1.不斷提高物業公司整體的財務管理水平以及財務控制手段，是企業發展與進步的關鍵。強有力的內部控制執行力是推動企業財務核算與監督的重要形式和基石，建立完善的內部控制系統與制度，能夠保證財務正常運轉與財務準確核算具有合法性、全面性和前瞻性。

2.針對物業管理公司的財務計劃實施以及市場發展方向及企業中長期發展戰略等，具有重要的深遠意義。加強內控制度建設能夠提高物業管理公司財務計劃、財務預算制定的合理性、方向性和準確性，并且有利于在錯綜復雜的市場變化中準確抓住發展方向和發展定位，制定行之有效的戰略發展方案和實施辦法，不斷推動物業管理公司發展和進步。

3.更好地落實物業公司的資產管理。提高資產的使用、維護與調配能力，提高資產在使用全過程的合理性和合規性。建立內部控制可以及時發現資產在實際操作中存在的不合理因素和問題，在提高資產利用率和使用率的基礎上，合理配置企業優質資源，調整優質資產應用比例，使資產的使用方向具有精準性，保證物業公司財務管理效果，維護物業公司資產的安全和完整，增加企業財務的控制力和執行力。

（二）實施內部控制的重要性

內部控制管理體系是物業公司達到企業中長期發展戰略目標的核心方針和政策，在企業的發展中有不可或缺的作用。隨著我國經濟的快速發展，新型多功能商業物業小區的建成，以及歷史遺留的老舊小區的歸屬問題的解決，不同形式的物業公司如雨后春筍般誕生，物業公司之間的競爭也越來越激烈，建立中長期發展戰略、制定符合企業定位的內部控制制度至關重要。內部控制制度可以優化企業的內部資源配置，重新統一整合分散、不合理的資源以及暴露的無效內控方案，提升內控執行力，把無效變為有效，保證企業在生產經營中能夠正常運營，實現公司的戰略目標。

二、物業公司內部控制存在的問題

（一）內部環境設計不流暢

1.企業發展戰略的實施，需要良好內部環境的支撐。許多物業管理公司內部組織治理結構不夠合理，董事會及監事會形同虛設，公司的重大決策、重大事項、重大任免、大額資金支付（即“三重一大”），有的并未經過董事會或經理辦公會集體決策就實施。

2.重企業效益、輕道德培養。物業管理公司面對企業文化建設，認為企業有效益就行了，忽略了對職工思想品德、人生道德觀、價值觀和社會責任感的培養，出現了利益面前放縱自我的情況，使得企業和國家受到侵害和出現損失。

3.人力資源政策不能滿足企業可持續發展的需要。許多物業公司在培訓規劃、人才儲備以及業績評價方面還不夠深入具體，業績評價面窄，只涉及管理者層面，對廣大員工的實際發展和工作體驗毫無幫助作用，員工對自己未來職業生涯的規劃不清楚，造成內部控制參與度降低，甚至員工流失嚴重時，重要崗位嚴重缺崗或員工短時間不能得到及時補充。

（二）風險評估機制未建立或不切合實際

1.物業公司未建立完善的風險評估機制。沒有風險應對措施，在選擇應對方案前未計算風險敞口，在面對風險時手足無措，致使風險發展到不可控制，給企業帶來巨大困境，甚至面臨破產清算。例如在發生惡劣天氣時，沒有及時安排人員清理，沒有加固小區的防護設施，造成了人員傷亡或財產損失。

2.制定的風險評估機制不細致。風險評估的可使用性價值或借鑒性很難在物業管理公司的實際發展進程中突顯出來，沒有從企業整體角度進行風險評估，物業公司對整體風險評估的實事性認識不深入，相對于風險評估各項內容，風險識別認知能力不高或缺乏改進、解決的技術手段，最終導致風險評估結構不理想。

（三）控制活動不被重視，各項控制制度虛于應付

1.物業公司在設計內部控制制度和流程時，沒有充分考慮企業長期發展的客觀實際和隨時變化的需要，伴隨企業的不斷發展和進步，內部控制制度和流程在公司中實際運行時才發現與設計初衷存在較大的出入，許多制度和流程都是為了應付監察、審計等檢查，特別是在內部控制要素以及體系設計方面，急于求成，敷衍了事，大大降低了內控的管理性質、效率和效能。

2.現有內部控制制度不深入。（1）人員配備不合理、不相容職務未分離的現象普遍存在，為了節省人工成本，一人多崗現象成常態。（2）授權審批落實不到位。未按照公司制定的審批流程辦理業務，嫌麻煩而不請示未經授權直接辦理業務，或缺少集體決策審批或聯簽制度，“一言堂”“一支筆”的現象普遍存在。（3）預算控制制度欠缺。物業管理公司認為物業項目很多是臨時性業務，預算數據不好提取，沒有任何財務價值。（4）未建立重大風險預警機制和突發事件應急處理機制，沒有明確風險預警標準，對可能發生的重大風險或突發事件沒有前瞻性和可預見性，認為重大風險或突發事件離自己公司很遠、是不可能發生的，沒有及時制定應急預案，致使突發事件發生時沒有及時、妥善、準確地處理，導致企業形象和資產受到影響和損害。

（四）信息溝通不順暢，溝通渠道受限

物業公司信息質量不高，信息傳遞不對稱，缺乏必要的上下級溝通機制，重要的信息不能及時傳遞給董事會、監事會和經理層，未設置公示告知欄及舉報信箱，導致公司不能及時發現、制止違規行為、利用職務之便謀取私利的舞弊行為等，造成企業的損失。

（五）內部監督流于形式、走過場

物業公司一般不會設立紀檢監察部門，不能常規、持續地監督檢查建立和實施內部控制的情況，只有在出現問題后做事后補救或專項監察，不能在事前或事中將問題扼殺在搖籃中。

三、物業管理公司完善內部控制體系的策略

（一）優化內部控制環境

1.建立健全組織結構。按照公司的規模及章程規定設立股東會、董事會、監事會和經理層，依法行使公司法及公司章程規定的經營決策權。企業發生的重大決策（投資、融資、兼并等決策）、重大項目（企業生產規模、資本結構、盈利能力等事項）、重大人事任免（中高層職位的人事任免、聘用，后備人選的確定等）及大額資金支付業務（在經營管理中發生的大額資金的調動和使用），即“三重一大”等事項，應按照公司章程的規定、權限和流程，實行經營班子集體決策審批制或多人聯簽制度。

2.加強企業文化宣貫，弘揚民族精神。目前物業公司中民企占比比較大，要樹立正確的價值觀、人生觀，需要企業深入開展道德品質的培養，提倡“服務無小事”，倡議向時代楷模“張富清”學習，全心全意為物業公司業主服務，組織黨員、思想進步群眾認真學習習近平總書記的“不忘初心、牢記使命”主題思想，凈化心靈，努力工作，為企業的發展貢獻自己的力量。

3.完善人力資源控制。根據公司戰略發展方向，建立人力資源總體規劃，再結合公司實際經營發展需要，制定人力資源年度需求總計劃，完善人力資源引進、提升、退出及績效考核等各項制度，規范工作流程。（1）建立選聘員工試用期和崗前培訓制度;（2）建立員工培訓、提升長效機制，營造尊重科學、尊重人才和關心員工職業發展生涯的文化氛圍，開展物業行業涉及的各類專業技能培訓及取證工作;（3）建立和完善人力資源績效考核激勵機制，可以運用平衡積分卡建立績效評價體系，建立平衡積分卡的4個維度——財務層面、客戶層面、內部流程層面、學習成長層面，以此作為員工薪金確定、職級調整和勞動合同解除等的重要依據，不斷提高管理者的綜合素質，打造一支優秀的管理團隊。

（二）有效開展風險評估工作

物業公司要充分認識風險評估工作的重要意義。擴展風險評估范圍和增強風險評估意識，在工作中引導和發現、及時認清和關注風險源，全面剖析和解讀導致風險出現的各項因素，針對常見的內部風險（如戰略風險、財務風險、經營風險），根據公司的實際情況及管理層的風險喜好，制定行之有效的風險管理策略（如買保險、外包項目、放棄等）。

（三）重視控制活動，將形式變為行動

物業管理公司在內部各項活動的控制方面，應結合實際的流程細致劃分各項工作內容，規范管理流程，統一操作步驟和方法，合理優化配置公司各項資源。

1.加強財務管理控制。（1）資金控制（資金運營環節）。在公司經營活動中加強對資金收款、付款制度及流程和審批權限的控制，制定報銷付款制度和流程，辦理資金業務嚴格遵守現金和銀行存款管理的有關規定。（2）資產管理控制。制定固定資產管理制度，建立固定資產臺賬、目錄、卡片、來源、驗收、使用、責任人等管理辦法，并按會計法的規定進行財務處理和計提折舊。（3）工程、業務外包控制。對低技術含量的支出（如保安、保潔人員）及各工程改造項目均采用外包形式，完善外包項目管理和策略，嚴格按照外包管理制度、工作流程和相關要求，建立多方管理的長效機制，確保第三方公司按要求嚴格履約。（4）全面預算控制。建立和完善預算編制工作制度，并根據物業公司發展戰略和年度經營計劃，綜合考慮預算期內國家經濟政策、市場環境等因素，由財務部牽頭，由物業公司其他部門根據實際情況進行提報，預算應具有前瞻性、可行性、適應性、導向性、系統性，經經理辦公會審批的預算應保持穩定，不得隨意調整。

2.加強風險預警機制的建立。建立重大風險預警制度，在公司內部成立安全生產小組，群眾問題上訪領導小組，重大節日安全領導小組，防汛、火災等重大自然災害領導小組。有計劃、有制度、有安排地應對各項突發事件（物業公司安全保障部門加強夜間巡邏，及時發現安全隱患，并在最短的時間里解決;管理區域內發生火災，發現火情或知曉火情的項目負責人需第一時間到達現場—報警—了解情況—上報災害領導小組—拿出解決問題方案—落實問題解決—出具解決報告）。

（四）緊跟智慧物業趨勢，建立智慧物業平臺，優化企業信息交流與溝通渠道管理

1.智慧物業服務發展趨勢。在“互聯網+”的支持下，信息化建設已經把物業企業帶入了發展的快車道，物業企業應該抓住國家建設智慧城市、數字中國以及社區治理、新零售、新商業、居家養老的大好時機，在智慧物業服務平臺的建設過程中，爭做城市領導者。

2.智慧物業服務平臺的建設主要包括四大部分。第一是物業管理平臺，面向項目的專業管理，重點提升物業管理的品質。通過組織扁平、共享服務、集中管控提升運營效率和人均效能，強化人才儲備。降低高昂的人工成本及信息流轉成本，建立企業內部信息溝通數字化平臺。第二是客戶服務云平臺，通過服務資源整合，為客戶提供居家養老、家政、醫療、旅游、教育、培訓等增值服務。第三是智慧社區云，將成熟的新技術新產品應用到物業服務管理中。第四是社群交流云，為業主搭建決策、互動、互助的平臺并開展豐富多彩的各類活動。

3.智慧物業平臺已成為許多物業公司發展的重要戰略之一。智慧物業是物業行業的橫向、縱向深度發展的新形式，不僅使物業公司內部控制信息溝通暢通，還聚焦客戶體驗，通過科技智慧化的手段推動現代服務轉型升級，推動智能化和互聯網化的信息溝通服務和業主人居服務，大幅提升物業公司內部控制水平和物業服務品質。

（五）內部監督是關鍵，是企業發展的苦口良藥

1.在增強監督意識上下功夫。設立紀檢監察機構，或在財務部設立專業監督工作人員，利用財務專業知識加強經營過程中的監督管理，并強化監督、檢查和雙向溝通，促進團隊協作，不斷提升員工的執行力和忠誠度。

2.不斷增加監督工作的深度和廣度。徹底改變監督工作零敲碎打、被動應付的局面，通盤考慮監督工作，把監督工作作為一項長期的基礎工作來抓，制定計劃，針對物業公司熱點、重點部門和環節，主動監督檢查，使監督工作無處不在，在企業內部全方位、多層次、多渠道開展監督工作。

四、結語

一個符合物業公司運營實際的內部控制制度是物業公司生存和持續發展的唯一法寶，只有做到實時、有效、正確的統籌控制，才是企業實現健康、可持續發展的唯一保障，一切工作的開展都是為了服務企業，是企業抗擊打、求生存的基本保證。只有做好這些關鍵點，物業公司才有機會在百舸爭流的環境中得以存活和持續發展。物業公司的調控者要做到明眼、明心、務實，用理性、機智的思維認清物業公司當前的局勢和所處的環境，隨時關注國家宏微觀調控政策，及時發現問題和機遇，制定好貼近現實的調控計劃，同時勤懇地做好相應的服務工作，這樣一來，物業公司就會朝一條正確的道路行進、自然地發展。

（作者單位為北京朝陽家園物業管理有限公司）

參考文獻

[1] 張新萍.如何做好物業管理公司的內部控制[J].管理觀察，2018（22）：14-16.

[2] 王莉麗.物業公司內部控制存在的問題及解決措施[J].中外企業家，2017（18）：113+118.

[3] 任蕊.物業管理公司內控建設問題探討[J].企業改革與管理，2017（09）：30+60.