新形勢下檔案管理數(shù)字化研究

王琴

【摘?要】我國科學(xué)技術(shù)快速發(fā)展，信息技術(shù)對(duì)于現(xiàn)代社會(huì)產(chǎn)生了深遠(yuǎn)的影響，促進(jìn)了很多行業(yè)的變化和發(fā)展。對(duì)于任何一家單位的經(jīng)營來說，檔案管理都是必不可少的一部分工作。然而在傳統(tǒng)的檔案管理模式中，由于信息技術(shù)并沒有充分介入其中發(fā)揮作用，導(dǎo)致檔案管理中的很多工作都需要依靠人工來完成。本文針對(duì)新形勢下檔案管理的數(shù)字化建設(shè)進(jìn)行分析，希望對(duì)相關(guān)人員有所幫助。

【關(guān)鍵詞】新形勢;檔案管理;數(shù)字化;問題;措施

引言

網(wǎng)絡(luò)技術(shù)飛速發(fā)展，和人們的日常生活形成了非常緊密的融合。與此同時(shí)，檔案管理也借助計(jì)算機(jī)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)了效率的大幅提升。但是，有些單位由于缺乏對(duì)信息技術(shù)的認(rèn)識(shí)，在進(jìn)行檔案管理時(shí)仍然在沿用傳統(tǒng)的模式，不僅不能提升檔案管理的效率，還有可能增加檔案管理的風(fēng)險(xiǎn)。所以，相關(guān)人員應(yīng)當(dāng)對(duì)檔案管理的數(shù)字化給予足夠的重視，針對(duì)現(xiàn)有的檔案管理問題，采取科學(xué)的方法加以解決。

1.新時(shí)期檔案管理的普遍問題

1.1對(duì)檔案管理不夠重視

要想讓單位在進(jìn)行檔案管理時(shí)顯著提升效率，首先應(yīng)當(dāng)提高對(duì)檔案管理的重視程度，只有對(duì)檔案管理有了足夠的重視，才能在實(shí)際進(jìn)行檔案管理的過程中，對(duì)管理制度進(jìn)行完善，采取更加有效的管理方法。但是，對(duì)檔案管理不夠重視的現(xiàn)象在我國很多地區(qū)仍然比較普遍，使得檔案管理的效率難以得到本質(zhì)上的提升，為檔案管理的數(shù)字化建設(shè)也帶來了一定的阻礙。

1.2檔案管理人員的數(shù)字化素養(yǎng)不足

檔案管理人員數(shù)字化素養(yǎng)不足也是當(dāng)前我國檔案管理中比較突出的問題。不可否認(rèn)的是，我國檔案的數(shù)字化管理雖然發(fā)展迅速，但是起步相對(duì)較晚，有些單位剛剛走上檔案數(shù)字化管理的道路，但是負(fù)責(zé)檔案管理的工作人員仍然沒有從傳統(tǒng)的檔案管理模式中跳脫出來，他們的數(shù)字化素養(yǎng)有限，在進(jìn)行檔案管理時(shí)對(duì)技術(shù)的應(yīng)用不夠熟練。

1.3數(shù)字化管理的硬件設(shè)施不夠完善

檔案管理除了上述的兩個(gè)突出問題之外，很多單位檔案管理的數(shù)字化硬件設(shè)施不夠完善也是比較普遍的問題。檔案數(shù)字化管理需要有相對(duì)完善的硬件設(shè)施，還要通過網(wǎng)絡(luò)的搭建來實(shí)現(xiàn)檔案在各部門之間的有效共享，這些都需要進(jìn)行一定的投入。但是，有些單位在硬件投入方面不夠重視，也沒有在檔案數(shù)字化管理的硬件設(shè)施上進(jìn)行足夠的投入，使得檔案管理遠(yuǎn)遠(yuǎn)沒有達(dá)到理想的效果。

2.檔案管理數(shù)字化的發(fā)展措施

2.1加大設(shè)備引進(jìn)與更新投入

檔案管理的數(shù)字化首先是指檔案硬件的現(xiàn)代化和數(shù)學(xué)化，這是影響檔案管理質(zhì)量的重要措施。因此，在檔案管理數(shù)字化的發(fā)展過程中，必須要加大數(shù)字化設(shè)備的引進(jìn)，同時(shí)要及時(shí)更新計(jì)算機(jī)系統(tǒng)和程序。其次，在做好軟件工作的更新之后，還應(yīng)注重對(duì)落后的硬件設(shè)施進(jìn)行管理和更新，同時(shí)對(duì)于使用的硬件設(shè)施要做好保養(yǎng)工作，如此就能切實(shí)延長數(shù)字化管理載體的使用壽命，提升檔案管理的效率。此外，在數(shù)字化的檔案管理過程中，要注意吸收和借鑒先進(jìn)單位的經(jīng)驗(yàn)，有效實(shí)現(xiàn)數(shù)字資源和轉(zhuǎn)化和共享，建立全新的數(shù)字化檔案管理體系，從而就能切實(shí)促進(jìn)現(xiàn)代化檔案管理效率的提升。

2.2提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)

檔案管理的數(shù)字化發(fā)展，不僅僅是設(shè)備的引進(jìn)和更新，更關(guān)鍵的還在于檔案管理人員數(shù)字化素養(yǎng)的提升。這是因?yàn)闄n案管理人員是實(shí)施數(shù)字化管理的重要參與者，其綜合素質(zhì)水平的高低將直接影響檔案管理工作的水平。所以，在當(dāng)前的形勢下，有必要對(duì)檔案管理人員進(jìn)行綜合性的培訓(xùn)，深化檔案管理人員對(duì)檔案管理數(shù)字化理論知識(shí)的理解，并注重培養(yǎng)其電腦操作能力，使他們能夠在實(shí)際的管理工作中熟練使用數(shù)字化的設(shè)備。此外，作為一名現(xiàn)代的檔案管理人員，必須要不斷提升自身的工作素質(zhì)和安全素質(zhì)，學(xué)習(xí)各種數(shù)字化的技能技巧，做好檔案資源的保密和保存工作，提高檔案管理工作的安全性和可靠性，為順利實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的數(shù)字化發(fā)展貢獻(xiàn)自己的力量。

2.3完善檔案管理信息化流程

隨著我國信息化的發(fā)展，事業(yè)單位越來越重視工作的高效運(yùn)行，而檔案館自然也不例外。所以，檔案館在進(jìn)行日常工作的過程中，為實(shí)現(xiàn)工作流程的簡化和高效，就必須要充分的利用信息化的管理系統(tǒng)來為客戶提供方便。檔案館通過建立信息化的管理系統(tǒng)，不僅可以促進(jìn)過去復(fù)雜的檔案調(diào)取查閱流程的改變，使其他單位或組織的用戶在簡單的注冊(cè)和身份認(rèn)證后，就可以直接進(jìn)入到信息化的管理系統(tǒng)中，實(shí)現(xiàn)檔案館資料的再現(xiàn)查詢，而且省去了傳統(tǒng)的人工環(huán)節(jié)，有效提高了檔案管理工作的效率。

2.4推行更為先進(jìn)的檔案數(shù)字化管理理念

新形勢下，檔案的數(shù)字化管理已經(jīng)成為必然的趨勢，企業(yè)單位應(yīng)當(dāng)積極推行數(shù)字化檔案管理的理念，在進(jìn)行檔案管理的實(shí)際工作過程中，充分融合數(shù)字化管理理念，讓它真正地發(fā)揮作用，幫助檔案數(shù)字化管理提升質(zhì)量。另外，單位還可以根據(jù)需要進(jìn)行數(shù)字化檔案管理相關(guān)工作的考核，針對(duì)工作人員的技能和知識(shí)儲(chǔ)備進(jìn)行評(píng)價(jià)，對(duì)那些表現(xiàn)優(yōu)異的工作人員給予一定的獎(jiǎng)勵(lì)，鞭策全體員工提升自身的檔案數(shù)字化管理的素養(yǎng)，培養(yǎng)相應(yīng)的技能。

結(jié)束語

在新形勢下，檔案的數(shù)字化管理成為必然的發(fā)展方向，企業(yè)和單位應(yīng)當(dāng)在條件允許的情況下，加大硬件設(shè)施的投入，完善檔案的數(shù)字化管理制度，同時(shí)對(duì)檔案管理人員進(jìn)行數(shù)字化管理技能的培養(yǎng)，讓他們能夠在實(shí)際工作中更加充分地發(fā)揮自身的作用，提升檔案管理的質(zhì)量和效率。本文針對(duì)新形勢下檔案的數(shù)字化管理常見問題進(jìn)行分析，并提出了相應(yīng)的解決對(duì)策，希望對(duì)相關(guān)人員有所幫助。

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（作者單位：蒙自市網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)中心）