事業(yè)單位檔案管理信息化建設路徑

呂爽

摘要：如今，因為受到傳統(tǒng)管理體制與管理模式的影響，所以事業(yè)單位的檔案管理工作還有諸多問題存在，在很大程度上也對檔案管理有效性的提高造成了很大影響，暴露出了諸多管理問題，致使事業(yè)單位整體工作效率偏低。快速發(fā)展的信息化與不斷提高的經(jīng)濟水平，要求事業(yè)單位在檔案管理過程中把信息化優(yōu)勢充分發(fā)揮出來，對信息化管理模式予以建設，借助信息化建設對事業(yè)單位檔案管理形式進行優(yōu)化，促進檔案管理有效性的提高，讓檔案丟失、篡改現(xiàn)象的發(fā)生次數(shù)減少。本文筆者結(jié)合自身工作實踐，簡要論述了事業(yè)單位檔案管理信息化建設的重要意義，并對事業(yè)單位檔案管理信息化建設路徑展開了詳細探討，希望能為大家提供有效參考。

關鍵詞：事業(yè)單位;檔案管理;信息化建設

不斷發(fā)展的社會將新的發(fā)展良機和挑戰(zhàn)帶給了事業(yè)單位，而隨著信息資源的不斷增多，讓傳統(tǒng)檔案管理已不能讓事業(yè)單位的實際發(fā)展需求得到滿足，嚴重影響到了檔案管理的有效性[1]。所以，事業(yè)單位應對檔案管理信息化建設引起高度重視，將檔案管理信息化建設的重要性以及檔案管理中存在的問題充分認識到，同時把單位實際發(fā)展情況結(jié)合起來，制定科學有效的解決策略并有效落實，從而促進檔案管理信息化建設有效性的提高，最大化的發(fā)揮出檔案管理的實際作用與價值。

一、事業(yè)單位檔案管理信息化建設的重要意義

（一）有助于檔案存放環(huán)境的優(yōu)化

從現(xiàn)階段事業(yè)單位檔案管理工作的實際情況來看，還是有很多單位在使用紙質(zhì)檔案，而如果開展檔案管理信息化建設，則可以降低檔案管理工作對環(huán)境的某些硬性要求。同時，實施檔案管理信息化建設，一方面能夠提升保存效率，另一方面也可將紙張的使用量明顯降低，進而對生態(tài)保護起到積極作用，減少利用樹木，避免出現(xiàn)高溫、空氣氧化影響紙張的情況。除此之外，事業(yè)單位檔案管理工作對存儲空間的需求量較大，如果實施管理信息化減少，則可以無限擴大存放空間，減少檔案柜擺放所占空間。通過把信息技術(shù)融入，只需借助一個很小的存儲空間就可以對大量的檔案資料和數(shù)據(jù)信息進行存放。

（二）有助于信息檢索的便捷化

隨著信息化時代的來臨，如果能夠借助簡便快捷的方法在快節(jié)奏的訊息將有價值的信息找到，勢必會對事業(yè)單位的良性發(fā)展造成影響。之所以會這樣，主要是由于信息檢索率和使用率的提升勢必會提升事業(yè)單位整體工作質(zhì)量。如果是以往紙質(zhì)的檔案管理，要想從繁雜的數(shù)據(jù)信息中把有用的信息給檢索到難度非常大，但實施檔案管理信息化建設，則可大大提升檢索效率，只需輸入檢索內(nèi)容就能夠在很短時間內(nèi)將與條件相符的結(jié)果找到，從而保證沒有漏檢索、重復檢索相關數(shù)據(jù)。

（三）有助于事業(yè)單位公眾形象的提升

大家都知道，事業(yè)單位具有公益性質(zhì)，其所公布發(fā)布的很多信息均與民眾的日常生活聯(lián)系緊密，而加強事業(yè)單位檔案管理信息化建設，也可為公眾對相關信息進行查詢提供方便，從而增加政務處理的透明度，便于樹立單位良好公眾形象。所有事業(yè)單位在自身發(fā)展過程中均一定要對檔案管理工作引起重視，借助實施檔案管理信息化建設，則可顯著提升電子信息資源的利用率，讓檔案管理工作中電子信息的良好存儲和運用真正實現(xiàn)，對制定事業(yè)單位檔案信息化建設的制度體系及方針起到積極推動作用。

二、事業(yè)單位檔案管理信息化建設路徑

（一）規(guī)范事業(yè)單位的檔案管理制度

快速發(fā)展的科學技術(shù)，相應的也改變了我國的檔案管理模式，即從傳統(tǒng)的保護管理方式向信息管理轉(zhuǎn)變，使信息的共享性成功實現(xiàn)，讓很多人更方便地利用信息[2]。但若想更有效地利用檔案管理信息，使之最大作用得到發(fā)揮，有序進行檔案管理制度，就一定要將相應的規(guī)章制度建立起來，以進一步規(guī)范事業(yè)單位的檔案管理制度。而在建立這一檔案管理制度時也必須嚴格遵循相關要求，也就是和國家制定的相關標準相符。第一，在將信息錄入檔案時嚴格根據(jù)照國家制定的著錄原則、方法、格式等進行，統(tǒng)一錄入信息，防止在之后的檢索中出錯，對數(shù)據(jù)的使用產(chǎn)生影響。第二，在制定檔案時使用統(tǒng)一規(guī)范的數(shù)據(jù)庫硬件、軟件等，并統(tǒng)一歸檔紙質(zhì)檔案，讓信息更加有序化、便捷化，使事業(yè)單位內(nèi)部在使用信息資源上更加方便。所以，在實現(xiàn)檔案管理信息化過程中，規(guī)范的檔案管理制度發(fā)揮著重要作用，有助于檔案管理制度信息化的成功實現(xiàn)。

（二）提升管理人員的專業(yè)素質(zhì)能力

若要將檔案管理信息化建設的有效性顯著提升，則事業(yè)單位就一定要將提升管理人員素質(zhì)能力的重要性給認識到。在此基礎上，首先，事業(yè)單位必須保證管理人員的專業(yè)技能要強，業(yè)務素質(zhì)和服務意識要高，定期培訓管理人員，促進其綜合素質(zhì)的全面提升，諸如管理專業(yè)知識、管理技術(shù)和心理綜合素質(zhì)等均屬于培訓的內(nèi)容，借以將檔案管理人員的綜合素質(zhì)進一步提高。其次，事業(yè)單位應定期組織相關管理人員外出進修學習，借以將其管理理念不斷更新，并以一個端正的工作態(tài)度參與到工作中，促進管理人員業(yè)務素質(zhì)、技能水平以及服務意識全方位提升。第三，事業(yè)單位管理人員應對計算機軟件、硬件維護方面的知識進行補充，從而增強管理人員的維護能力，在實際信息檔案管理平臺維護更新過程中有效配合網(wǎng)絡技術(shù)人員，讓平臺維護管理的有效性得到有效提升。第四，事業(yè)單位應在團隊建設管理上下功夫，對單位人才聘用機制予以優(yōu)化，把對聘用人才的要求和管理人員的薪資待遇不斷提高，從而將更多高素質(zhì)、高專業(yè)的人才吸引進來，加入到管理隊伍中，促進管理團隊的整體素質(zhì)水平的提升，有力支撐檔案管理信息化建設。

（三）強化安全技術(shù)防護，保證檔案信息安全

事業(yè)單位開展檔案管理信息化建設有助于檔案管理工作效率的顯著提升，但對檔案管理事業(yè)而言，信息化建設有利也有弊，在實際工作中運用信息化技術(shù)常會導致一些安全問題發(fā)生，留下諸多安全隱患，所以，一定要在檔案管理工作的每個環(huán)節(jié)對安全技術(shù)防護予以強化，促進檔案信息安全性的提升[3]。

第一，防火墻技術(shù)，這是現(xiàn)階段檔案信息安全工作中最重要的一項技術(shù)手段，最常用于專用網(wǎng)絡和互聯(lián)網(wǎng)之間。事業(yè)單位應經(jīng)常進行殺滅病毒，把安全隱患消滅在萌芽中，發(fā)揮防火墻技術(shù)的作用，過濾進出網(wǎng)絡的檔案信息，形成網(wǎng)絡安全把觀點，促進防范安全命中率的提升;防火墻技術(shù)能夠?qū)W(wǎng)絡中的所有訪問行為予以有效記錄，當訪問符合安全防護要求時才允許通過，否則就禁止通行，訪問也就無效，從而起到安檢作用，有效保護檔案信息，并對網(wǎng)絡使用行為予以規(guī)范。

第二，加密技術(shù)，避免檔案信息被竊取或泄露。事業(yè)單位在檔案信息傳輸?shù)倪^程中需做加密設置，保證傳輸?shù)臋n案信息必須在有加密口令的情況下才能夠被解開，以免因為遺失傳輸環(huán)節(jié)載體而導致安全風險的發(fā)生[4]。或者也可對口令進行設置，限定訪問信息權(quán)限，即使用事業(yè)單位檔案信息的人若要對授權(quán)范圍以內(nèi)的檔案信息進行查看，就必須要有口令。

第三，將軟件維護與先進工作經(jīng)驗結(jié)合起來，以檔案管理信息化建設為中心對軟件系統(tǒng)予以配備，第一時間進行更新，使之保持安全高效運轉(zhuǎn)狀態(tài)，同時對硬件運行空間予以不斷優(yōu)化，凈化軟件運行環(huán)境。尤其是要對檔案管理軟件的自我漏洞檢測做進一步加強，將修復功能和人工檢測、修復功能，及時處理檢測結(jié)果有機整合，確保檔案信息安全。其實部分發(fā)達國家的檔案信息安全工作很早之前就開始的，擁有較為成熟的體系，不論是開發(fā)和建設信息安全軟件的水平也比國內(nèi)高，事業(yè)單位應對檔案信息安全工作起步晚的事實有一正確認識，知曉在在檔案管理信息化體系和軟件開發(fā)等方面同國外的距離，對國外先進經(jīng)驗展開積極學習，從而促進檔案信息安全的有效提高。

結(jié)語：

總而言之，事業(yè)單位的利益很大程度上由檔案信息化管理所決定，因此事業(yè)單位應進一步加強檔案信息化建設，對檔案管理信息化建設引起高度重視，為檔案信息化建設提供必要的物質(zhì)支持，以為事業(yè)單位檔案管理工作的順利開展保駕護航，充分發(fā)揮檔案的服務價值。

參考文獻：

[1]彭曉丹.事業(yè)單位檔案信息化建設對策研究[J].黑龍江檔案，2015 （02）：100.

[2]周立明.事業(yè)單位檔案管理信息化建設分析[J].企業(yè)改革與管理，2014 （08）：96.

[3]李忻芝.事業(yè)單位檔案管理信息化建設存在的問題與解決措施分析[J].卷宗，2015 （11）：48.

[4]李繼萍.事業(yè)單位檔案管理信息化建設分析探討[J].計算機光盤軟件與應用，2014 （19）：163.