辦公室人員如何提高公文寫作水平

劉德記

摘要：當前社會各個行業的競爭越來越激烈。辦公室是公司的重要的部門，在辦公室中，秘書扮演著重要角色，對領導的日常工作具有很大影響。作為辦公室秘書，最關鍵的工作就是輔助領導做好各項工作，最關鍵的就是要負責公文寫作。由于公文寫作會涉及方方面面，辦公室秘書不僅要具備良好的寫作能力，還要掌握豐富的知識。因此，加強辦公室秘書的寫作能力非常重要。

關鍵詞：辦公室;秘書;公文;寫作能力;對策

中圖分類號：F457

文獻標識碼：A

引言

現代社會經濟發展速度越來越快，現代化發展進程日新月異，競爭不斷激烈的社會化大環境形勢嚴峻。今天，各行各業面臨的壓力正在逐步擴大。辦公室秘書的工作更具綜合性和復雜性，對相關從業人員的綜合素養有更高的要求。

1辦公室人員公文寫作存在問題

如果發現公文寫作的水平不高，對其原因進行深究，主要是不夠理解寫作的本質。公文寫作不單單是某個文字工作，它應該有比較高的政治性和政策性。想要把公文寫作的工作做好，不單單需要比較深厚的文字功底，還應該有非常好的理論素養和思想水平，還有比較強的認知能力以及一定的綜合分析能力等。利用對現狀進行的考慮和分析，我們能夠發現，在進行公文寫作的能力培養方面，出現了下面幾種認識方面的偏頗，試析如下：

1.1過度注重格式

許多人對公文格式過分看重，甚至視其為寫作的一個根本。從表面上看，對公文格式準確掌握是非常必要的，但符合這一要求，只是比較淺層的寫作能力，更需要注意的是公文內容方面進行的學習和訓練。

1.2寄望于培訓

公文寫作需要進行實踐，不要寄希望于培訓課進行一些短暫訓練可以加強寫作能力，這是不切實際的。在培養公文寫作能力方面一定利用自身的反復實踐才可以進行加強和鞏固。

1.3依賴于仿造

通過本單位以前發文的一些慣例，進行一定的仿造加工操作，這樣可以更好地熟悉公文規范，是加強公文寫作能力的一種科學有效的途徑。但到了現在，還是對相關法規、規章的規范性要求不是很了解，只是單純依賴慣例進行寫作，很容易發生不規范的問題。

2加強辦公室人員公文寫作水平的對策

2.1明確寫作的要求和主旨

鑒于公文寫作的核心目標是為了解決機關某一項具體的事件或問題，故也決定了公文寫作通常具有較強的目的性。諸如報告一類的公文，“適用于向上級機關匯報工作、反映情況，回復上級機關的詢問”。該如何準確掌握并保證寫作的意圖得到充分、有效的表達，這便需要辦公室人員站在維護黨的領導、踐行黨的政策方針的高度，基于地方實際去表明思想和觀點，而不是將個人看法加諸在內，以此方能確保文稿的立場不偏并保證內容的真實準確。針對剛從業的辦公室人員，各方面經驗也有一定的欠缺，故為避免公文寫作出現詞不達意等狀況，辦公室人員需加強與職能部門、領導和同事的溝通交流，盡快熟悉并掌握核心重點工作，如實把握領導思路和工作要求，進而確保公文主旨表達的準確、有效。

唯有觀點正確且論據充分的公文，方能在說明問題同時為后續的解決問題提供思路及依據。倘若辦公室人員一味追求華麗的辭藻并過于注重公文的形式，反而導致觀點無法得到準確呈現。因此，寫好公文的關鍵，一是要確保材料真實，二是要保證對各種材料的恰當使用，三是要始終秉持實事求是的觀念。以此方能讓材料與觀點前后呼應，繼而為后續的分析提供理論方面的支撐。

2.2注重材料的收集和分析

辦公室公文的寫作需與實踐相結合，方能撰寫出高質量的公文。當然這與辦事人員平日里的資料搜集亦有著極為密切的關系。正所謂“工作做前頭，功夫下平時”，因公文寫作的時間通常較為緊迫，辦公室人員唯有依靠平日里一點一滴的積累，著眼于本單位、本系統的職能，重點關注相關基礎信息和材料的搜集，到了具體的寫作過程方有“資源”可調用，從而可最大限度避免言之無物的情況發生。至于辦公室人員平時材料積累，主要的范圍應當集中在時事政治、各級領導講話、上級工作部署以及機關單位當前存在的主要問題之上，以上范圍的資料方能對公文的實際寫作過程提供有價值的參考，繼而確保在時間較為緊張的前提下亦能寫出高質量的公文。除此之外，還需加強對上級及同級之間來文的學習，熟悉公文的格式和行文規則，了解工作的最新部署和要求，特別是上級的規范性文件，要仔細研讀，認真落實到日常的公文文稿起草中。

2.3錘煉筆頭

多練在加強公文寫作水平方面具有很好的意義，是非常有效的一種途徑，辦公室人員在剛開始學習公文寫作的過程中，需要從新聞報道、會議紀要等小材料進行著手，由于這種公文具有比較固定的格式能夠進行參照，只需要把基本事實進行表達就可以了，不要進行大的創新。辦公室人員不要對這些“扎馬步”小材料的寫作采取忽視的態度，如果這些基礎掌握不牢，就會出現地動山搖的情況。等這些基本功扎實后，再嘗試對企業年度工作總結、領導會議講話進行撰寫。與此同時，在進行公文寫作的過程中需要進行一定的思考，需要靜下心來進行反復地琢磨和推敲，沒有比較就不會出現區別。

2.4與領導保持積極有效的溝通，充分領悟領導的真實想法

作為辦公室秘書，在辦公室領導審查工作文件管理之前，需要準備相關的處理文件。同時，要與領導保持積極溝通，準確理解和把握領導者設定的企業目標，充分認識機構領導者的真實理念。在領導決策下達之后，要快速根據已經搜集到的既有資料，準確領會領導者的意圖。并以官方文件的形式向各部門發布領導決策的內容。進一步完善目標要求，按照領導的有關指示處理相應事務，規范相關事務的發展，為領導做好輔助工作。

結束語

在組織機構中，辦公室是重要的部門，是各種信息的中轉站，與各個部門都要打交道。所以，作為辦公室的秘書，應該及時掌握各個方面的動態信息，促進組織內外的交流，不斷擴展公文寫作，開闊自己的眼界。在實踐工作中，還應該積極總結寫作經驗，進而強化自身的寫作能力，成為領導的得力助手，為辦公室工作作出應有的貢獻。

參考文獻

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